Angebotsanfragen (RFQ)
Angebote einholen, vergleichen, entscheiden. Alles an einem zentralen Ort.
- Multikriterieller Vergleich (Preis, Lieferzeiten, Garantien, CSR…).
- Sichere Einladungen & Angebotsabgabe.
- Revisionssichere Dokumentation für Audits.
Warum Sie Ihre Angebotsanfragen digitalisieren sollten
Eine Angebotsanfrage oder Ausschreibung ist ein kritischer Schritt im Einkaufsprozess. Manuell per E-Mail und mit Tabellen verwaltet, führt dies zu langen Bearbeitungszeiten und erhöhtem Fehlerrisiko.
Mit Weproc werden Ihre Anfragen einfach, schnell und nachvollziehbar: ein zentrales Lieferantenportal, um Bedarfe zu definieren, Angebote zu sammeln, objektiv zu vergleichen und die Auswahl direkt in eine Bestellung umzuwandeln.
Praxisbeispiel: Die IT-Abteilung fragt bei 4 Lieferanten 20 Computer an. Die Angebote gehen in Weproc ein, die Vergleichsmatrix gewichtet Preis, Lieferzeit und Garantie. Entscheidung in 24 Stunden, 11 % Einsparung gegenüber dem ursprünglichen Budget.
Wie funktioniert eine Angebotsanfrage mit Weproc?
Schlüssel- funktionen für Angebotsanfragen
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
Praxisbeispiel: Ein Mittelständler mit mehreren Standorten schreibt für indirekte Einkäufe über 5.000 € mindestens zwei Angebote vor. Die Vergleichsmatrix und der Freigabe-Workflow gewährleisten die systematische und reibungslose Anwendung der Einkaufsrichtlinie.
Entdecken Sie alle Funktionen
Die Erfolgsfaktoren einer Angebotsanfrage en 2026
Für eine erfolgreiche Angebotsanfrage sind drei Faktoren entscheidend:
Präzise Bedarfsdefinition: Ein genaues Leistungsverzeichnis vermeidet Abweichungen.
Auswahl des richtigen Lieferantenkreises: die passenden Lieferanten einbeziehen (SRM) und den Wettbewerb durch die Ausschreibung fördern.
Objektive Bewertung: Anwendung einer multikriteriellen, transparenten und nachvollziehbaren Bewertungsmatrix.
Mit Weproc sind diese Erfolgsfaktoren dank des dedizierten Anfragemoduls standardmäßig integriert.
FAQ – Einkaufssoftware für Angebotsanfragen
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Digitalisierung von Angebotsanfragen.
Eine Angebotsanfrage ist ein Prozess zur Lieferantenauswahl, bei dem Angebote und Vorschläge von verschiedenen Dienstleistern eingeholt werden. Diese Anfrage ermöglicht es, die Angebote der Lieferanten zu bewerten und denjenigen auszuwählen, der Ihre Anforderungen am besten erfüllt.
Weproc ermöglicht Ihnen die Optimierung des gesamten Einkaufszyklus, von der Anfrage beim Lieferanten über die Rechnung bis hin zur Zahlung.
Eine Angebotsanfrage hilft Ihnen, die besten Lieferanten für Ihre Anforderungen in Bezug auf Qualität, Kosten und Service zu finden.
Zudem können Sie die Einkaufsbedingungen für Ihre Bestellungen aushandeln und Ihr Lieferkettenmanagement bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung verbessern.
Um die richtigen Lieferanten für Ihre Ausschreibung auszuwählen, müssen Sie Ihre Auswahlkriterien festlegen und die besten potenziellen Anbieter aus Ihrem Lieferantenpool identifizieren. Mögliche Kriterien sind Erfahrung, Reputation, die Fähigkeit, die Anforderungen des Leistungsverzeichnisses zu erfüllen, Zertifizierungen, Kundenreferenzen, Preise oder die Einhaltung von Lieferfristen.
Es ist wichtig, eine Marktanalyse durchzuführen und die für Ihr Einkaufsprojekt relevantesten Lieferanten auszuwählen.
Ja. Die Bestellanforderung füllt die Anfrage automatisch mit den relevanten Daten (Artikel, Mengen, Budget) aus. So sparen Sie Zeit und gewährleisten eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Die Lieferanten reichen ihre Angebote über ein sicheres Portal ein. Die Daten werden für einen sofortigen Vergleich normalisiert.
Ja. Sie definieren Ihre Gewichtungen und Weproc berechnet einen objektiven Score. Das Auswahlprotokoll dokumentiert die Entscheidung nachvollziehbar.
Um die Angebote Ihrer Lieferanten zu bewerten, sollten Sie mehrere Kriterien berücksichtigen, wie die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, die Kosten, die Lieferzeiten und die Garantien. Eine objektive Bewertung jedes Angebots ist entscheidend, um Ihre Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Definieren Sie klar Ihre Bedarfe, Ziele und Auswahlkriterien für Lieferanten. Sie sollten zudem ein detailliertes, unternehmensspezifisches Leistungsverzeichnis erstellen, damit die Lieferanten präzise darauf antworten können. Planen Sie abschließend ausreichend Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und die Bewertung der Angebote ein.
Zu den größten Herausforderungen gehören die klare Bedarfsdefinition, die Lieferantenauswahl, die Angebotsbewertung und die Vertragsverhandlungen. Weproc hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern, indem der gesamte Anfrageprozess vereinfacht und optimiert wird.
Synchronisation von Lieferantenstammdaten, Kostenstellen und Budgets; Export der Ergebnisse; Umwandlung in eine Bestellung mit dem korrekten Freigabe-Workflow.
Ja, vollständig. Regeln, Schwellenwerte und Lieferantenpools können pro Niederlassung definiert werden. Eine Konzernkonsolidierung ermöglicht die zentrale Steuerung der Einkaufsperformance.
Auch mit Katalogen ermöglicht eine gezielte Angebotsanfrage, Nicht-Katalog-Einkäufe im Wettbewerb zu vergleichen, Verträge neu zu verhandeln oder den Markt zu testen.
Die Einkaufsprozesse ergänzend zu Angebotsanfragen
