Weproc: Die einfache und intuitive Einkaufssoftware für kleine Unternehmen
Zentralisieren Sie Ihre Bestellungen, verwalten Sie Lieferanten und optimieren Sie Ihre Ausgaben
Warum eine Einkaufssoftware für kleine Unternehmen 2025 entscheidend ist
In kleinen Teams zählt jede Stunde. Einkäufe werden oft per E-Mail oder Chat getätigt, Freigaben gehen verloren und Rechnungen treffen ohne zugehörige Bestellung ein. Das Ergebnis: Zeitverlust, unkontrollierte Ausgaben und mangelnde Nachverfolgbarkeit.
Mit Weproc bringen Sie alle auf einen einfachen und visuellen Prozess. Sie bewahren die Flexibilität eines kleinen Unternehmens und gewinnen gleichzeitig an Kontrolle.
Typische Herausforderungen
Überlastete Excel-Tabellen und unübersichtliche Ordner
Kein konsolidierter Überblick über Ausgaben und Budgets
Freigaben auf Zuruf per WhatsApp oder E-Mail
Rechnungen werden ohne Freigabe oder außerhalb des Budgets bezahlt
Zeitaufwändige Abstimmungen mit Lieferanten & Managern
Die wichtigsten Einkaufsprozesse für kleine Unternehmen!
Weproc ist eine All-in-One E-Procurement-Software, die jeden Schritt des Procure-to-Pay-Prozesses digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zum Rechnungsabgleich automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Arbeitsabläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Einblick in die Ausgaben Ihres kleinen Unternehmens.
BESTELLUNGEN
Standardisieren Sie Ihren Einkauf, auch ohne dedizierten Einkäufer
In kleinen Unternehmen beginnen viele Einkäufe mit einer E-Mail oder einem dringenden Angebot. Weproc wandelt diesen Prozess in ein klares Verfahren um: einfaches Formular oder Katalog, Freigaberegeln nach Betrag/Projekt, Erstellung der Bestellung und Überwachung des Budgets. Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, keine Versäumnisse, eine lückenlose Nachverfolgbarkeit pro Lieferant – und Bestellungen, die pünktlich versendet werden, ganz ohne Excel.
WARENEINGANG
Kontrollieren Sie Lieferungen ohne Excel-Listen
Beim Wareneingang muss es in kleinen Unternehmen schnell gehen: Mengen bestätigen, Abweichungen melden, einen Lieferschein oder ein Foto anhängen. Weproc bietet eine einfache Checkliste, die mit der Bestellung verknüpft ist: Teil- oder Komplettbestätigung, dokumentierte Nichtkonformitäten und ein gemeinsamer Verlauf. Jeder Wareneingang aktualisiert Ihre Lieferantenkennzahlen und bereitet den Rechnungsabgleich automatisch vor – ganz ohne Copy-Paste.
RECHNUNGSVERARBEITUNG
Standardisieren Sie Ihren Einkauf, auch ohne dedizierten Einkäufer
Schluss mit Rechnungen außerhalb des Prozesses. Weproc gleicht jede Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang ab (2/3-Way-Matching), erkennt Dubletten, wendet Ihre Freigaberegeln an und exportiert die Daten an Ihre Buchhaltung. Für ein kleines Unternehmen ist das die Garantie, den korrekten Betrag zu zahlen, den Abschluss zu beschleunigen und sich auf die kommende E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Die Funktionen, die Weproc zum Partner für kleine Unternehmen!
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
KATALOGE
Bestellen Sie klug, zahlen Sie den richtigen Preis
Konsolidieren Sie alle Ihre Artikel, Dienstleistungen und Ersatzteile in einem intelligenten, vollständig digitalen Katalog. Die Preislisten der Lieferanten werden automatisch synchronisiert, sodass jede Bestellung auf dem aktuellsten und validierten Preis basiert. Dank einer segmentierten globalen Übersicht (Kategorie, Einkaufsfamilie, Zulieferer) können Sie sofort die zu optimierenden Ausgaben identifizieren und Doppelungen vermeiden.
Vom Bedürfnis bis zur Eingabeder Bestellung ist der gesamte Arbeitsablauf flexibel; Sie sichern sich Ihre Margen, machen das Angebot zuverlässiger und befreien Ihre Teams von zeitaufwändigen Wiedereintritten.
BUDGETS
Managen Sie Ihre Ausgaben bis auf den Cent
Erstellen Sie, verfolgen und überprüfen Sie Ihre Budgets mit wenigen Klicks; Weproc konsolidiert alle Ihre Einkaufsdaten für eine Echtzeit-Übersicht über Ihre Verpflichtungen. Teilen Sie mehrere Umschläge einer einzigen Bestellung zu, übertragen Sie Beträge zwischen Abteilungen oder Projekten und passen Sie sie im Laufe des Jahres an, um Ihren finanziellen Zielen gerecht zu werden. Interaktive Dashboards und automatische Benachrichtigungen warnen Überschreitungen, bevor sie auftreten, während ein integrierter Genehmigungsworkflow jede Ausgabe sichert. Das Budgets-Modul, das für ehrgeizige KMU konzipiert ist, bietet Ihrem Management-Controller ein zuverlässiges Cockpit, um Kosten zu kontrollieren und das Wachstum zu beschleunigen.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
FAQ – Einkaufssoftware für kleine Unternehmen
Sie planen, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von kleinen Unternehmen, die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ja. Die Software ist für kleine Teams konzipiert: geführte Bestellanforderungen, einfache Freigaberegeln und direkte Transparenz für die Geschäftsführung.
Das Onboarding geht schnell. Nach einer kurzen Konfiguration und Schulung können Sie sofort mit Ihren ersten Bestellanforderungen und Freigaben beginnen.
Ja, Sie können ihm einen entsprechenden Zugang gewähren, um Dokumente einzusehen und notwendige Belege abzurufen.
Weproc bietet Exporte und Integrationen für gängige Tools. Ihre spezifischen Anforderungen prüfen wir gemeinsam in der Demo.
Ja. Sie können mit Bestellanforderungen und Freigaben beginnen und später die Module für Bestellungen, Wareneingang und Rechnungen hinzufügen.
Unsere Preisgestaltung ist auf kleine Teams zugeschnitten. Den genauen Umfang und die Kosten besprechen wir am besten gemeinsam in einer Demo.
Weproc hilft Ihnen, Ihre Einkaufsprozesse zu strukturieren und sich auf die gesetzlichen Anforderungen zum E-Invoicing vorzubereiten. Details dazu besprechen wir in der Demo.