Digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungen
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen: zentralisieren Sie den Rechnungseingang, automatisieren Sie die Freigaben und reduzieren Sie Fehler bei der manuellen Bearbeitung. Weproc hilft Ihnen, Ihren Rechnungsprozess zu optimieren – von der Prüfung bis zur vorbereitenden Buchhaltung.
- Bearbeitungszeiten reduzieren
- Fehler und Duplikate vermeiden
- Freigabe-Workflows automatisieren
- Abgleich von Bestellung/Wareneingang/Rechnung verbessern
- Budgettransparenz und Compliance stärken
Warum sollten Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren?
Ein oft noch manueller, teurer und riskanter Prozess
In vielen Unternehmen basiert die Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch immer auf E-Mails, verstreut gespeicherten PDFs, manuellen Mahnungen und unstrukturierten Freigaben.
Diese Vorgehensweise verursacht Fehler, Duplikate, Zahlungsverzögerungen und mangelnde Transparenz bei den finanziellen Verpflichtungen.
Die Digitalisierung beseitigt diese Reibungspunkte, indem sie den gesamten Workflow vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur buchhalterischen Erfassung automatisiert.
Die Grenzen der manuellen Bearbeitung
Ohne Digitalisierung stehen Einkaufs- und Finanzteams vor zahlreichen Herausforderungen:
In Postfächern verloren gegangene Rechnungen
Wiederholte manuelle Dateneingabe (Fehlerquelle)
Fehlende Nachvollziehbarkeit bei Freigaben
Risiko von Duplikaten oder betrügerischen Rechnungen
Unvorhergesehene Zahlungsverzögerungen
Keine automatische Verknüpfung mit Bestellungen oder Wareneingängen
Spannungen zwischen Abteilungen (Einkauf, Finanzen, operative Teams)
Das Ergebnis: ein langsamer, teurer und schwer zu steuernder Prozess.
Neue Anforderungen und rechtliche Verpflichtungen
Unternehmen müssen heute höhere Anforderungen erfüllen:
Dokumentenkonformität,
Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus,
kontrollierte Zahlungsfristen,
Prüfbarkeit des Prozesses,
Vorbereitung auf die verpflichtende E-Rechnung.
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine Voraussetzung für einen zuverlässigen und konformen Prozess.
Ein direkter Hebel für Leistung und Finanzkontrolle
Durch die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen gewinnen Sie sofort an:
Bearbeitungsgeschwindigkeit,
Qualität der Prüfungen (2-Way- & 3-Way-Match),
Echtzeit-Transparenz über Verpflichtungen,
Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Finanzabteilung,
Compliance und Nachvollziehbarkeit.
🎯 Das Ziel: Ihr Rechnungsprozess wird reibungsloser, zuverlässiger und vollständig kontrollierbar.
Ein anfälliger Prozess , der das Unternehmen täglichen Risiken aussetzt
Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird oft als „einfach“ oder „machbar“ angesehen, verbirgt aber in Wirklichkeit zahlreiche organisatorische, finanzielle und regulatorische Risiken.
Ohne Automatisierung wird jede einzelne Rechnung zu einer potenziellen Quelle für Fehler, Verzögerungen oder Versäumnisse.
Die manuelle Eingabe von Daten (Beträge, USt., Referenzen, Datum) führt zu einer sehr hohen Fehlerquote.
Zudem sind Duplikate häufig: erneut oder an mehrere Kontakte gesendete Rechnungen, Kopien in verschiedenen Ordnern usw.
Die Folgen:
Fehlerhafte Zahlungen,
finanzielle Verluste,
Streitigkeiten mit Lieferanten,
erschwerter Abgleich mit Bestellungen.
Freigaben per E-Mail, in informellen Gesprächen oder über interne Dokumente führen zu einem vollständigen Mangel an Transparenz darüber:
wer die Freigabe erteilt hat,
wann,
für welchen Betrag,
mit welcher Berechtigungsstufe.
Die Folgen:
Langsamer und intransparenter Prozess,
Freigaben außerhalb der Zuständigkeit,
Unmöglichkeit, bei einer Prüfung einen zuverlässigen Verlauf nachzuvollziehen.
Ein manueller Prozess erhöht das Risiko von:
Vergessenen Rechnungen,
Verzögerungen,
Überschreitung von Fälligkeiten,
gesetzlichen Verzugszinsen,
Verschlechterung der Lieferantenbeziehungen.
Die Auswirkung: Verlust an Glaubwürdigkeit und vermeidbare Zusatzkosten.
Ohne automatisierte Kontrollen ist es schwierig zu erkennen:
Betrügerische Rechnungen,
unstimmige Beträge,
nicht existierende Bestellungen,
an die falsche Person gesendete Rechnungen.
Das Risiko, eine ungültige Rechnung zu bezahlen, steigt drastisch an.
Wenn Rechnungen in Posteingängen, lokalen Ordnern oder als Anhänge gespeichert sind, ist es unmöglich, einen Überblick zu erhalten über:
Den gebundenen Betrag,
ausstehende Rechnungen,
Verzögerungen bei der Freigabe,
die benötigte Liquidität.
Die Folge: eine unzureichende Budgetsteuerung und Entscheidungen ohne Datengrundlage.
Der Zeitaufwand für:
Mahnungen an Manager,
die Suche nach Rechnungen,
die manuelle Prüfung von Beträgen,
die wiederholte Dateneingabe,
den manuellen Abgleich von Bestellung/Wareneingang/Rechnung,
… ist enorm.
Die versteckten Kosten explodieren.
Jede Rechnung wird zu einem operativen Reibungspunkt, einem Engpass und einem finanziellen Risiko.
Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses ist keine bloße Verbesserung mehr: Sie ist eine Notwendigkeit, um die Verwaltung Ihrer Lieferantenausgaben abzusichern, zu beschleunigen und zuverlässiger zu machen.
Unsere in Frankreich konzipierte, entwickelte und gehostete Lösung garantiert Ihnen eine vollständige und sichere Kontrolle über Ihre Einkaufsdaten.
Beschleunigen Sie Weproc mit künstlicher Intelligenz. Automatisieren Sie Ihre Workflows, eliminieren Sie manuelle Aufgaben und sichern Sie jede Transaktion mit nur einem Klick.
Weproc verbindet sich mit all Ihren bestehenden Business-Tools, um Ihre Prozesse ohne Unterbrechung zu rationalisieren.
Unsere internen Experten stehen Ihnen täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr direkt zur Verfügung, um Sie sofort und persönlich zu unterstützen.
: eine Komplettlösung für die
Automatisierung, Kontrolle und Zuverlässigkeit
Ihrer Rechnungsverarbeitung
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bedeutet mehr als nur die Umwandlung eines PDFs in digitale Daten.
Es geht darum, den gesamten Prozess reibungsloser zu gestalten: vom Rechnungseingang über die Prüfung, Freigabe und Nachverfolgung bis hin zur Integration in die Buchhaltung.
Weproc bietet Ihnen eine einheitliche Lösung, um jeden Schritt des Rechnungszyklus zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, operativen Teams und der Finanzabteilung zu stärken.
Zentralisierter Rechnungseingang
Schluss mit Rechnungen, die in E-Mail-Postfächern verstreut oder in freigegebenen Ordnern gespeichert sind.
Weproc bietet einen zentralen Ort, an dem alle Lieferantenrechnungen automatisch abgelegt, klassifiziert und archiviert werden.
Ihre Vorteile:
Keine verlorenen Rechnungen oder Duplikate mehr,
sofortiger Überblick über ausstehende Rechnungen,
einfacher Zugriff für alle internen Beteiligten.
Automatische Datenextraktion und Vorabprüfung (OCR)
Weproc extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen: Beträge, USt., Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, Bestellnummer usw.
Die Daten werden vor der Übernahme geprüft, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
Ihre Vorteile:
Keine manuelle Dateneingabe mehr,
drastische Reduzierung von Fehlern,
schnellere Bearbeitung.
Intelligenter Abgleich: Bestellung / Wareneingang / Rechnung
Weproc analysiert automatisch die Rechnungsdaten und gleicht sie ab:
mit der Bestellung (2-Way-Match),
mit dem Wareneingang (3-Way-Match).
Ihre Vorteile:
Sofortige Erkennung von Abweichungen,
verbesserte Qualitätskontrolle,
vereinfachte Freigabe für Einkaufs- und Finanzteams.
Individuelle und automatisierte Freigabe-Workflows
Jede Rechnung durchläuft automatisch den richtigen Freigabeprozess, je nach:
Betrag,
Warengruppe,
zuständiger Abteilung,
internen Richtlinien.
Ihre Vorteile:
Reibungslose Freigaben,
weniger Rückfragen und Verzögerungen,
garantierte Einhaltung der Einkaufsrichtlinien.
Vereinfachte vorbereitende Buchhaltung und Buchungsintegration
Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch:
kategorisiert,
aufgeteilt,
dem richtigen Sachkonto zugeordnet,
für den Export oder die Integration in Ihre Buchhaltungssoftware vorbereitet.
Ihre Vorteile:
geringerer Zeitaufwand für die Buchhaltung,
weniger Erfassungsfehler,
bessere Abstimmung zwischen Einkauf und Finanzen.
Vollständiger Verlauf, Compliance und Prüfbarkeit
Weproc speichert den gesamten Lebenszyklus der Rechnung:
Dokumente,
Kommunikation,
Freigaben,
Änderungen,
Abgleich,
Integration.
Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen und ist nachvollziehbar.
Ihre Vorteile:
Vereinfachte interne/externe Audits,
verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften,
vollständige Prozesstransparenz.
Integrationen und Vorbereitung auf die E-Rechnung
Weproc lässt sich in Ihre bestehenden Tools integrieren und bereitet Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor (z. B. Factur-X, Reform 2026/2027).
Die Lösung erleichtert den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen über passende Konnektoren.
Ihre Vorteile:
Kontinuität Ihrer bestehenden Prozesse,
Reduzierung von Compliance-Risiken,
vollständige Automatisierung des Workflows von der Rechnung bis zur Vorkontierung.
Durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung mit Weproc beseitigen Sie operative Hürden, gewinnen an Transparenz und sichern Ihre gesamten finanziellen Verpflichtungen ab.
FAQ – Digitalisierung von Eingangsrechnungen
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ersetzt einen manuellen, langsamen und fehleranfälligen Prozess durch einen automatisierten und zentralisierten Workflow.
Sie reduziert manuelle Eingaben, Duplikate, Freigabeverzögerungen und das Risiko von Dokumentenverlust.
Zudem ist sie ein wichtiger Hebel, um die Transparenz über Verpflichtungen zu verbessern, die vorbereitende Buchhaltung abzusichern und das Unternehmen auf die verpflichtende E-Rechnung vorzubereiten.
Nein. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf den gesamten internen Prozess (Empfang, Extraktion, Freigabe, Abgleich, Vorkontierung, Archivierung), unabhängig davon, ob Rechnungen als PDF, in Papierform oder in einem strukturierten Format eingehen.
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) hingegen bezeichnet das Format und den rechtlichen Rahmen (z. B. Factur-X, Reform 2026/2027) sowie die Art und Weise, wie Rechnungen über Plattformen ausgetauscht werden.
Weproc konzentriert sich auf die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung und lässt sich mit E-Rechnungslösungen verbinden, um einen durchgängigen Prozess zu gewährleisten.
Mit einem Tool wie Weproc können Sie Folgendes automatisieren:
Den Empfang und die Zentralisierung von Rechnungen,
die Extraktion von Daten (Beträge, USt., Datum, Nummern, Lieferant…),
die Prüfungen (Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen),
die Freigabeprozesse (Workflows nach Betrag, Abteilung, Kategorie),
die vorbereitende Buchhaltung und die Vorbereitung der Buchungssätze,
die Archivierung und Nachvollziehbarkeit.
Das Ziel ist es, manuelle Eingriffe zu reduzieren und jeden Schritt abzusichern.
Eine manuelle Bearbeitung setzt das Unternehmen folgenden Risiken aus:
Erfassungsfehler und Duplikate,
verlorene oder nicht rechtzeitig bearbeitete Rechnungen,
Zahlungsverzögerungen und Mahngebühren,
fehlende Nachvollziehbarkeit bei Freigaben,
Schwierigkeiten bei Audits oder Prüfungen,
eine unvollständige Budgetsteuerung.
Die Digitalisierung reduziert diese Risiken erheblich, indem sie Kontrolle, einen Verlauf und Transparenz schafft.
Weproc ist so konzipiert, dass es sich in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt: Buchhaltungstools, ERP-Systeme, E-Rechnungslösungen usw.
In Weproc freigegebene und vorbereitete Rechnungen können automatisch an Ihre Finanzsysteme übermittelt werden, was die doppelte Dateneingabe reduziert und die Datenkonsistenz zwischen Einkauf und Finanzen verbessert.
Die Vorteile zeigen sich auf mehreren Ebenen:
Zeit: Deutlich weniger Zeitaufwand für die Eingabe, Nachverfolgung und den Abgleich von Rechnungen.
Zuverlässigkeit: Weniger Fehler, weniger Streitfälle, höhere Datenqualität.
Transparenz: Besserer Überblick über ausstehende Rechnungen, Verpflichtungen und Budgets.
Compliance: Ein nachvollziehbarer, prüfbarer und auf regulatorische Änderungen vorbereiteter Prozess.
Zusammenarbeit: Reibungsloserer Austausch zwischen Einkauf, operativen Teams und Finanzen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung mit Weproc einen schwerfälligen Prozess in einen Hebel für Leistung und Finanzkontrolle verwandelt.
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