Sie suchen eine Weproc-Kundenbewertung, die konkret und belegt ist und nicht von einer Vertriebsseite stammt? Seafrigo, einer der weltweit führenden Anbieter für temperaturgeführte Logistik und Transporte, hat sich bereit erklärt, im Video von der vollständigen Digitalisierung seines Einkaufsmanagements zu berichten – von Papier und Excel-Dateien bis hin zu einem durchgängigen Procure-to-Pay-Prozess.
In diesem 8-minütigen Erfahrungsbericht schildern die Teams aus Einkauf, Buchhaltung und Operations von Seafrigo ungeschönt ihre Situation vor Weproc, die Kriterien, die den Ausschlag gegeben haben, den Ablauf der Einführung und die Vorteile, die sie im Alltag feststellen.
Ihre Erfahrungen in drei Begriffen, die sie selbst gewählt haben: Transparenz im Prozess, Kontrolle über die Ausgaben, Straffung der Bearbeitung.
⏱️ Das Wichtigste in 2 Minuten
- Das Unternehmen: Seafrigo, temperaturgeführte Logistik und Transporte, auf 5 Kontinenten und in 25 Ländern vertreten.
- Der Auslöser: Wachstum der Gruppe durch Übernahmen, steigende Einkaufsvolumina und ein Prozess, der noch über Papier und Excel-Dateien lief.
- Das Auswahlkriterium Nr. 1: eine anpassbare Lösung, die sich auf eine Konzernorganisation mit mehreren Gesellschaften und Geschäftsbereichen einstellen kann.
- Die Einführung: einfach umzusetzen, die Teams beherrschten das Tool „sehr schnell“.
- Die Vorteile: durchgängige Transparenz von der Bestellanforderung bis zur Zahlung, Zeitersparnis bei der Rechnungserfassung, keine vergessene Bestellanforderung mehr.
Der Video-Erfahrungsbericht von Seafrigo über Weproc
Die Kapitel des Videos
- 0:00 — Was an Weproc überzeugt hat
- 0:18 — Seafrigo, Spezialist für die Kühlkette
- 0:47 — Warum der Einkaufsprozess reibungsloser werden sollte
- 1:06 — Vor Weproc: Papier, Excel und ständiges Nachhaken
- 3:00 — Warum sich Seafrigo für Weproc entschieden hat
- 3:40 — Einführung und Einarbeitung
- 4:31 — Die Anbindung an die Buchhaltungssoftware
- 5:00 — Weproc im Alltag
- 5:52 — Vorteil Nr. 1: Transparenz
- 6:26 — Die Reaktionsschnelligkeit des Weproc-Supports
- 7:09 — Ein Einkauf, der strategischer geworden ist
- 8:19 — Drei Worte, die Weproc zusammenfassen
Wer ist Seafrigo?
Seafrigo im Überblick
5
Kontinente abgedeckt
25
Länder mit Standorten
Gruppe
mehrere Gesellschaften, mehrere Geschäftsbereiche
Seafrigo ist einer der weltweit führenden Anbieter für temperaturgeführte Logistik und Transporte. Was die Gruppe von einem klassischen Logistikdienstleister unterscheidet, ist die Spezialisierung auf das Management der Kühlkette: Die transportierten Produkte sind überwiegend verderblich, was an jedem Glied der Kette eine strikte Temperaturführung erfordert.
Zu dieser operativen Anforderung kommt eine komplexe Konzernorganisation hinzu: mehrere Gesellschaften, mehrere Geschäftsbereiche, Standorte auf fünf Kontinenten. Ein Rahmen, der sich unmittelbar darauf auswirkt, wie der Einkauf strukturiert sein muss – und auf die Anforderungen, die eine Einkaufssoftware bewältigen können muss.
„Seafrigo ist auf allen 5 Kontinenten und in 25 Ländern vertreten: So können wir die Erwartungen unserer Kunden überall auf der Welt erfüllen.“
— Auszug aus dem Erfahrungsbericht von Seafrigo
Vor Weproc: Papier, Excel und der Wettlauf um Freigaben
Der Bedarf, den Einkaufsprozess reibungsloser zu gestalten, entstand nicht über Nacht. Er hat sich nach und nach aufgedrängt, getrieben vom Wachstum: Neue Gesellschaften kamen zur Gruppe hinzu, das zu bearbeitende Einkaufsvolumen stieg, und es brauchte die passenden Werkzeuge, um wirksam auf die sich wandelnden Anforderungen zu reagieren.
Ein vollständig papierbasierter Freigabeprozess
Vor Weproc glich die Freigabe einer Bestellanforderung und anschließend der zugehörigen Rechnung einem Hindernislauf. Der im Erfahrungsbericht beschriebene Ablauf spricht für sich:
1. Ein Formular ausdrucken und ausfüllen
Jeder Bedarf wurde auf einem Papierdokument festgehalten, das von Hand ausgefüllt wurde.
2. Den Verantwortlichen hinterherlaufen
Die erforderlichen Genehmigungen wurden persönlich eingeholt, indem man jeden Freigeber einzeln aufsuchte.
3. Das Formular an die Einkaufsabteilung zurückgeben
Die Einkaufsabteilung übernahm wieder, um bei den Lieferanten zu bestellen.
4. Für die Rechnung alles von vorn
Die Rechnungsfreigabe lag vollständig bei der Einkaufsabteilung – mit demselben manuellen Ablauf.
Mappen, Postfächer und Scans, die schiefgehen
In der Buchhaltung lief es ganz ähnlich. Die Rechnungen wurden erfasst und anschließend über ein System aus Etiketten und Barcodes gescannt, je nach Freigeber – Einkaufsabteilung, Geschäftsleitung – in Mappen sortiert, dann in Postfächer verteilt und den betreffenden Personen persönlich hinaufgebracht.
Zwei unmittelbare Folgen werden im Video genannt. Erstens Verzögerungen bei der Freigabe: Geht ein Scan schief, bemerkt es niemand, und ein Vorgesetzter erhält die Rechnung, die er freigeben sollte, nie. Zweitens die praktische Unmöglichkeit einer Kontrolle: Bei einer Bestandsliste mit 300 Zeilen herauszufinden, ob die zugehörige Rechnung existiert oder nicht, ist schlicht nicht machbar.
„Es war wirklich nur Papier. Es gab ziemlich viele Verzögerungen bei der Freigabe … Manchmal geht der Scan schief: Wir dachten, alles sei in Ordnung; am Ende aber nicht, ein Vorgesetzter hat die Rechnung noch nicht erhalten.“
— Auszug aus dem Erfahrungsbericht von Seafrigo
Excel-Formulare, per E-Mail verschickt
Im Einkauf selbst lief die Abwicklung über Excel-Formulare für Bestellanforderungen und Bestellungen, die per E-Mail an die Lieferanten geschickt wurden. Die Bestellverfolgung wiederum wurde von Hand in Excel-Tabellen gepflegt.
Ein System, das als „sehr zeitaufwendig“ beschrieben wird, anfällig für manuelle Eingabefehler war und keine optimale Bearbeitung der verschiedenen Bestellanforderungen erlaubte. Dahinter verbergen sich zwei klassische blinde Flecken: Einkäufe außerhalb des Prozesses – häufiger und schwer zu erkennen – und das Fehlen eines Werkzeugs zur Zentralisierung der Daten, also eine eingeschränkte Transparenz über die Ausgaben.
Warum sich Seafrigo für Weproc entschieden hat
Das erste im Erfahrungsbericht genannte Kriterium ist eindeutig: die Anpassbarkeit. Eine Konzernorganisation mit verschiedenen Gesellschaften und verschiedenen Geschäftsbereichen verlangt, dass sich die Software anpasst – und nicht umgekehrt.
Die drei Gründe für die Entscheidung für Weproc
Eine anpassbare Lösung
Zugeschnitten auf die spezifischen Anforderungen der Gruppe, insbesondere auf die Organisation mit mehreren Gesellschaften und Geschäftsbereichen.
Eine unkomplizierte Kommunikation
Schon in den ersten Gesprächen wurde der Bedarf schnell verstanden – ein Punkt, den Seafrigo als „beruhigend“ beschreibt.
Eine schnelle Antwort zur Einführung
Die Erwartungen an Zeitplan und Umsetzung wurden erfüllt.
„Wir haben eine Konzernorganisation mit verschiedenen Gesellschaften und verschiedenen Geschäftsbereichen, also musste sich die Software auch an unsere komplexe Organisation anpassen, und das war der Fall.“
Eine einfache Einführung und eine schnelle Einarbeitung
Die Einführung ist „gut verlaufen“ und war „ziemlich einfach umzusetzen“. Zwei Faktoren werden im Erfahrungsbericht als Erklärung genannt.
Der erste liegt im Tool selbst: intuitiv, mit einem auf den jeweiligen Nutzer zugeschnittenen Zugang, sodass jeder nur das sieht, was ihn betrifft. Die Teams sagen, sie hätten es „geschafft, das Tool sehr schnell zu beherrschen, weil es wirklich einfach zu bedienen ist“.
Der zweite liegt in der Begleitung: Die Weproc-Teams kamen vor Ort, um die Funktionsweise zu erklären – ein Vorgehen, das als „sehr nützlich und danach sehr schnell“ bewertet wird.
Eine native Integration in das bestehende IT-System
Weproc wird als SaaS genutzt und ist an die Buchhaltungssoftware von Seafrigo angebunden. Die Daten werden täglich von einer Software in die andere übertragen, was einen durchgängigen Prozess ohne Doppelerfassung sicherstellt. In puncto Datensicherheit und Zugriffskontrolle erfüllt das System die Anforderungen der Gruppe.
Dieser Punkt wird bei der Wahl eines Einkaufstools häufig unterschätzt: Ohne Konnektor zum ERP oder zur Buchhaltungssoftware endet die Digitalisierung bei der Bestellung, und die Kreditorenbuchhaltung arbeitet weiter wie zuvor.
Die Vorteile im Alltag
Vorteil Nr. 1: durchgängige Transparenz
Diesen Vorteil nennt Seafrigo an erster Stelle. Weproc bietet eine Transparenz über den Einkaufsprozess, die die Gruppe zuvor nicht hatte – eine Transparenz, die alle Nutzer teilen, von der Bestellanforderung bis zur Zahlung der Lieferantenrechnung.
Konkret fasst die erste Ansicht, die morgens aufgerufen wird, alle laufenden Anforderungen zusammen: alles, was angefordert, aber noch nicht in eine Bestellung umgewandelt wurde. Die am häufigsten genutzte Funktion ist die Verfolgung des Bestellstatus – vom Einreichen der Anforderung über die Freigabe bis zum Wareneingang, mit den Angaben zum Liefertermin und dem Lieferschein, der den Wareneingang begleitet.
„Der Vorteil Nummer eins von Weproc für Seafrigo ist die Transparenz: Wir haben damit eine Transparenz über den Einkaufsprozess, die wir vorher nicht hatten, von der Bestellanforderung bis zur Zahlung der Rechnung.“
— Auszug aus dem Erfahrungsbericht von Seafrigo
Vorteil Nr. 2: eine „enorme“ Zeitersparnis bei den Rechnungen
„Der größte Gewinn ist die Zeit. Das ist ganz sicher.“ Bei der Rechnungserfassung ist der beschriebene Ablauf denkbar einfach: Man zieht die Rechnung hinein, sie wird automatisch ausgelesen, und es bleiben nur wenige Änderungen vorzunehmen, falls die Kontierung buchhalterisch nicht passt. Anschließend geht die Rechnung in die Buchhaltung.
Die gewonnene Zeit wird ausdrücklich neu investiert: „eine enorme Zeitersparnis, um sich anderen Aufgaben zu widmen, die interessanter sind“.
Vorteil Nr. 3: keine vergessene Bestellanforderung mehr
Das ist vielleicht die tiefgreifendste Veränderung. Seit der Einführung von Weproc bleibt keine Bestellanforderung mehr unbearbeitet: Sobald eine Anforderung in der Software eingeht, wird sie zwingend bearbeitet. Früher, beim Austausch per E-Mail, konnte eine Anforderung „durchs Raster fallen“.
Das Ergebnis wird als Prozesssicherheit beschrieben – ein Begriff, der über den reinen Produktivitätsgewinn hinausgeht und die Servicequalität gegenüber den operativen Teams betrifft.
Vorteil Nr. 4: vollständige Anforderungen auf Anhieb
Weproc bündelt alle Informationen, die der Vorgesetzte für die Freigabe der Bestellanforderung braucht und die die Einkäufer benötigen, um die richtigen Artikel bei den richtigen Lieferanten zu bestellen. Für einen besonderen Bedarf lassen sich ein Weblink, ein Foto oder jedes andere Dokument direkt an die Anforderung anhängen.
Die praktische Wirkung: Man muss einen Vorgang nicht mehr mehrfach aufgreifen, weil Informationen fehlen. Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung, öffnet die Anforderung, hat alles Nötige, um sie freizugeben oder abzulehnen, und der Anforderer wird über Weproc über die Entscheidung informiert.
Vorteil Nr. 5: ein strategischerer Einkauf
Über das Operative hinaus hat Weproc das Einkaufsmanagement zu einer ganzheitlicheren Steuerung weiterentwickelt. Die Gruppe verfügt heute über vollständige Transparenz über ihre Ausgaben, mit einer präzisen Segmentierung. Diese Segmentierung ermöglicht es, Maßnahmen zur Ausgabenoptimierung auf strategischer Ebene zu priorisieren – abhängig vom Einkaufsvolumen je identifiziertem Segment.
Es ist der typische Übergang von einer Einkaufsfunktion im Ausführungsmodus zu einer Einkaufsfunktion im Entscheidungsmodus – dieselbe Entwicklung, die sich auch bei anderen Kunden beobachten lässt, etwa im Erfahrungsbericht von Apivia Courtage.
Vorteil Nr. 6: die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
Weproc hat den Austausch mit den anderen Abteilungen erleichtert. Das klare Bild der Kette, von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsstellung, ermöglicht es, sich an die richtige Person zu wenden, ohne Zeit mit der Suche nach dem „Wer, Wie und Wann“ zu verlieren.
Auch die vollständige Historie wird als alltägliche Anwendung genannt: Eine frühere Bestellung wiederzufinden, an deren Referenz man sich nicht mehr erinnert, gelingt nun sofort.
Und der Weproc-Support?
Das ist ein Punkt, den nur wenige Erfahrungsberichte offen ansprechen. Bei Seafrigo läuft der Kontakt per E-Mail, und die Antwort kommt „ziemlich klar, Schritt für Schritt“. Der Support wird als „ziemlich reaktionsschnell“ beschrieben: „Innerhalb einer Stunde haben wir alles, was wir brauchen.“
„Der Support ist ziemlich reaktionsschnell: Innerhalb einer Stunde haben wir alles, was wir brauchen.“
— Auszug aus dem Erfahrungsbericht von Seafrigo
Das abschließende Urteil von Seafrigo über Weproc
Auf die Frage, welchen Rat sie ihren Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung geben würden, antworten die Teams von Seafrigo, Weproc sei „modern“ und erfülle „viele aktuelle Anforderungen“ – zu 100 %.
Die Formulierung, die diesen Erfahrungsbericht vielleicht am besten zusammenfasst, passt in einen Satz: „Ich kann mir heute absolut nicht vorstellen, wieder zurückzugehen.“
Drei Worte, die Weproc zusammenfassen – laut Seafrigo
Transparenz
im Prozess
Kontrolle
über die Ausgaben
Straffung
der Bearbeitung
Was dieser Erfahrungsbericht über ein gelungenes Einkaufsprojekt aussagt
Der Fall Seafrigo macht vier Konstanten sichtbar, die sich in den meisten erfolgreichen Projekten zur Digitalisierung des Einkaufs wiederfinden.
| Konstante | Was der Fall Seafrigo zeigt |
|---|---|
| Anpassungsfähigkeit geht vor Funktionsumfang | Eine Organisation mit mehreren Gesellschaften erfordert eine maßgeschneiderte Konfiguration. Das ist das erste Kriterium, das Seafrigo nennt. |
| Benutzerfreundlichkeit entscheidet über die Akzeptanz | Ein Tool, das „sehr schnell“ beherrscht wird, muss nicht verordnet werden: Es wird genutzt. |
| Die Anbindung an die Buchhaltung schließt den Kreis | Ohne die tägliche Übertragung in die Buchhaltungssoftware gibt es die Zeitersparnis bei den Rechnungen nicht. |
| Transparenz kommt vor Einsparungen | Erst die Segmentierung der Ausgaben macht es möglich, Optimierungsmaßnahmen zu priorisieren. |
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Dieser Video-Erfahrungsbericht von Seafrigo ergänzt die Erfahrungsberichte anderer Weproc-Kunden aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen. Sie können alle Weproc-Kundenbewertungen einsehen oder die Procure-to-Pay-Abdeckung der Plattform im Detail entdecken – von der Bestellanforderung bis zur Lieferantenzahlung.
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