E-Procurement-Software (E-Beschaffung) zur Digitalisierung Ihres Einkaufs vom Bedarf bis zur Bezahlung
Was ist E-Procurement und warum Sie Ihren Einkauf digitalisieren sollten?
E-Procurement (auch E-Beschaffung genannt) umfasst alle Tools und Prozesse zur Digitalisierung des operativen Einkaufs – von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung des Lieferanten. Ziel ist es, jeden Schritt des Beschaffungszyklus zu standardisieren, zu automatisieren und zu kontrollieren, um Fehler zu reduzieren, Freigaben zu beschleunigen und die Ausgabenkonformität zu gewährleisten.
Mit E-Procurement ersetzen Unternehmen E-Mails, Excel-Tabellen und manuelle Freigaben durch einen einheitlichen, nachverfolgbaren Prozess, der in Echtzeit gesteuert wird.
Ein vollständiger Prozess, vom Bedarf bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay)
E-Procurement deckt den gesamten Procure-to-Pay-Prozess (P2P) ab, d. h.:
- Bestellanforderungen: Strukturierte Bedarfsanforderung mit geführten Formularen (Guided Buying).
- Freigaben & Budgets: Automatischer Freigabe-Workflow je nach Betrag, Warengruppe oder Abteilung.
- Kataloge & Punch-Out: Zugriff auf vorverhandelte Produkte und Dienstleistungen, die integriert oder per Punch-Out angebunden sind.
- Lieferantenbestellungen (PO): Automatische Erstellung, Versand an den Lieferanten und Nachverfolgung in Echtzeit.
- Wareneingänge & Lieferungen (ASN): Mengen- und Qualitätskontrolle sowie Abweichungsmanagement.
- Elektronische Rechnungen (Factur-X / UBL / CII): Automatisierter Abgleich – 3-Way-Match zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung.
- Buchhaltungsexport & Bezahlung: Synchronisation mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem, ohne manuelle Dateneingabe.
Kurz gesagt: E-Procurement ist das Herzstück Ihrer Beschaffungskette und gewährleistet Geschwindigkeit, Compliance und Ausgabenkontrolle.
In weniger als einer Minute entdecken Sie E-Procurement mit Weproc!
Messbarer ROI mit Weproc E-Procurement
Konkrete Vorteile, sichtbar ab den ersten Monaten
Durch die Automatisierung des gesamten Procure-to-Pay-Zyklus (Bestellanforderungen, Freigaben, Kataloge, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und 3-Way-Match) reduziert Weproc manuelle Aufgaben erheblich, beschleunigt Freigaben und gewährleistet vollständige Compliance.
Ihr Team kauft schneller, mit weniger Fehlern und hat eine vollständige Übersicht über alle Ausgaben.
de temps passé entre la demande d’achat et l’émission du bon de commande
de rapidité dans les validations et la communication avec les fournisseurs
de traçabilité sur chaque engagement, réception et facture électronique
Die Schlüsselfunktionen der E-Procurement-Lösung von Weproc!
Weproc vereint alle Bausteine des Procure-to-Pay (P2P) in einer einfachen, nahtlosen und vollständig automatisierten Umgebung.
Von der Bestellanforderung bis zur elektronischen Rechnung ist jeder Schritt so strukturiert, dass Durchlaufzeiten verkürzt, die Compliance gestärkt und Ihnen eine vollständige Übersicht über Ihre Ausgaben geboten wird.
Hier sind die Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag und den Ihrer Teams verändern.
Vereinfachen Sie die Bedarfsanforderung durch intelligente Formulare, die an die Art des Einkaufs, die Abteilung oder das Budget angepasst sind.
Weproc hilft jedem Mitarbeiter, auf Anhieb die richtige Anforderung zu stellen: Pflichtangaben, Warengruppen, Anhänge, Kostenstellen…
Vorteile: Weniger Fehler, weniger Rückfragen, sofortige Akzeptanz durch die Anwender.
Erstellen Sie Freigabe-Workflows, die an Ihre internen Regeln angepasst sind:
Beträge, Warengruppen, Abteilungen, sensible Lieferanten, kritische Einkäufe…
Die Freigaben sind nahtlos, nachverfolgbar und die Freigeber erhalten Benachrichtigungen in Echtzeit.
Vorteile: Gestärkte Compliance, kürzere Durchlaufzeiten, vereinfachte Governance.
Kataloge & Punch-Out
Zentralisieren Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen in strukturierten Katalogen, die verhandelt oder per Punch-Out (OCI/cXML) angebunden sind.
Die Anwender greifen auf die richtigen Artikel zu den richtigen Preisen zu, ohne das Risiko von vertragswidrigen Bestellungen.
Vorteile: Standardisierung des Einkaufs, Preiskontrolle, bessere Mitarbeitererfahrung.
Bestellungen (PO) & Lieferantenkommunikation
Erstellen Sie Ihre Bestellungen automatisch und versenden Sie sie mit einem Klick.
Dank des Lieferantenportals bestätigen oder kommentieren Ihre Partner Bestellungen, aktualisieren ihre Informationen und arbeiten reibungsloser zusammen.
Vorteile: Vollständige Transparenz, keine Versäumnisse, zentralisierter Austausch.
Wareneingänge, Lieferungen & Abweichungsmanagement
Bestätigen Sie Lieferungen durch physische oder Teil-Wareneingänge, erfassen Sie Qualitäts- und Mengenabweichungen und generieren Sie bei Problemen automatisch Warnmeldungen.
Vorteile: Verstärkte Kontrolle, Reduzierung von Streitfällen, lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Elektronische Rechnungen & 3-Way-Match
Weproc integriert nativ die elektronische Rechnung (Factur-X / UBL / CII) und führt einen automatischen Abgleich durch zwischen:
der Bestellung (PO),
dem Wareneingang,
der Rechnung.
Das ist der automatisierte 3-Way-Match: Schluss mit unentdeckten Abweichungen und Erfassungsfehlern.
Vorteile: Garantierte Compliance, massive Zeitersparnis, Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025.
Budgets, Budgetbindung & Steuerung der Ausgaben
Verfolgen Sie Ihre Budgets in Echtzeit und erkennen Sie Überschreitungen sofort.
Weproc berechnet automatisch die Budgetbindung vom Bedarf bis zur Rechnung.
Vorteile: Bessere Finanzkontrolle, zuverlässiges Reporting, schnellere Entscheidungen.
Bei Weproc ist jede P2P-Funktion darauf ausgelegt, den Arbeitsalltag der Teams zu vereinfachen und die Ausgaben abzusichern.
Entdecken Sie jetzt, wie diese Funktionen in konkreten Anwendungsfällen zum Einsatz kommen.
Entdecken Sie die verschiedenen Anwendungsfälle der Funktionen
FAQ – Software E-Procurement-Lösung Weproc
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Die Einführung eines E-Procurement-Tools erfolgt in der Regel in mehreren Schritten:
Analyse der bestehenden Prozesse (BANF, Freigaben, Bestellungen, Rechnungsstellung).
Konfiguration der Workflows, Budgetregeln und Stammdaten.
ERP-/Buchhaltungsintegration, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden.
Migration der Lieferantendaten (Stammdaten, Warengruppen, Verträge, Kataloge).
Schulung der Anwender und Bereitstellung von fortlaufendem Support.
Ein gut geplantes Projekt wird innerhalb weniger Wochen umgesetzt, begleitet von Unterstützung, um die Akzeptanz der Teams zu gewährleisten.
E-Procurement vereinfacht den Arbeitsalltag der Mitarbeiter durch:
E-Commerce-ähnliche Oberflächen (Kataloge, Punch-Out),
intelligente Formulare, die den Anwender Schritt für Schritt führen,
eine automatische Verwaltung der Freigaben,
klare Benachrichtigungen zur Nachverfolgung des Fortschritts,
und einen zentralen Zugriff auf die Historie der Anforderungen und Bestellungen.
Ergebnis: Die Anwender verstehen den Prozess schnell und nehmen das Tool ohne aufwändige Schulung an.
Eine E-Procurement-Software trägt zur Reduzierung verschiedener Risikoarten bei:
Finanzielles Risiko: Kontrolle der Ausgaben und Budgets.
Operatives Risiko: Weniger Maverick Buying, lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Rechtliches Risiko: Einhaltung interner Regeln, Verträge und Einkaufsbedingungen.
Compliance-Risiko: Zeitgestempelte Freigabenachweise, Audit-Trail.
Lieferantenrisiko: Automatischer Abgleich von Mengen und Preisen durch den 3-Way-Match.
Es wird zu einem echten Werkzeug zur Absicherung des Beschaffungszyklus.
Interne Kataloge und Punch-Out ermöglichen es:
Anwendern vorverhandelte Produkte anzubieten,
die Einhaltung von Vertragspreisen zu garantieren,
Erfassungsfehler zu reduzieren,
die Artikelsuche zu vereinfachen,
vertragswidrige Einkäufe zu begrenzen,
Freigaben und Bestellungen zu beschleunigen.
Punch-Out verbindet Weproc direkt mit den Lieferantenkatalogen und ermöglicht es, einfach und immer zum richtigen Preis einzukaufen.
Durch die Zentralisierung aller P2P-Schritte bietet E-Procurement:
eine Gesamtübersicht über Budgetbindungen und Budgets,
eine bessere Durchsetzung interner Regeln,
die Standardisierung von Praktiken zwischen Abteilungen,
eine verstärkte Kontrolle über kritische Lieferanten,
eine konforme und strukturierte Archivierung von Bestellungen und Rechnungen,
einen vollständigen Audit-Trail für interne oder externe Prüfungen.
Dies ermöglicht es der Einkaufs- und Finanzleitung, den Einkauf zuverlässig zu steuern.
Ein E-Procurement-Tool bietet Dashboards zur Verfolgung von:
der Durchlaufzeit von BANF bis Bestellung,
der Rate des Maverick Buying,
der Budgeteinhaltung,
der Qualität der Wareneingänge (Abweichungen, Streitfälle),
der Rate konformer Rechnungen,
der operativen Lieferantenleistung,
den erzielten operativen Einsparungen.
Diese Daten ermöglichen schnellere, strukturiertere und besser auf die Unternehmensziele abgestimmte Entscheidungen.