Apivia Courtage zählt zu den zehn größten Versicherungs-Großmaklern Frankreichs und hat 2024 die Digitalisierung seiner Einkaufsprozesse in Angriff genommen. Das Ziel: eine Arbeitsweise, die auf der Sorgfalt Einzelner beruhte, durch einen strukturierten, nachvollziehbaren Rahmen zu ersetzen, den Fachbereiche und Supportfunktionen – Finanzen und IT – gemeinsam nutzen, und dabei einen agilen, nutzerorientierten Ansatz beizubehalten.
Das Projekt wurde gemeinsam vom Bereich Wirtschaftliche Steuerung und der IT-Leitung getragen, rund um die Einkaufssoftware Weproc. Nach einem Jahr im Betrieb verzeichnet das Unternehmen eine bessere Budgetkontrolle und eine reibungslose Akzeptanz in den Teams und startet nun Phase 2 zu E-Invoicing und Automatisierung der Buchhaltung.
Cyril Remblière, Leiter Wirtschaftliche Steuerung bei Apivia Courtage, blickt auf die wichtigsten Etappen dieser Transformation zurück: die Projektziele, die Entscheidung für Weproc, die schrittweise Einführung, die Ergebnisse nach einem Jahr und die Perspektiven für Phase 2.
⏱️ Das Wichtigste in 2 Minuten
- Kontext: Wachsendes Geschäft, ein höherer Absicherungsbedarf und die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich erfordern einen stärker strukturierten Einkaufsrahmen.
- Entscheidung: Weproc setzte sich gegen etabliertere Lösungen durch – ausschlaggebend waren Agilität, Zuhören und Partnerschaftsfähigkeit.
- Phase 1 (abgeschlossen): Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses, Budgetverfolgung auf Ebene der einzelnen Ausgabenverpflichtung, im Tool abgebildete Vollmachten.
- Phase 2 (läuft): elektronische Rechnungsstellung, automatisierter Abgleich und automatisierte Verbuchung über Schnittstellen zum Buchhaltungs-ERP.
- Ergebnis: gestärkte Budgetsteuerung, verlässliche Daten direkt ab der Ausgabenverpflichtung, Teams, die das Tool nach einem Jahr angenommen haben.
Apivia Courtage im Überblick
175
Mitarbeitende
60 M€
Umsatz
4 Standorte
in Frankreich
Top 10
der Großmakler
| Branche: | Versicherungs-Großmakler |
| Geschäftsfelder: | Kranken-, Vorsorge-, Schaden- und Unfallversicherung |
| Standorte: | Tours, Châtellerault, La Réunion |
| Ansprechpartner: | Cyril Remblière, Leiter Wirtschaftliche Steuerung — Pierre Fruchard, IT-Leiter |
Warum die Einkaufsfunktion strukturiert werden musste
Die Einkaufsfunktion von Apivia Courtage beruhte bis dahin auf manuellen Abläufen: Freigaben per E-Mail, Bestellungen als PDF, im Nachhinein rekonstruierte Budgetübersichten. Was in kleinerem Maßstab funktionierte, wurde mit wachsendem Geschäft und zunehmenden regulatorischen Pflichten zum Risikofaktor – insbesondere die elektronische Rechnungsstellung verlangt eine durchgängig nachvollziehbare Lieferantenkette.
Der Bereich Wirtschaftliche Steuerung entschied sich, die Digitalisierung bereits 2024 anzugehen, mit einem doppelten Ziel: die Ausgabenverpflichtungen wieder im Blick zu haben, bevor daraus Rechnungen werden, und einen Rahmen zu schaffen, den sich die Teams ohne Widerstände zu eigen machen können.
Ausgangsziele
| Ziel | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Transparenz über Verpflichtungen | Ausgaben bereits ab der Bestellung absehen, ohne auf die Rechnung zu warten. |
| Gemeinsamer Budgetrahmen | Sicherstellen, dass genehmigte Budgets und tatsächliche Ausgaben übereinstimmen. |
| Digitalisierte Freigabeprozesse | PDFs und handschriftliche Unterschriften durch einen toolgestützten Ablauf ersetzen. |
| Jährlicher Erfahrungsaufbau | Die Historie nutzen, um die Budgetplanung zu verfeinern. |
| Steuerung in Echtzeit | Der wirtschaftlichen Steuerung aktive Hebel für Entscheidungen an die Hand geben. |
Die Entscheidung für Weproc
2024 wurden zwei bis drei Lösungen geprüft, darunter schlüsselfertige Angebote bekannter, etablierter Anbieter. Den Auswahlprozess führten Cyril Remblière, Leiter Wirtschaftliche Steuerung, und Pierre Fruchard, IT-Leiter, gemeinsam.
Weproc überzeugte laut Cyril Remblière in drei Punkten:
Warum sich Apivia für Weproc entschieden hat
Flexible Konfiguration
Ein Tool, das sich an die Vollmachten und die Kostenrechnungsstruktur von Apivia anpassen lässt, ohne einen starren Rahmen vorzugeben.
Qualität des Austauschs
Vertriebs- und Technikteams, die als erreichbar und langfristig engagiert wahrgenommen wurden.
Ein Partner von überschaubarer Größe
Eine Positionierung, die besser zu einer Einkaufsfunktion passt, die sich bei Apivia noch im Aufbau befindet.
„Wir haben nicht nur eine Lösung gesucht, sondern ein Team, das dauerhaft an unserer Seite vorangeht. Partnerschaft hat bei uns einen echten Stellenwert.“
— Cyril Remblière, Leiter Wirtschaftliche Steuerung
Die Einführung
Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen. Die abgeschlossene Phase 1 deckt den Bereich Procure-to-Pay ab: Bedarfsanforderung, Freigabe, Bestellung, Budgetverfolgung. Sie ersetzt die PDF-Abläufe und bildet die Vollmachten direkt im Tool ab.
Apivia setzte bewusst auf einen erklärenden, begleitenden Ansatz. Während der gesamten Einführung fanden regelmäßige Workshops mit Weproc statt, an denen die künftigen Nutzer konsequent beteiligt waren. Das Controlling sorgte für die fachliche Stimmigkeit, die IT-Abteilung sicherte die Integration in die bestehende Umgebung ab.
Nach einem Jahr Nutzung läuft die Anwendung reibungslos: keine Ablehnung, keine nennenswerten Umgehungen. Das Tool erfüllt einen echten Bedarf aus der Praxis, der über die reine Kontrollanforderung hinausgeht.
Die Ergebnisse nach einem Jahr
Budgetsteuerung ab der Ausgabenverpflichtung
Für Cyril Remblière ist der Unterschied deutlich: Die Analyse erfolgt nun unmittelbar an der Ausgabenverpflichtung, während sie sich zuvor auf eine Feststellung nach der Verbuchung beschränkte. Überschreitungen und Einsparungen werden in Echtzeit erkannt. Die Historie baut sich von Jahr zu Jahr auf und lässt sich für die Planung nutzen.
Verlässliche Daten
Die Geschäftsleitung hat als Ziel vorgegeben, dass sämtliche Ausgaben in der Lösung erfasst werden. Auch eine ungeplante Ausgabe findet ihren Platz: Sie wird erfasst, begründet und dann einem Freigabeprozess zugeführt, der ihrem Betrag entspricht. Nichts läuft am Rahmen vorbei, doch er bleibt flexibel genug, um Unvorhergesehenes aufzufangen.
Formalisierte Vollmachten
Jede Führungskraft verfügt über klar definierte Rechte und Pflichten, die im Tool abgebildet sind. Die Verantwortung ist an jedem Glied der Freigabekette eindeutig geregelt. Dennoch legt Cyril Remblière Wert auf die Klarstellung: Das Projekt wurde nie als Cost-Killing-Maßnahme konzipiert oder dargestellt. Für den Leiter Wirtschaftliche Steuerung werden sich Einsparungen von selbst einstellen, getragen von verlässlichen Daten und einem veränderten Verhalten.
Native Integration der Kostenrechnung
Die Kostenrechnungsstruktur von Apivia (Kostenart, Abteilung, Projekt, Kostenstelle) wird bereits in der Phase der Ausgabenverpflichtung übernommen. Jede Bedarfsanforderung wird vor der Freigabe den richtigen Dimensionen zugeordnet, was die Konsistenz zwischen Weproc und dem Buchhaltungs-ERP sicherstellt. Plan-Ist-Abweichungen stehen ohne manuelle Nachbearbeitung zum Periodenende zur Verfügung.
Phase 2: elektronische Rechnungsstellung und Automatisierung der Buchhaltung
Die im September 2025 gestartete Phase 2 nimmt die gesamte Lieferantenkette in den Blick: vom Eingang der elektronischen Rechnung über den Abgleich mit der Ausgabenverpflichtung bis zur täglichen Übertragung der Buchungen in das ERP.
Operativ geht es darum, so Cyril Remblière, die Buchhaltungsteams von Erfassungs- und Abgleichsaufgaben zu entlasten, damit sie sich auf die Kontrollen der ersten und zweiten Ebene, die qualitative Analyse und die Steuerung konzentrieren können.
Meilensteine der Phase 2
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| Elektronische Rechnungsstellung | Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. |
| Buchhalterischer Abgleich | Prüfung der Übereinstimmung von Rechnung und Ausgabenverpflichtung durch die zuständigen Sachbearbeiter, vor der Verbuchung. |
| ERP-Integration | Tägliche automatische Übertragung der Buchungssätze. Keine Doppelerfassung mehr. |
Die wichtigsten Erkenntnisse
Der Weg von Apivia Courtage liefert mehrere Erkenntnisse, die für jedes KMU und jedes mittelständische Unternehmen mit einem ähnlichen Vorhaben nützlich sind.
Die Digitalisierung des Einkaufs ist kein Tool-Projekt.
Sie ist ein Transformationsprojekt für die Finanzfunktion, das Vollmachten, Kostenrechnung und das Verhältnis zu den Fachbereichen auf den Prüfstand stellt.
Ein Anbieter von überschaubarer Größe kann die bessere Wahl sein.
Wenn sich die Einkaufsfunktion im Unternehmen noch im Aufbau befindet, zählt Anpassungsfähigkeit mehr als der reine Funktionsumfang.
Akzeptanz gewinnt man durch Erklären und durch spürbaren Nutzen.
Ein Tool, das als Hilfe im Alltag wahrgenommen wird, wird besser angenommen als ein Kontrollinstrument.
Cost-Killing ist kein glaubwürdiger Einstieg.
Einsparungen kommen später, durch verlässliche Daten und ein verändertes Verhalten.
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