Einkaufssoftware für Vereine und Verbände
Für NROs, Verbände und Trägervereine: Strukturieren Sie Ihre Ausgaben – vom Ehrenamtlichen vor Ort bis zum Finanzbericht.
Warum Sie den Einkauf Ihres Vereins jetzt strukturieren sollten
In einer Vereinsstruktur ist Genauigkeit doppelt wichtig: Sie müssen gegenüber Ihren Geldgebern (öffentlich/privat) Rechenschaft ablegen und gleichzeitig oft hybride Teams aus Angestellten und Ehrenamtlichen managen. Excel und E-Mails reichen angesichts der neuen steuerlichen Verpflichtungen nicht mehr aus.
Ihre aktuellen Risiken:
Mangelnde Budgettransparenz: Ausgaben werden ohne vorherige Genehmigung getätigt, was das finanzielle Gleichgewicht der Projekte gefährdet.
Steuerliche & rechtliche Risiken: Fehlerhaftes MwSt-Management oder nicht konforme Rechnungen im Hinblick auf die Reform 2026.
Administrativer Zeitverlust: Schatzmeister oder Buchhaltung werden durch Mahnungen von Lieferanten und das Einfordern von Belegen überlastet.
Komplexe Governance: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Freigabeprozessen zwischen Hauptsitz, lokalen Zweigstellen und Ehrenamtlichen.
Die Bestellanforderung: Übertragen Sie Ehrenamtlichen und Mitarbeitern Verantwortung
Zentralisieren und steuern Sie den gesamten Bedarf – von der Zentrale bis zum Einsatz vor Ort
Ob in der Zentrale oder im Außeneinsatz – jeder Mitarbeiter und Ehrenamtliche kann Bedarfe über eine einfache und zugängliche Oberfläche erfassen. Alle Bestellanforderungen werden zentral erfasst und einem bestimmten Budget zugewiesen, um Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben des Vereins zu gewährleisten.
Mit Weproc strukturieren Sie Ihre Bestellanforderungen:
- Vereinfachte Oberfläche für Mitarbeiter und Ehrenamtliche
- Obligatorische Zuweisung zu einem Budget (z. B. Hilfsprojekt, Jahresveranstaltung, Betriebskosten)
- Vermeidung von Maverick Buying
- Hinzufügen von Kommentaren und Belegen
- Echtzeit-Verfolgung laufender Anforderungen
Bestellungen und Budgets gemäß Ihrer Satzung freigeben
Kontrollieren Sie Ihre finanziellen Verpflichtungen und Fördergelder
Sobald die Anforderung freigegeben ist, wandelt Weproc sie automatisch in eine Bestellung um, die mit dem entsprechenden Budget verknüpft ist. So behalten Sie den Überblick über gebundene Mittel und Restbudgets und sichern gleichzeitig Ihre öffentlichen oder privaten Fördergelder ab.
Mit Weproc können Sie:
- automatisch die Budgetverfügbarkeit prüfen
- die Förderfähigkeit von Ausgaben kontrollieren
- Freigabe-Workflows nach Betrag oder Ausgabenart definieren
- Bestellungen nach Projekt oder Mission verfolgen
- Ihre Budgets über ein zentrales Dashboard steuern
Das Ergebnis: eine zuverlässige und konforme Budgetverwaltung für Ihren Verein, die sich einfach steuern lässt.
Diese Organisationen vertrauen uns!
Worauf warten Sie?
Weisen Sie Fördermittel durch den Wareneingang nach
Sichern Sie Ihre Fördergelder durch lückenlose Nachverfolgbarkeit
Der Wareneingang oder die Bestätigung erbrachter Dienstleistungen ist ein entscheidender Schritt für die finanzielle Compliance von Vereinen. Weproc vereinfacht die Leistungsbestätigung, die für die Freigabe vieler öffentlicher Fördergelder unerlässlich ist.
Wichtige Funktionen:
- Wareneingang mit einem Klick bestätigen
- Lieferscheinfotos direkt vom Smartphone hochladen
- Sofortige Meldung von Abweichungen
- Lieferungen in Echtzeit verfolgen
Sie erhalten einen klaren und nachvollziehbaren Nachweis, der für Prüfungen und Geldgeber bereitsteht.
Seien Sie bereit für die elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Bereiten Sie sich stressfrei auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 vor
Weproc gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab, wodurch Zahlungsfehler und Duplikate vermieden werden. Die Plattform wurde entwickelt, um Vereine bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen.
Mit Weproc profitieren Sie von:
- Automatischem 3-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung)
- Verwaltung elektronischer Rechnungen
- Konformität mit der E-Rechnungspflicht ab 2025
- Zahlungsverfolgung und Buchungskontrolle
- Unterstützung bei der Verwaltung von Anlagegütern
Eine Komplettlösung für eine transparente und konforme Finanzverwaltung in Ihrem Verein.
Weproc verbindet die Sorgfalt eines Großunternehmens mit
der erforderlichen Einfachheit für Ihre Ehrenamtlichen.
Sie sichern die Finanzen, wir kümmern uns um die Nachverfolgbarkeit.
FAQ – Einkaufsmanagement für Vereine
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Ja. Die Software ist für kleine Teams konzipiert: geführte Anforderungen, einfache Freigaberegeln und direkte Übersicht für die Geschäftsführung.
Das Onboarding ist schnell. Nach einer kurzen Konfiguration und Schulung können Sie sofort mit den ersten Anforderungen und Freigaben starten.
Ja, Sie können ihm einen passenden Zugang gewähren, um Dokumente einzusehen und notwendige Belege abzurufen.
Um das Einkaufsmanagement in einem Umfeld mit mehreren Abteilungen zu optimieren, können verschiedene bewährte Verfahren umgesetzt werden.
Es ist entscheidend, die Bedürfnisse und Ziele jeder Abteilung klar zu definieren, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen zu fördern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Die Einführung eines zentralen Einkaufssystems ermöglicht es zudem, die Ausgaben jeder Abteilung zu verfolgen und zu analysieren, was die Identifizierung von Optimierungspotenzialen erleichtert.
Wir bieten angepasste Preise für kleine Teams. Am besten besprechen wir Ihren genauen Bedarf in einer persönlichen Demo!
Ja, für den Empfang von Rechnungen sind Sie betroffen. Wenn Sie zudem eine zusätzliche gewerbliche Tätigkeit ausüben, gelten andere Regeln. Weproc verwaltet diese Sonderfälle, um Sie vor Nachzahlungen zu schützen.
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