Weproc: Die komplette und intuitive Einkaufssoftware für KMU
Zentralisieren Sie Ihre Bestellungen, verwalten Sie Ihre Lieferanten über mehrere Standorte hinweg und steuern Sie Ihre Budgets nach Kostenstellen.
Warum eine Einkaufssoftware für KMU im Jahr 2025 unerlässlich ist
Wenn die Geschäftstätigkeit zunimmt, vervielfachen sich die Anforderungen und die Budgets werden nach Abteilung, Projekt oder Standort fragmentiert. Freigaben erfolgen per E-Mail oder Chat, mehrstufige Workflows werden länger und die Lieferantenverträge vielfältiger. Das Ergebnis: Verzögerungen, nicht prozesskonforme Einkäufe, mangelnde Transparenz über Verpflichtungen und Rechnungen, die ohne Bestellbezug eingehen.
Mit Weproc richten Sie das gesamte Unternehmen auf einen einfachen und visuellen Prozess aus: geführte Anforderungen, dynamische Freigabe-Workflows (Schwellenwerte, Rollen, Delegationen, mehrere Standorte), Budgets nach Kostenstellen, Kataloge & Verträge, nachverfolgte Wareneingänge und 3-Wege-Abgleich bis zur Rechnung. Sie gewinnen an Geschwindigkeit, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Typische Pain Points
Verteilte Tools und Freigaben (E-Mail, Chat, Tabellen, ERP)
Keine konsolidierte Übersicht nach Kostenstelle / Projekt / Standort
Manuelle Workflows: Engpässe, keine Delegation/Stellvertretung
Maverick Buying: Bestellungen außerhalb des Budgets, nicht vertragskonforme Preise
Kaum nachverfolgte Wareneingänge: nicht bearbeitete Abweichungen, langwierige Streitigkeiten
Rechnungen ohne Bestellbezug oder Dubletten, zeitaufwändiger manueller Abgleich
Die wichtigsten Beschaffungsprozesse für KMU!
Weproc ist eine All-in-One-E-Procurement-Software, die jeden Schritt des Procure-to-Pay-Prozesses digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zum Rechnungsabgleich automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben Ihres KMU.
BESTELLANFORDERUNGEN & FREIGABEN
Standardisieren Sie Ihren Einkauf, auch ohne dedizierten Einkäufer
In einem KMU steigt das Anforderungsvolumen zwischen Abteilungen und Standorten schnell an. Weproc, die Einkaufsmanagement-Software für KMU, standardisiert Ihre Bestellanforderungen über ein geführtes Formular (Kostenstelle, Projekt, Standort) und leitet sie automatisch an die richtigen Freigeber weiter, basierend auf Schwellenwerten, Rollen und Kategorien. Verwalten Sie Delegationen/Stellvertretungen, geben Sie mit nur einem Klick frei (Web & mobil) und verfolgen Sie die Durchlaufzeiten. Ein vollständiger Audit-Trail stärkt die interne Kontrolle und liefert Daten für Ihre standortübergreifenden Dashboards.
BESTELLUNGEN
Vom Angebot zur Bestellung (PO) für KMU
Mit Weproc, der Einkaufssoftware für KMU, erstellen Sie einheitliche Bestellungen (PO) aus Ihren Lieferantenkatalogen (intern/Punch-Out) und Rahmenverträgen (ausgehandelte Preise, Obergrenzen, Gültigkeitsdaten). Kontrollieren Sie das gebundene Budget bereits bei der Anforderung, setzen Sie die Nutzung gelisteter Lieferanten durch und verfolgen Sie alle Konditionen. Das Ergebnis: weniger Maverick Buying, fristgerecht versendete Bestellungen und eine Budgettransparenz nach Abteilung/Projekt/Standort – ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten.
RECHNUNGSVERARBEITUNG
Dublettenprüfung & E-Rechnung-Konformität (KMU)
Automatisieren Sie den Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung (3-Wege-Abgleich), blockieren Sie Abweichungen (Preise, Mengen, Dubletten) und wenden Sie ausnahmebasierte Freigaberegeln an, die auf KMU zugeschnitten sind. Exportieren Sie die Daten in Ihre Buchhaltung/ERP und bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vor. Sie beschleunigen die Monatsabschlüsse und gewährleisten gleichzeitig die Zahlung des korrekten Betrags sowie eine Nachvollziehbarkeit, die den Anforderungen von KMU entspricht.
Die Funktionen, die Weproc zum idealen Partner für KMU machen KMU!
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
FAQ – Einkaufssoftware für KMU
Häufig gestellte Fragen
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von KMU, die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ist Weproc für ein KMU ohne dedizierten Einkäufer geeignet?
Ja. Weproc wurde für KMU entwickelt: geführte Bestellanforderungen, einfach zu konfigurierende mehrstufige Freigabe-Workflows und ein Audit-Trail zur Absicherung jeder Entscheidung. Mitarbeiter erstellen ihre Anforderungen, Manager geben sie mit einem Klick frei (Web & mobil) und die Finanzabteilung behält die Budgettransparenz.
Wie lange dauert die Implementierung in einem KMU?
Das Standard-Onboarding dauert nur kurze Zeit: Einrichtung der Kostenstellen/Projekte/Standorte, Import von Lieferanten und Katalogen, Konfiguration der Freigaberegeln und eine schnelle Schulung. Die meisten KMU starten schnell mit Bestellanforderungen + Freigaben und aktivieren dann Bestellungen (PO), Wareneingänge und Rechnungen.
Kann man klein anfangen und später erweitern?
Ja. Beginnen Sie mit Bestellanforderungen & Freigaben und fügen Sie dann Bestellungen (PO), Wareneingänge, den 3-Wege-Abgleich, Budgets, Kataloge und Integrationen hinzu. Die Konfiguration ist modular: Sie aktivieren die Bausteine im Tempo Ihres Teams.
Wie funktionieren die Freigabe-Workflows für KMU?
Sie bilden Ihre Freigabematrix nach Schwellenwerten, Rollen, Kategorien, Kostenstellen und Standorten ab. Weproc leitet jede Anforderung automatisch an die richtigen Freigeber weiter, verwaltet Delegationen/Stellvertretungen, Erinnerungen und Eskalationen. Ein Auditprotokoll mit Zeitstempel gewährleistet die Compliance.
Lassen sich Budgets nach Kostenstelle/Projekt/Standort steuern?
Ja. Weproc berechnet gebunden / verbraucht / verfügbar pro Kostenstelle, Projekt oder Standort, inklusive Warnmeldungen bei Überschreitung. Die Kontrolle erfolgt im Voraus (zum Zeitpunkt der Anforderung/Bestellung), was Einkäufe außerhalb des Budgets einschränkt und die Planbarkeit verbessert.
Was kostet Weproc für ein KMU?
Die Preisgestaltung hängt vom Umfang ab (aktivierte Module, Anzahl der Benutzer/Lieferanten, Integrationen). Ziel ist es, den Preis an Ihrem ROI auszurichten (Zeitersparnis, vermiedene Fehler, Compliance). Am einfachsten ist es, Ihre spezifischen Anforderungen in einer Demo zu besprechen.
Bestellungen & Kataloge: Wie lässt sich „Maverick Buying“ vermeiden?
Sie setzen die Nutzung gelisteter Lieferanten durch und wenden die vertraglich vereinbarten Preise über interne Kataloge oder Punch-Out an. Bestellungen (PO) werden einheitlich erstellt und Obergrenzen pro Warengruppe eingehalten. Das Ergebnis: weniger nicht prozesskonforme Einkäufe und fristgerecht versendete Bestellungen.
Wie werden Wareneingang und Abweichungen gehandhabt?
Weproc ermöglicht den partiellen oder vollständigen Wareneingang mit Bezug zur Bestellung, inklusive Mengen-/Qualitätsprüfung, Management von Nichtkonformitäten (Lieferscheine, Fotos, Kommentare) und Benachrichtigungen. Diese Informationen fließen in den Rechnungsabgleich und die Lieferantenkennzahlen ein.
Was ist der 3-Wege-Abgleich und welche Vorteile bietet er?
Der 3-Wege-Abgleich vergleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung, um Abweichungen (Preis/Menge, Dubletten) automatisch zu blockieren. Konforme Fälle werden zur Zahlung freigegeben, Ausnahmen durchlaufen einen Freigabeprozess (Workflow). Das Ergebnis: korrekte Zahlungen, schnellere Abschlüsse und weniger Streitigkeiten.
Sind Sie auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vorbereitet?
Weproc hilft Ihnen, den Beschaffungsprozess zu strukturieren und sich auf die E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD/XRechnung und vorangehende Prüfungen) vorzubereiten. Wir verfolgen den gesetzlichen Zeitplan und passen Exporte/Datenaustausch an Ihre Buchhaltungsumgebung an.
Welche Integrationen sind verfügbar (ERP, Buchhaltung, SSO)?
Weproc bietet Standard-Exporte, Konnektoren zu gängigen Buchhaltungs-/ERP-Systemen sowie SSO. Wir klären Ihre Anforderungen (Kontenpläne, Buchungsjournale, Freigabeprozesse) während der Demo und definieren die einfachste Integrationslösung.
Wie werden Sicherheit und Compliance (KMU) gehandhabt?
Verschlüsselte Daten, detaillierte Verwaltung von Rollen & Berechtigungen, ein lückenloser Audit-Trail, Backups und bewährte Verfahren gemäß DSGVO. Zugriffe werden protokolliert und die Funktionstrennung (Einkauf/Finanzen) wird eingehalten.