Einkaufssoftware: Digitalisieren Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess
-
Facile à prendre en main
-
Réduit vos coûts de traitement
-
Élimine les erreurs manuelles
-
Et offre une visibilité temps réel sur vos dépenses
Was ist eine Einkaufssoftware?
Eine Einkaufssoftware ist eine digitale Lösung, die den gesamten Procure-to-Pay-Prozess abdeckt: von der Bestellanforderung über die Freigabe und den Wareneingang bis hin zur Rechnung. Durch die Automatisierung dieser zentralen Schritte sichert sie die Datenqualität, reduziert administrative Aufgaben und bietet eine sofortige Übersicht über die Budgetbindung.
Weproc ist mehr als nur ein Bestelltool: Unser Einkaufsinformationssystem zentralisiert Lieferantenverträge, verfolgt Budgets in Echtzeit und generiert benutzerdefinierte Kennzahlen, um jeden ausgegebenen Euro zu steuern.
Das Ergebnis: deutlich reduzierte Bearbeitungskosten, kontrollierte Risiken und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Die Vorteile der Einkaufssoftware von Weproc
Das Einkaufsmanagement : eine Teamleistung, vereinfacht durch Weproc
Ob in einem KMU oder einem mittelständischen Unternehmen mit strukturierter Einkaufsabteilung: alle Bereiche sind vom Einkaufsmanagement betroffen – Einkäufer, die Finanzabteilung, die Geschäftsführung und die operativen Teams.
Mit der E-Procurement-Software von Weproc verwandeln Sie diese Teamarbeit in einen reibungslosen Prozess: Von der Anforderung bis zur Rechnung wird jeder Schritt automatisiert, um Zeit zu sparen und Ihre Ausgaben zu sichern.
OFFIZIERE
Pilotfolge Kaufleistung und Gesamteinsparungen
Verwalten Sie die Beschaffungsleistung ohne Tabellenkalkulationen oder manuelle Berichterstattung. Dank der Echtzeit-Dashboards von Weproc können Sie auf einen Blick die erzielten Einsparungen, die Budgetverpflichtungen der Abteilung und die Einhaltung interner Richtlinien erkennen. Sichern Sie den Cashflow, reduzieren Sie das Lieferantenrisiko und verfügen Sie über konsolidierte Daten , um strategische Entscheidungen zu leiten.
INTERNE BEWERBER (Kollaborateure)
Vereinfachen Die Anwendung und Nachverfolgung von Käufen
Keine E-Mails und Excel-Tabellen mehr! Mit Weproc können Ihre Teams ihre Kaufanfragen einfach formulieren, den Fortschritt der Genehmigungen verfolgen und den Status ihrer Bestellungen prüfen. Ein flüssiger, transparenter und zu 100 % digitaler Prozess, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
KÄUFER
Zentralisieren Bedürfnisse und Ausgaben optimieren
Sammeln Sie alle Ihre Anfragen, Genehmigungen und Bestellungen an einem Ort. Weproc hilft Ihnen, Ihre Einkaufsprozesse zu strukturieren, Ihre Lieferanten zu überwachen und die erzielten Einsparungen zu messen. Profitieren Sie von automatischer Berichterstattung und klarer Transparenz der Verpflichtungen, um Ihre Beschaffungsleistung präzise zu steuern.
Operativ (Servicemanager, Projektmanager)
Managen Betriebsanforderungen und Im Budget bleiben
Die Produktion ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten, war noch nie so einfach. Mit Weproc lösen Mindestbestände automatisch Nachfüllungen aus, Lieferantenbestätigungen werden nachverfolgt und Fristen kontinuierlich überwacht. Sie gewinnen an Reaktionsschnelligkeit, vermeiden manuelle Einträge und arbeiten direkt mit dem Einkaufsteam zusammen, um logistische Eventualitäten zu lösen.
BUCHHALTER
Effektiv verwalten Rechnungsstellung und Versöhnungen
Automatisieren Sie den Empfang, die Abstimmung und Archivierung von Rechnungen mit Weproc. Sie reduzieren Dateneingabefehler, beschleunigen Validierungen und verbessern die Rückverfolgbarkeit. Die Synchronisation mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungstool garantiert eine zuverlässige und aktuelle Übersicht über Finanzströme, ohne doppelte Einträge oder Informationsverlust.
Warum eine Einkaufssoftware nutzen?
In Kleinstunternehmen, KMU oder mittelständischen Unternehmen beeinflusst der Einkauf direkt die Marge, die Liquidität und die Lieferantenqualität. Um ein hohes Leistungsniveau zu erreichen, ist die Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses unerlässlich: Eine Einkaufssoftware wie Weproc automatisiert Ihre Abläufe, sichert Ihre Budgetbindungen und generiert innerhalb weniger Monate einen messbaren ROI.
Weproc ist die ideale Lösung, wenn …
Ihre Bestellanforderungen noch per E-Mail oder Excel bearbeitet werden und zu Erfassungsfehlern führen.
Freigaben aufgrund eines unklaren oder nicht nachvollziehbaren Workflows zu lange dauern.
Die Finanzabteilung keine Übersicht über die Budgetbindung vor der Ausgabe hat und beim Abschluss Überraschungen erlebt.
Sie zahlreiche Lieferanten ohne Vertragsverfolgung oder Leistungsindikatoren (KPI, ESG, Risiken) verwalten.
Die Geschäftsführung eine Echtzeit-Steuerung der Budgets, des Cashflows und des Einkaufs-ROI anstrebt.
Ein Wechsel zu Weproc bedeutet, diese Reibungspunkte in einen reibungslosen und sicheren Prozess zu verwandeln. Fordern Sie Ihre kostenlose Demo an und überzeugen Sie sich selbst!
Die Kernmodule von Einkaufssoftware Weproc!
Weproc ist eine All-in-One-E-Procurement-Software, die jeden Schritt des Procure-to-Pay-Prozesses digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zum Rechnungsabgleich automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben – egal ob für Kleinstunternehmen, KMU oder mittelständische Unternehmen.
Zentralisieren Sie jede Bestellanforderung, nutzen Sie auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Freigabe-Workflows und steuern Sie Ihre Budgets ohne Tabellenkalkulation. Das Ergebnis: weniger Fehler, schnellere Prozesse und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Budgetbindungen.
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferanten mit einem kollaborativen Portal, einem sicheren Dokumentensafe und Risiko-/ESG-Kennzahlen. Identifizieren Sie strategische Partner und sichern Sie Ihre Lieferkette.
KATALOGE & VERHANDELTE PREISE
Aktualisieren Sie Ihre Preislisten in Echtzeit, standardisieren Sie Artikel und stellen Sie sicher, dass Bestellungen von Anfang an zum richtigen Preis erfolgen. Die integrierte Suchfunktion erleichtert den Zugriff auf vom Unternehmen freigegebene Produkte. Entdecken Sie die Punch-Out-Möglichkeiten mit Weproc!
Digitalisieren und verfolgen Sie all Ihre Verträge: mit Benachrichtigungen zu Vertragsverlängerungen, Verbrauchsüberwachung und Jahresendrabatten. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Einkaufsbedingungen und sichern Sie sich gegen ungewollte automatische Verlängerungen ab.
MANAGEMENT VON EINGANGSRECHNUNGEN
Gleichen Sie Bestellung, Wareneingang und Rechnung automatisch ab. Buchungssätze werden vorausgefüllt, was die Bearbeitung beschleunigt und Zahlungsstreitigkeiten reduziert.
Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben, verwalten Sie Berechtigungen nach Rollen (Einkäufer, Finanzen, Geschäftsführung) und geben Sie Einkäufe dank der responsiven Oberfläche auch mobil frei. So gewinnen Sie an Agilität und halten gleichzeitig Ihre internen Richtlinien ein.
ERP- & BUCHHALTUNGSINTEGRATION
Weproc lässt sich per API mit Ihren ERP-, Buchhaltungs- und BI-Systemen verbinden. Vermeiden Sie die manuelle Dateneingabe: Einkaufs- und Rechnungsdaten fließen automatisch vom Lieferanten bis ins Hauptbuch.
Entdecken Sie unsere Buchhaltungs-Konnektoren!
FAQ – Einkaufssoftware von Weproc
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von Kleinstunternehmen, KMU und mittelständischen Unternehmen, die ihren Procure‑to‑Pay-Prozess optimieren möchten.
Eine Einkaufsmanagement-Software eignet sich für jedes Unternehmen, das seine Beschaffung automatisieren und seine Rentabilität steigern möchte:
- Kleinstunternehmen / Start-ups: Schnelle Strukturierung des Prozesses, auch ohne eigenen Einkäufer.
- KMU: Zuverlässige Freigaben, sichere Budgets und eine Reduzierung der Bearbeitungskosten
um durchschnittlich 30 %. - Mittelständische Unternehmen: Einführung einer unternehmensweiten Governance, Zentralisierung des Lieferantenmanagements und Bereitstellung
konsolidierter Dashboards. - Verschiedene Branchen: Industrie, Handel, Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Baugewerbe … die Workflows sind konfigurierbar und passen sich Ihren branchenspezifischen Anforderungen an.
Entdecken Sie alle Vorteile von Weproc und erfahren Sie, warum mehr als 50 Unternehmen unserer E‑Procurement-Plattform vertrauen.
Befolgen Sie diese Schritte, um die passende Lösung auszuwählen:
- Bedarfsanalyse durchführen: Bestellvolumen, Anzahl der Lieferanten, ERP-/Buchhaltungsintegrationen, erwartete KPIs, Budget.
- Lastenheft erstellen (unverzichtbare Funktionen: Anforderungen, Workflows, SRM, Verträge, Kataloge, Rechnungen, Analysen).
- Sicherheit & Compliance prüfen: Hosting (SaaS, ISO 27001, DSGVO), Nachverfolgbarkeit, Rechtemanagement.
- Nutzerbewertungen vergleichen: Lesen Sie Bewertungen auf Capterra, Appvizer, G2.
- User Experience testen: Fordern Sie eine kostenlose Weproc-Demo an und prüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Teams.
Ein vollständiger, kostenloser Leitfaden zum Herunterladen ist hier verfügbar: Vorlage zur Bewertung von Einkaufssoftware
Die Implementierung erfolgt innerhalb von 2 bis 7 Werktagen, abhängig von drei Faktoren:
- Datenvolumen (Lieferanten, Artikel, Verträge), das importiert werden muss.
- Komplexität der Workflows: Anzahl der Schritte und Freigaberegeln.
- Notwendige Integrationen (ERP, SSO, Buchhaltung).
Unsere Onboarding-Methode umfasst:
- Kurzanalyse Ihres aktuellen Prozesses.
- Geführte Konfiguration (Rollen, Budgets, Steuern, Mandantenfähigkeit).
- Anwendertests & Anpassungen.
- Eine 90-minütige Kompaktschulung ist inklusive.
Vom ersten Tag an können Ihre Teams Bestellungen erstellen und Budgets in Echtzeit verfolgen.
Wir bieten keine kostenlose Testversion an, da die Implementierung der Lösung in Ihrem Unternehmen nicht sofort erfolgt. Sie können jedoch eine personalisierte, kostenlose und unverbindliche Demonstration erhalten, um zu entdecken, wie Weproc Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt.
Der Einsatz einer Einkaufsmanagement-Software wie Weproc bringt schnelle und messbare Vorteile für operative Teams und die Geschäftsführung:
- Bis zu 70 % Zeitersparnis im Freigabezyklus des Einkaufs
- Deutliche Reduzierung manueller Aufgaben (E-Mails, Excel-Tabellen, Nachfragen)
- Bessere Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und Entscheidungen
- Reduzierung von Maverick Buying und bessere Budgetkontrolle
- Bessere Lieferantenverhandlungen durch Transparenz über Einkaufsvolumen
- Unterstützung bei der Entscheidungsfindung durch wichtige Kennzahlen
- Beitrag zu einer verantwortungsvollen Einkaufspolitik (Nachverfolgbarkeit, Compliance, ESG)
Weproc basiert auf einem SaaS-Modell mit jährlichem (oder monatlichem) Abonnement und bietet drei Pakete:
- Starter: Bis zu 10 Benutzer, Module für Einkauf + Lieferanten.
- Business: Unbegrenzte Benutzerzahl, vollständige Module + API + erweitertes Reporting.
- Enterprise: Erweiterte Funktionen (SSO, erweitertes SLA, Sandbox-Umgebung).
Der Preis hängt von der Anzahl der Benutzer, dem jährlichen Transaktionsvolumen und den gewählten Optionen (Datenimport, ERP-Konnektor) ab.
Fordern Sie auf der Seite Demo anfordern einen personalisierten Kostenvoranschlag an.
Selbstverständlich. Unser Betreuungsprogramm umfasst:
- Funktionales Kick-off: Festlegung der Ziele und Zeitplanung.
- Live-Schulungen (für Einkäufer, Finanzen, Geschäftsführung) + Aufzeichnungen, die im
Hilfecenter verfügbar sind. - E‑learning mit Selbstzertifizierung für das Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Unbegrenzter Support: Integrierter Chat (durchschnittliche Antwortzeit ≤ 2 Min.), E‑Mail, Premium-Hotline, 99,5 % SLA.
- Monatliche Updates, die in den Release Notes dokumentiert werden.
Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine umfassende Unternehmenssoftware, die alle Geschäftsprozesse abdeckt: Buchhaltung, Personalwesen, Produktion, Vertrieb usw. Es enthält manchmal ein Einkaufsmodul, das jedoch oft allgemein und starr ist.
Im Gegensatz dazu ist eine Einkaufssoftware wie Weproc speziell für die Optimierung des Einkaufsmanagements konzipiert. Sie bietet dedizierte Funktionen für den gesamten Source-to-Pay-Prozess: Bestellanforderungen, Lieferantenmanagement, Bestellungen, Wareneingänge, Budgets, Vertragsverfolgung, Rechnungsstellung usw.
Die Hauptunterschiede:
Fachliche Spezialisierung: Eine E-Procurement-Software geht gezielt auf die Herausforderungen von Einkaufsabteilungen ein.
Benutzerfreundlichkeit: Ergonomischer als ein oft schwerfälliges und komplexes ERP-System.
Konnektivität: Weproc lässt sich für eine optimale Ergänzung in Ihr bestehendes ERP und andere Unternehmens-Tools integrieren.
Schnelle Implementierung: Ohne eine komplette Überarbeitung Ihres Informationssystems.
Ja! Es gibt native Konnektoren für SAP, Sage X3, Cegid, Microsoft Dynamics, Odoo, QuickBooks, Netsuite
usw. – und eine offene REST-API / Webhooks ermöglichen die Anbindung jeder
beliebigen Drittanwendung.
Ihre Vorteile:
- Keine doppelte Dateneingabe und weniger Fehler.
- Echtzeit-Aktualisierung von Budgets und Rückstellungen.
- 360°-Sicht auf alle Verbindlichkeiten, vom Lieferanten bis zum Hauptbuch.
Weproc verfügt über ein natives, vollständig digitalisiertes Modul zur Verwaltung von Eingangsrechnungen. Durch die Digitalisierung der Rechnungen verbessern Sie die Nachverfolgbarkeit, Compliance und Produktivität.
- Wichtige Funktionen
- Automatisierter Rechnungseingang per Upload, E-Mail oder API
- Intelligente OCR zur automatischen Extraktion wichtiger Daten (Beträge, MwSt., Bestellnummer …)
- Automatischer Abgleich von Bestellung / Lieferschein / Rechnung
- Konfigurierbarer Freigabe-Workflow (nach Abteilung, Betrag, Lieferant …)
- Rechtskonforme elektronische Archivierung (ZUGFeRD, XRechnung)
Weproc nimmt die regulatorischen Änderungen im Zusammenhang mit der ab 2025 geltenden E-Rechnungspflicht vorweg und gewährleistet vollständige Konformität.
