Verwaltung von Lieferantenrechnungen
Abgleichen, prüfen, freigeben: Ihre Rechnungen sicher verarbeiten.
- OCR und automatische Rechnungsintegration.
- 3-Wege-Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen.
- Native Konformität mit der deutschen E-Rechnungspflicht ab 2025.
Warum die Verwaltung von Lieferantenrechnungen digitalisieren?
Die Lieferantenrechnung ist der letzte, aber auch kritischste Schritt im Einkaufsprozess. Ohne eine passende Lösung stehen Finanzabteilungen vor folgenden Herausforderungen:
zeitaufwendige manuelle Dateneingabe,
Konflikte aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen,
das Risiko der Nichtkonformität mit der E-Rechnungspflicht.
Mit Weproc werden Ihre Rechnungen zentralisiert, automatisiert und mit Ihren Bestellungen verknüpft. Sie gewinnen an Effizienz, Sicherheit und Rechtskonformität.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen verarbeitete monatlich 500 Rechnungen manuell. Mit Weproc extrahiert die OCR die Daten, der 3-Wege-Abgleich prüft 70 % der Rechnungen automatisch ohne manuellen Eingriff, und nur strittige Rechnungen erfordern eine manuelle Prüfung.
Wie funktioniert die Rechnungsverwaltung mit Weproc?
Wichtige Funktionen für die Rechnungsverwaltung
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
Bis zu 80 % weniger Bearbeitungszeit im Vergleich zur manuellen Eingabe.
Entdecken Sie alle Funktionen
Die strategischen Hebel der die Rechnungsverwaltung en 2026
Um die Verwaltung von Lieferantenrechnungen in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln, sind vier Hebel entscheidend:
Dateneingabe automatisieren: Dank fortschrittlicher OCR werden die Kerndaten Ihrer Rechnungen mit einer Genauigkeit von 98,5 % extrahiert, unabhängig vom Format (PDF, Scan, Factur-X, EDI…).
Zahlungen absichern: Der 3-Wege-Abgleich (Bestellung–Wareneingang–Rechnung) blockiert automatisch strittige Rechnungen und stellt sicher, dass nur freigegebene Beträge bezahlt werden.
Konformität sicherstellen: Weproc ist nativ konform mit der deutschen E-Rechnungspflicht, inklusive rechtssicherer Archivierung und Einhaltung der DSGVO.
Liquidität steuern: Dashboards, Warnmeldungen und erweiterte Berichte bieten Ihnen Echtzeit-Einblick in Ihre Fälligkeiten und finanziellen Verpflichtungen.
Mit Weproc ist die Rechnungsverwaltung mehr als nur eine administrative Kontrolle: Sie wird zu einem Hebel für die finanzielle Leistungsfähigkeit, indem sie Ihren Einkauf mit Ihrer Buchhaltung verbindet und Ihre P2P-Prozesse absichert.
FAQ – Einkaufssoftware für die Rechnungsverwaltung
Sie planen, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Digitalisierung der Rechnungsverwaltung.
Was bedeutet die Verwaltung von Lieferantenrechnungen in einer Einkaufssoftware?
Es ist die Digitalisierung des gesamten Rechnungszyklus: Empfang/Erfassung → Prüfungen → Abgleich → Freigabe (Zahlungsfreigabe) → Buchhaltungsintegration → Archivierung. Durch die Verknüpfung mit Bestellungen und Wareneingängen werden doppelte Dateneingaben vermieden und Ihre Zahlungen abgesichert. In Weproc wird die Rechnung zu einem abgestimmten Objekt (Preis, Mengen, MwSt., Kostenstellen) mit vollständiger Nachverfolgbarkeit für Audits und den Monatsabschluss.
Wie funktioniert die OCR in Weproc und welche Rechnungsformate werden unterstützt?
Die fortschrittliche OCR extrahiert automatisch Schlüsselfelder (Lieferant, Rechnungsnr., Datum, Positionen, MwSt., IBAN usw.) mit einer hohen Erkennungsrate (ca. 98,5 %). Rechnungen gehen über ein dediziertes E-Mail-Postfach, manuellen Upload oder eine ERP/EDI-Integration ein. Weproc verarbeitet PDF/Scan-Formate sowie strukturierte Formate (Factur-X/ZUGFeRD, UBL, CII, EDI). Mechanismen zur Dublettenprüfung und Plausibilitätskontrolle (Summen, MwSt., Währungen) sichern die Datenqualität im Vorfeld.
Wie funktionieren der „3-Wege-Abgleich“ und die Ausnahmebehandlung?
Die Software vergleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung: Wenn alles übereinstimmt, wird die Rechnung im STP-Verfahren (ohne manuellen Eingriff) verarbeitet. Bei Abweichungen wendet Weproc konfigurierbare Toleranzen an, isoliert die Unstimmigkeit (Preis/Menge/Gebühren) und sperrt die Zahlung bis zur Klärung. Fälle ohne Bestellbezug (Dienstleistungen, Abonnements) durchlaufen einen 2-Wege-Abgleich mit einem verstärkten Genehmigungs-Workflow. Abgedeckt sind auch: Teillieferungen, Rechnungen mit mehreren Bestellungen, mehrzeilige Rechnungen und Gutschriften.
Wie unterstützt mich Weproc bei der Einhaltung der E-Rechnungspflicht ab 2025?
Weproc unterstützt strukturierte Formate (z. B. Factur-X/ZUGFeRD) und die revisionssichere Archivierung, inklusive Audit-Trail und Einhaltung der DSGVO. Die Lösung unterstützt Sie in 4 Schritten:
Analyse der aktuellen Prozesse,
Daten-Mapping & Formate,
Konfiguration der Workflows/Prüfungen,
Change Management (Schulung + Tests).
So bereiten Sie sich auf den verpflichtenden Empfang (ab 2025) und die spätere Sendepflicht vor.
Welche Buchhaltungs-/ERP-Integrationen gibt es und welche Daten werden synchronisiert?
Weproc lässt sich bidirektional (API/Exporte) mit über 50 ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren. Synchronisiert werden: Lieferantenstammdaten, Kostenrechnungspläne, Kostenstellen, Budgets, Buchungssätze (inkl. Rechnungsabgrenzung), Zahlungsstatus und Belege. Das Ergebnis: keine doppelte Dateneingabe, saubere Buchungen und eine vorbereitende Buchhaltung, die für den Abschluss bereit ist.
Wie werden Freigabe, interne Kontrolle und Compliance gehandhabt?
Die Freigabe basiert auf konfigurierbaren Workflows (Schwellenwerte, Abteilungen, Beträge, Ausnahmen) mit Funktionstrennung (Erstellung ≠ Genehmigung ≠ Zahlung). Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen (Audit-Trail), Belege werden rechtssicher archiviert und der Zugriff ist gesichert (Berechtigungen, SSO möglich). Die gesetzlichen Zahlungsfristen werden über Warnmeldungen und Dashboards überwacht.
Werden komplexe Fälle wie Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen, Multi-Entity und Fremdwährungen unterstützt?
Ja.
Gutschriften: Abgleich mit der Originalrechnung, Teil-/Gesamtsalden.
Wiederkehrende Rechnungen/Abonnements: Vorlagen + periodische Prüfungen.
Multi-Entity / Multi-Standort: Regeln, Kontenpläne und Budgets pro Mandant mit konsolidierter Ansicht.
Fremdwährungen / Multi-MwSt.: Länderspezifische Sätze, Währungen und MwSt.-Schemata mit harmonisiertem Reporting.
Welche KPIs sollten zur Messung der Leistung in der Rechnungsverwaltung verfolgt werden?
Die wichtigsten Kennzahlen sind:
STP-Rate: Anteil der Rechnungen, die automatisch ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden.
Durchlaufzeit: Zeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe.
Ausnahmequote: Anteil der wegen Abweichungen oder Konflikten gesperrten Rechnungen.
Kosten pro Rechnung: eine wichtige Kennzahl für den ROI.
Einhaltung von Zahlungsfristen: zur Vermeidung von Strafen und zur Pflege der Lieferantenbeziehungen.
Mit Weproc verfolgen Sie diese KPIs in Echtzeit über visuelle Dashboards und intelligente Warnmeldungen. So können Sie die Produktivität steigern, Ihre Liquidität optimieren und die Lieferantenleistung objektiv bewerten.
Die Einkaufsprozesse , die den Prozess ergänzen Rechnungsverwaltung
