Das Lieferantenportal – einfach, schnell und ohne Konto
Bieten Sie Ihren Lieferanten einen reibungslosen Austauschbereich, um Dokumente hochzuladen, auf Anfragen zu antworten oder Rechnungen zu übermitteln – alles über einen sicheren Link, ohne Kontoerstellung.
- Reibungslos für Ihre Lieferanten
- Kontrollierte Dokumenten-Compliance
- Zentralisierter und nachverfolgbarer Austausch
Warum ein Lieferantenportal unverzichtbar geworden ist
Une collaboration fournisseurs de plus en plus complexe à gérer
Unternehmen tauschen heute eine große Menge an Informationen mit ihren Lieferanten aus: Angebote, Verträge, rechtliche Dokumente, Anfragen, technische Antworten, Rechnungen…
Ohne ein dediziertes Portal laufen diese Austausche über E-Mails, Anhänge oder verstreute Dateiablagen, was die Verwaltung schwierig, langsam und unzuverlässig macht.
Die Digitalisierung des Lieferantenaustauschs ist unerlässlich geworden, um Reibungslosigkeit, Compliance und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Gesteigerte Anforderungen an Compliance und Transparenz
Die Dokumentationspflichten nehmen zu:
Handelsregisterauszüge, Sozialversicherungsnachweise, Versicherungen, Qualitäts- oder CSR-Zertifizierungen,
Rahmenverträge und Nachträge,
Nachweise oder technische Unterlagen.
Ohne ein dediziertes Portal wird es schwierig:
diese Dokumente rechtzeitig zu erhalten,
ihre Gültigkeit zu prüfen,
Ablauffristen zu verwalten,
eine durchgehende Compliance sicherzustellen.
Ein strukturiertes Portal ermöglicht es, diese Aktionen zu automatisieren und den gesamten Lieferantenzyklus abzusichern.
Wachsender Bedarf an Effizienz bei Anfragen und Ausschreibungen
Ausschreibungen, Anfragen, Preisanfragen oder technische Dossiers erfordern einen reibungslosen und standardisierten Austausch.
Ohne ein zentrales Tool müssen Lieferanten zwischen E-Mails und verstreuten Dateien jonglieren, was:
die Antwortquote senkt,
das Fehlerrisiko erhöht,
die Einkaufsteams verlangsamt.
Ein Lieferantenportal verbessert die Zusammenarbeit erheblich und beschleunigt die Anfragezyklen.
Lieferantenrechnungen, die oft noch schwer zu erfassen sind
Lieferanten übermitteln ihre Rechnungen oft über verschiedene Kanäle: E-Mail, Cloud-Ablage oder sogar per Post.
Das Ergebnis:
verlorene Rechnungen,
Duplikate,
Verarbeitungsverzögerungen,
fehlende Nachverfolgbarkeit.
Das Lieferantenportal wird zu einem einzigen, kontrollierten Zugangspunkt für eine reibungslosere Erfassung.
Ein strategischer Hebel zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen und -leistung
Ein dediziertes Portal verbessert die Qualität der Beziehung durch:
Vereinfachung des Austauschs,
Klärung der Erwartungen,
Standardisierung der Prozesse,
Verkürzung der Fristen,
Verbesserung der Reaktionsfähigkeit.
Ein Lieferantenportal ist kein Luxus mehr: Es ist ein wesentlicher Baustein, um die Lieferantenbeziehungen reibungsloser, sicherer und professioneller zu gestalten.
Ein Lieferantenmanagement , das schwer zu steuern ist , wenn alles über E-Mails oder verstreute Dateien läuft
Ein schwer zu steuerndes Lieferantenmanagement, wenn alles über E-Mails oder verstreute Dateien läuft
Ohne Lieferantenportal wird der Austausch schnell komplex und zeitaufwendig.
Dokumente gehen verloren, Anfragen fehlt es an Struktur und Rechnungen sind schwer zu erfassen.
Das Ergebnis: mangelnde Transparenz, Compliance-Risiken und eine geschwächte Lieferantenbeziehung.
Was Weproc bietet: ein Lieferantenportal , das einfach, sicher und ohne Kontoerstellung funktioniert
Ein Lieferantenportal, das Hürden beseitigt und die Reaktionsfähigkeit maximiert
Weproc hat eine klare technische Entscheidung getroffen: Wir zwingen Lieferanten nicht, ein Konto zu erstellen.
Anstatt eine zusätzliche Hürde aufzubauen, generiert jede vom Lieferanten erwartete Aktion automatisch einen sicheren und einzigartigen Link, der ihm nur den Zugang zu dem gewährt, was er erledigen muss.
Dieser Ansatz macht das Lieferantenportal extrem einfach und schnell in der Anwendung und ist perfekt auf die Praxis zugeschnitten – wo jeder Lieferant seine eigenen Gewohnheiten und Digitalisierungsgrade hat.
1
Ein sicherer Link für jede Aktion, ohne Kontoerstellung
Wenn Sie einen Lieferanten anfragen, generiert Weproc einen Link, der:
einzigartig ist,
sicher ist,
nur für die angeforderte Aktion gültig ist (Anfrage, Dokument, Rechnung…),
von jedem Gerät aus zugänglich ist (inkl. Mobilgeräte),
ohne Login oder Passwort funktioniert.
Vorteile:
keine Hürden für den Lieferanten,
keine verlorenen Passwörter,
kein komplexes Onboarding,
eine deutlich höhere Antwortquote.
2
Einfaches Hochladen rechtlicher Dokumente (Handelsregisterauszug, Versicherungen, Verträge…)
Ihre Lieferanten können in wenigen Sekunden hochladen:
Handelsregisterauszüge,
Sozialversicherungsnachweise,
Betriebshaftpflichtversicherungen,
Qualitäts- oder CSR-Zertifizierungen,
Rahmenverträge oder zusätzliche Unterlagen.
Die Dokumente landen automatisch in Weproc und werden in der Lieferantenakte abgelegt.
Vorteile:
kontrollierte Compliance,
zentralisierte Dokumente,
automatisierte Erinnerungen bei Ablauf.
3
Mit einem Klick auf eine Anfrage oder Ausschreibung antworten
Bei einer Anfrage oder einer Preisanfrage (RFQ) erhält der Lieferant Zugriff auf:
die Liste der auszufüllenden Dokumente,
die anzuhängenden Dateien,
die Anweisungen und Kriterien,
den Bereich zum Einreichen seiner Antwort.
All dies über einen einzigen Link.
Vorteile:
erleichterte Teilnahme,
höhere Qualität der Antworten,
Zeitersparnis für den Einkäufer.
4
Nachverfolgbarkeit und zentralisierter Austauschverlauf
Jeder Upload, jede Antwort oder Aktualisierung wird:
mit einem Zeitstempel versehen,
dem richtigen Lieferanten zugeordnet,
automatisch in dessen Akte integriert,
für Audits oder Berichte verfügbar gemacht.
Vorteile:
bessere Transparenz,
gestärkte Compliance,
eine professionellere Lieferantenbeziehung.
Ein praxistaugliches Lieferantenportal
Im Gegensatz zu herkömmlichen SRM-Lösungen, die ein vollständiges Lieferantenkonto erfordern, setzt Weproc auf Einfachheit und Effizienz:
Zugang über einzigartigen Link
kein Passwort erforderlich
einfacher für Handwerker, Kleinstunternehmen, KMU und Subunternehmer
folgt der Logik „einladen → erledigen → hochladen“
perfekt für weniger digitalisierte Lieferanten geeignet
erheblich reduzierter interner Support
🎯 Ziel: eine reibungslose, schnelle und hürdenfreie Lieferantenkollaboration, die mit allen Lieferantentypen kompatibel ist.
Wie funktioniert der Weproc Lieferanten-Link? (einzigartige Funktionsweise)
Ein einfaches Konzept: ein Link = eine Aktion = keine Hürden
Für Dokumente, Anfragen und Aktualisierungen verwendet Weproc einen sicheren Link, der es dem Lieferanten ermöglicht, eine Aktion ohne Kontoerstellung auszuführen.
Bei Lieferantenrechnungen geht Weproc mit einem System dedizierter E-Mail-Adressen, das die Erfassung vollständig automatisiert, noch einen Schritt weiter.
Dieser doppelte Ansatz macht die Zusammenarbeit mit Lieferanten extrem reibungslos und für alle zugänglich.
Sie wählen die gewünschte Aktion für den Lieferanten aus (Dokumente, Informationen, Anfrage…)
In Ihrem Weproc-Bereich wählen Sie die Aktion aus:
rechtliches Dokument hochladen,
auf eine Anfrage antworten,
einen Nachweis übermitteln,
eine Information ergänzen.
Weproc generiert daraufhin einen sicheren, einzigartigen und zielgerichteten Link.
Der Lieferant erhält einen sicheren Link, ohne Login oder Passwort
Jeder Link ist:
einzigartig und nicht wiederverwendbar,
auf die angeforderte Aktion beschränkt,
mobil zugänglich,
sicher und verschlüsselt.
Der Lieferant muss kein Konto erstellen: Er führt die angeforderte Aktion einfach in wenigen Sekunden aus.
Der Lieferant lädt seine Dokumente oder Antworten über eine einfache und geführte Oberfläche hoch
Über den Link kann er:
seinen Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweis, Zertifikat, Vertrag usw. übermitteln,
auf eine Ausschreibung antworten,
technische Unterlagen hochladen,
Informationen ergänzen.
All das über eine minimalistische Oberfläche, die darauf ausgelegt ist, jegliche Hürden zu beseitigen.
Der Upload wird automatisch in Weproc integriert und archiviert
Sobald der Lieferant eine Datei oder eine Antwort übermittelt:
wird diese automatisch in der Lieferantenakte abgelegt,
der Verlauf wird aktualisiert,
die Compliance wird überwacht,
alle Aktionen erhalten einen Zeitstempel.
Kein manuelles Hochladen, kein Dokumentenverlust.
Jedes Weproc-Konto verfügt über eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
Sie können diese E-Mail-Adresse an Ihre Lieferanten weitergeben.
Diese senden ihre Rechnungen dann direkt an:
📧 lieferant@ihr-bereich.weproc.com (Beispiel)
Weproc erfasst automatisch:
die Rechnung im Anhang,
den E-Mail-Text,
eventuelle zusätzliche Dateien.
Weproc extrahiert Rechnungen automatisch und startet die Analyse (OCR + Abgleich)
Direkt nach dem Eingang:
extrahiert die OCR die wesentlichen Daten (Lieferant, Beträge, MwSt., Referenzen…),
schlägt Weproc automatisch den zugehörigen Lieferanten vor,
schlägt ein intelligenter Abgleich eine Zuordnung von Bestellung / Wareneingang / Rechnung vor, falls vorhanden,
ist die Rechnung bereit für die Freigabe und die vorbereitende Buchhaltung.
Wenn eine Rechnung in Ihrem persönlichen oder geschäftlichen Postfach ankommt, leiten Sie sie einfach an die dedizierte Weproc-Adresse weiter.
Eine Funktionsweise, die auf maximale Reaktionsfähigkeit, Nachverfolgbarkeit und Effizienz ausgelegt ist
Ihre Lieferanten antworten schneller.
Sie erhalten alle notwendigen Dokumente.
Anfragen werden reibungslos abgewickelt.
Rechnungen werden automatisch erfasst.
Der Austausch ist zentralisiert und nachverfolgbar.
Alle Daten gelangen reibungslos in Weproc.
🎯 Ziel: die einfachste Lieferantenkollaboration auf dem Markt zu bieten – ohne Konto, ohne Hürden, ohne Zeitverlust.
FAQ – Lieferantenportal
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Ein Lieferantenportal ermöglicht die Zentralisierung aller Austausche und Dokumente im Zusammenhang mit Ihren Lieferanten: Verträge, Handelsregisterauszüge, Versicherungen, Antworten auf Anfragen, Rechnungen, Nachweise…
Ohne Portal zirkulieren diese Informationen per E-Mail, Telefon, Anhängen und geteilten Ordnern, was zu Folgendem führt:
Dokumentenverlust,
Duplikaten,
Verarbeitungsverzögerungen,
mangelnder Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
Mit einem strukturierten Portal standardisieren Sie den Austausch, sichern die Informationserfassung und verbessern die Qualität Ihrer Lieferantenbeziehungen, während Sie gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Nein, und das ist ein entscheidender Punkt.
Weproc hat sich bewusst dafür entschieden, keine Kontoerstellung für Lieferanten zu fordern.
Stattdessen generiert das Tool sichere, einzigartige und kontextbezogene Links für jede erwartete Aktion: Dokumente hochladen, auf eine Anfrage antworten, Informationen aktualisieren usw.
Der Lieferant klickt auf einen Link, gelangt zu einer einfachen Oberfläche, führt die angeforderte Aktion aus – und das war’s.
Kein Login, kein Passwort, kein komplexes Onboarding.
Dies reduziert Hürden erheblich, erhöht die Antwortquote und macht das Portal für alle Lieferantenprofile (Kleinstunternehmen, KMU, Handwerker, Großkunden…) wirklich nutzbar.
Für Rechnungen verwendet Weproc eine spezielle, noch einfachere Methode:
Jedes Weproc-Konto verfügt über eine dedizierte E-Mail-Adresse für den Empfang von Lieferantenrechnungen.
Sie geben diese Adresse an Ihre Lieferanten weiter, die ihre Rechnungen (oft im Anhang) direkt dorthin senden können.
Sie können auch eine E-Mail mit einer Rechnung, die Sie in Ihrem eigenen Postfach erhalten haben, an diese dedizierte Adresse weiterleiten.
Weproc wird dann:
automatisch die Anhänge extrahieren,
die Rechnung per OCR analysieren,
eine Zuordnung zum richtigen Lieferanten vorschlagen,
die Rechnung für die Verarbeitung vorbereiten (Abgleich, Freigabe, vorbereitende Buchhaltung).
Ergebnis: keine verlorenen Rechnungen mehr, weniger manuelle Dateneingabe, ein zentralisierter und nachverfolgbarer Prozess.
Das Weproc Lieferantenportal ermöglicht die Erfassung aller für die Verwaltung und Compliance Ihrer Lieferanten erforderlichen Dokumente, insbesondere:
Handelsregisterauszüge und Gewerbeanmeldungen,
Versicherungsnachweise, Sozialversicherungsbescheinigungen,
Rahmenverträge und Nachträge,
technische Dokumente, Produktdatenblätter, Qualitäts- oder CSR-Zertifizierungen,
Antworten und Unterlagen für Anfragen / Ausschreibungen.
Diese Dokumente werden anschließend in der Lieferantenakte zentralisiert, mit einem Zeitstempel versehen und in die Compliance-Überwachung integriert, mit der Möglichkeit von Benachrichtigungen bei Ablaufdaten.
Das Portal ermöglicht es:
die Erfassung rechtlicher Dokumente zu standardisieren,
Versäumnisse durch automatisierte Anfragen und Erinnerungen zu vermeiden,
alle Elemente dem richtigen Lieferanten zuzuordnen,
abgelaufene oder fehlende Dokumente leicht zu verfolgen,
einen vollständigen Verlauf der Uploads, Antworten und Aktualisierungen zu führen.
So verfügen Sie über eine aktuelle Lieferantenakte, die bei Audits oder Kontrollen bereitsteht, mit einer klaren Nachverfolgbarkeit, wer was, wann und in welchem Kontext übermittelt hat.
Für Ihre Einkaufs-, Finanz- und operativen Teams:
weniger Zeitverlust bei der Suche nach Dokumenten,
weniger manuelle Nachfassaktionen,
ein klarer Überblick über den Status der Lieferantenakten,
besser erfasste und schneller zu verarbeitende Rechnungen,
eine höhere Datenqualität für die vorbereitende Buchhaltung und das Controlling.
Für Ihre Lieferanten:
keine Kontoerstellung,
ein einfacher und geführter Zugang zu Anfragen,
ein klarer Kanal zum Hochladen von Dokumenten und Rechnungen,
besser strukturierte und professionellere Austausche.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Weproc Lieferantenportal die Zusammenarbeit reibungsloser gestaltet, das Vertrauen stärkt und Hürden auf beiden Seiten reduziert.
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