Bereiten Sie Ihre Buchungssätze vor dem Export vor – mit der vorbereitenden Buchhaltung für den Einkauf
Weproc zentralisiert Ihre Wareneingänge und Lieferantenrechnungen, automatisiert die Kontierung und generiert Buchungszeilen, die direkt an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt werden können.
- Automatischer Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen
- Erstellen von Aufwandskonten und Kostenstellen
- Anwenden Ihres Kontenplans und Ihrer internen Regeln
- Übermittlung zuverlässiger Buchungssätze an Ihre Buchhaltungssoftware
Die vorbereitende Buchhaltung: das Bindeglied zwischen Einkauf und Buchhaltung
Die Rolle der vorbereitenden Buchhaltung in Ihrem Zyklus: Einkauf → Rechnung → Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung ist die Schnittstelle zwischen Einkauf und Buchhaltung.
Sie wandelt Ihre Wareneingänge und Lieferantenrechnungen in strukturierte, konforme Buchungsdaten um, die zur Integration in Ihre Buchhaltungssoftware bereit sind.
Dies ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Buchungen zuverlässiger zu machen, Fehler zu reduzieren und den Austausch zwischen den Abteilungen zu optimieren.
Warum ist die vorbereitende Buchhaltung unverzichtbar?
Ohne vorbereitende Buchhaltung muss die Buchhaltung Folgendes bewältigen:
unpräzise oder falsch kategorisierte Rechnungen,
ungeklärte Abweichungen zwischen Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen,
manuelle Kontierungen,
nicht zugewiesene Kostenstellen oder fehlende analytische Daten,
schwer erkennbare Duplikate oder Inkonsistenzen.
Die vorbereitende Buchhaltung ermöglicht es, saubere, geprüfte und konsistente Daten vorzubereiten, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.
Weproc: Vorbereiten, nicht ersetzen
Weproc soll Ihre Buchhaltungssoftware nicht ersetzen.
Es spielt eine ergänzende Rolle im vorgelagerten Prozess:
Verwaltung und Abgleich von Lieferantenrechnungen,
automatisierte Prüfung von Beträgen und Wareneingängen,
Kontierung gemäß Ihren Einstellungen,
Erstellung von Buchungszeilen, die mit Ihrem Kontenplan kompatibel sind,
automatische Übermittlung oder Export an Ihre Buchhaltungssoftware.
So behält jedes Tool seine Funktion:
Weproc bereitet vor,
Ihre Buchhaltungssoftware verbucht und erstellt die offizielle Buchführung.
Das Beste aus zwei Welten: Einkauf und Buchhaltung im Einklang
Dank der vorbereitenden Buchhaltung mit Weproc wird ein reibungsloser Datenfluss sichergestellt:
Der Einkauf profitiert von einer zuverlässigen Nachverfolgung der Budgetbindungen,
Die Buchhaltung erhält integrationsbereite Buchungssätze,
Fehler werden reduziert,
Die Bearbeitungszeiten werden verkürzt,
Berichte, Exporte und Integrationen werden optimiert.
🎯 Ziel: eine nahtlose Kontinuität zwischen Ihrem Einkauf, Ihren Rechnungen und Ihrer Buchhaltung zu gewährleisten.
Ein entscheidender Schritt im Zyklus Einkauf → Rechnung → Buchhaltung, der schnell fragil wird ohne Digitalisierung
Wenn die vorbereitende Buchhaltung manuell durchgeführt wird, müssen Einkaufs-, Betriebs- und Buchhaltungsteams Kontrollen, Freigaben und Kontierungen dezentral verwalten.
Diese Arbeitsweise führt zu Fehlern, Verzögerungen und mangelnder Transparenz, was sich direkt auf die Qualität der Buchungssätze auswirkt.
Was Weproc leistet, um Ihre zu strukturieren votre vorbereitende Buchhaltung
Weproc hilft Ihnen, saubere und konsistente Buchungssätze vorzubereiten, bevor diese in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden.
Alle Informationen aus Einkauf, Wareneingang und Rechnungen werden zentralisiert, geprüft und angereichert, um der Buchhaltung eine zuverlässige und vollständige Arbeitsgrundlage zu bieten.
1
Zentralisierung von Wareneingängen und Lieferantenrechnungen
Weproc bündelt alle wesentlichen Daten an einem zentralen Ort:
Lieferantenrechnungen,
Bestellungen,
Wareneingangsbelege,
Status und Freigaben,
Kommunikation und Anhänge.
Vorteil: eine einzige Datenquelle („Single Source of Truth“) für Ihre vorbereitende Buchhaltung.
2
Automatisierter Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung (2-Way- & 3-Way-Match)
Weproc prüft automatisch die Übereinstimmung zwischen den Dokumenten des Lieferantenzyklus:
Prüfung der Beträge,
Abgleich der Referenzen,
Vergleich der Mengen,
Identifizierung von Abweichungen.
Vorteil: massive Reduzierung von Unstimmigkeiten, Duplikaten und Freigabefehlern.
3
Automatische Erstellung der Kontierungen
Durch die Konfiguration Ihres Kontenplans und Ihrer Warengruppen generiert Weproc automatisch:
die Aufwandskonten,
die Umsatzsteuersätze,
die Kostenstellen / analytischen Konten,
die Zuordnung nach Abteilung oder Projekt,
die exportbereiten Buchungszeilen.
Vorteil: eine standardisierte, zuverlässige und an Ihr Unternehmen angepasste Kontierung.
4
Verwaltung der Zahlungsfreigabe und Vorbereitung der Buchungssätze
Jede Rechnung durchläuft in Weproc einen klaren Prozess:
Prüfungen,
Abgleiche,
Freigaben,
Status-Updates,
Zahlungsfreigabe.
Nach der Genehmigung erhält die Rechnung den Status „buchungsbereit“.
Vorteil: Die Buchhaltung erhält nur validierte, konsistente und vollständig belegte Rechnungen.
5
Buchhaltungsexport und native Integrationen
Nach Abschluss der vorbereitenden Buchhaltung sendet Weproc die Buchungssätze direkt an:
Ihre Buchhaltungssoftware,
Ihr ERP-System,
oder Ihre Partnerplattformen.
Dank nativer Integrationen arbeiten beide Systeme zusammen:
📌 Weproc bereitet die Buchungssätze vor
📌 Ihr Buchhaltungstool verbucht sie
Vorteil: keine doppelte Dateneingabe, kein Informationsverlust, keine Inkonsistenzen.
6
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und operativen Teams
Weproc optimiert die Kommunikation zwischen den Teams:
weniger Nachfragen,
weniger Suchaufwand,
zentralisierte Freigaben,
vollständige Historie.
Vorteil: schnelleres, klareres und besser synchronisiertes Arbeiten.
Weproc: Der Baustein für die vorbereitende Buchhaltung, der Ihre Daten vor der Verbuchung absichert
Durch Automatisierung, Zentralisierung und konfigurierbare Buchungsregeln sichert Weproc die Buchungssätze, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.
Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und verbessern die Qualität Ihrer Finanzdaten.
🎯 Ziel: Ihrer Buchhaltung zuverlässige, vollständige und buchungsbereite Sätze zu übermitteln.
Unsere ergänzenden Module
Unsere in Frankreich konzipierte, entwickelte und gehostete Lösung garantiert Ihnen eine vollständige und sichere Kontrolle über Ihre Einkaufsdaten.
Beschleunigen Sie Weproc mit künstlicher Intelligenz. Automatisieren Sie Ihre Workflows, eliminieren Sie manuelle Aufgaben und sichern Sie jede Transaktion mit nur einem Klick.
Weproc verbindet sich mit all Ihren bestehenden Business-Tools, um Ihre Prozesse ohne Unterbrechung zu rationalisieren.
Unsere internen Experten stehen Ihnen täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr direkt zur Verfügung, um Sie sofort und persönlich zu unterstützen.
FAQ – Vorbereitende Buchhaltung
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst die Vorbereitung aller notwendigen Informationen vor der eigentlichen Verbuchung: Kontierungen, Abgleiche, Freigaben und Belege.
Sie findet vor der Buchhaltung statt, um sicherzustellen, dass die Buchungssätze sauber, konsistent und konform sind.
Die Buchhaltung hingegen erfasst die offiziellen Buchungen, erstellt die Finanzberichte und stellt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicher.
Nein. Weproc soll keine Buchhaltungssoftware ersetzen.
Es ist ein Tool für die einkaufsseitige vorbereitende Buchhaltung, das:
Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge zentralisiert,
Prüfungen und Abgleiche durchführt,
Kontierungen gemäß Ihren Regeln anwendet,
die Buchungssätze vorbereitet.
Ihre Buchhaltungssoftware bleibt das offizielle Tool zur Erfassung und Erstellung der Finanzberichte.
Die Kontierungen werden automatisch generiert auf Basis von:
Ihrem Kontenplan,
den Warengruppen,
den Umsatzsteuerregeln,
den analytischen Konten oder Kostenstellen,
unternehmensspezifischen Parametern.
Jede freigegebene Rechnung erzeugt Buchungszeilen, die für den Export in Ihr Buchhaltungstool bereit sind.
Ja. Weproc führt automatische Abgleiche durch:
2-Way-Match: Bestellung ↔ Rechnung,
3-Way-Match: Bestellung ↔ Wareneingangsbeleg ↔ Rechnung.
Dies ermöglicht die sofortige Erkennung von Abweichungen, die Vermeidung von Duplikaten und die Freigabe nur solcher Rechnungen, die mit den Einkaufsverpflichtungen übereinstimmen.
Nach Freigabe und Erstellung der Kontierungen erzeugt Weproc:
strukturierte Buchungssätze,
analytische Zuordnungen,
alle für die Buchhaltung notwendigen Daten (Lieferant, Beträge, USt. …).
Die Buchungssätze können anschließend exportiert oder über die nativen Weproc-Integrationen (ERP, Buchhaltung, PA Connect…) automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt werden.
Die Teams profitieren von:
weniger manueller Dateneingabe,
weniger Kontierungsfehlern,
einer besseren Qualität der Belege,
einer Übereinstimmung zwischen Einkaufsverpflichtungen und Buchhaltung,
Zeitersparnis bei den Prüfungen,
zuverlässigen und integrationsbereiten Buchungssätzen.
Die vorbereitende Buchhaltung mit Weproc ermöglicht eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, operativen Teams und Buchhaltung.