Tra i primi dieci broker assicurativi grossisti in Francia, Apivia Courtage ha avviato nel 2024 la digitalizzazione dei propri processi di acquisto. L’obiettivo: sostituire un funzionamento basato sul rigore individuale con un quadro strutturato, tracciabile e condiviso tra le funzioni di business e quelle di supporto — finanza e sistemi informativi — mantenendo al tempo stesso un approccio agile e orientato all’utente.
Il progetto è stato condotto congiuntamente dalla Direzione Gestione Economica e dalla Direzione Sistemi Informativi, attorno al software acquisti Weproc. Dopo un anno di utilizzo, l’azienda registra un migliore controllo del budget e un’adozione fluida da parte dei team, e avvia la fase 2 dedicata alla fatturazione elettronica e all’automazione contabile.
Cyril Remblière, Direttore della Gestione Economica di Apivia Courtage, ripercorre le tappe chiave di questa trasformazione: gli obiettivi del progetto, la scelta di Weproc, il rilascio progressivo, i risultati ottenuti dopo un anno e le prospettive della fase 2.
⏱️ L’essenziale in 2 minuti
- Contesto: la crescita dell’attività, l’esigenza di maggiore sicurezza e l’entrata in vigore della fatturazione elettronica in Francia impongono un quadro acquisti più strutturato.
- Scelta: Weproc preferito a soluzioni più affermate, per agilità, capacità di ascolto e attitudine alla partnership.
- Fase 1 (consegnata): digitalizzazione del Procure-to-Pay, monitoraggio del budget a livello di impegno di spesa, deleghe di autorità gestite nello strumento.
- Fase 2 (in corso): fatturazione elettronica, riconciliazione e contabilizzazione automatizzate tramite interfacce con l’ERP contabile.
- Risultato: controllo del budget rafforzato, dati affidabili fin dal momento dell’impegno di spesa, team che hanno fatto proprio lo strumento dopo un anno.
Apivia Courtage in breve
175
dipendenti
60 M€
di fatturato
4 sedi
in Francia
Top 10
del brokeraggio grossista
| Settore: | Brokeraggio assicurativo grossista |
| Attività: | Salute, previdenza, rami danni |
| Sedi: | Tours, Châtellerault, La Riunione |
| Interlocutori: | Cyril Remblière, Direttore della Gestione Economica — Pierre Fruchard, Direttore dei Sistemi Informativi |
Perché strutturare la funzione acquisti
Fino ad allora la funzione acquisti di Apivia Courtage si basava su circuiti manuali: approvazioni via e-mail, ordini d’acquisto in PDF, monitoraggi del budget ricostruiti a posteriori. Questo funzionamento, sostenibile su scala più ridotta, diventava un fattore di rischio man mano che l’attività cresceva e gli obblighi normativi si moltiplicavano — la fatturazione elettronica, in particolare, impone una catena fornitori tracciabile da un capo all’altro.
La Direzione Gestione Economica ha deciso di avviare la digitalizzazione già nel 2024, con un duplice obiettivo: recuperare visibilità sugli impegni di spesa prima che diventino fatture e costruire un quadro che i team potessero fare proprio senza resistenze.
Obiettivi iniziali
| Obiettivo | Risultato atteso |
|---|---|
| Visibilità sugli impegni | Anticipare le spese fin dall’ordine, senza attendere la fattura. |
| Quadro di budget condiviso | Garantire l’allineamento tra budget approvati e spese effettive. |
| Circuiti di approvazione digitalizzati | Sostituire i PDF e le firme manuali con un flusso gestito nello strumento. |
| Capitalizzazione annuale | Sfruttare lo storico per affinare le previsioni di budget. |
| Controllo in tempo reale | Dare alla gestione economica leve decisionali attive. |
La scelta di Weproc
Nel 2024 sono state valutate due o tre soluzioni, comprese offerte chiavi in mano di fornitori noti e consolidati. La selezione è stata condotta congiuntamente da Cyril Remblière, Direttore della Gestione Economica, e Pierre Fruchard, Direttore dei Sistemi Informativi.
Secondo Cyril Remblière, Weproc si è imposto per tre elementi:
Perché Apivia ha scelto Weproc
Flessibilità di configurazione
Uno strumento adattabile alle deleghe di autorità e alla struttura analitica di Apivia, senza imporre un quadro rigido.
Qualità del dialogo
Team commerciali e tecnici percepiti come disponibili e impegnati nel lungo periodo.
Un partner a misura d’uomo
Un posizionamento ritenuto più in linea con una funzione acquisti ancora in costruzione in Apivia.
«Non cercavamo soltanto una soluzione, ma un team capace di avanzare al nostro fianco nel tempo. Il concetto di partnership per noi ha un senso.»
— Cyril Remblière, Direttore della Gestione Economica
Il rilascio
Il progetto si è articolato in due fasi. La fase 1, già consegnata, copre il perimetro Procure-to-Pay: richiesta d’acquisto, approvazione, ordine, monitoraggio del budget. Sostituisce i circuiti in PDF e integra le deleghe di autorità direttamente nello strumento.
L’approccio scelto da Apivia è stato volutamente formativo. Per tutta la durata del rilascio si sono tenuti workshop regolari con Weproc, coinvolgendo sistematicamente i futuri utenti. Il Controllo di gestione ha garantito la coerenza funzionale, la Direzione Sistemi Informativi ha messo in sicurezza l’integrazione nell’ambiente esistente.
Dopo un anno di utilizzo l’adozione è fluida: nessun rifiuto, nessun aggiramento significativo. Lo strumento risponde a un’esigenza reale sul campo, al di là della sola necessità di controllo.
I risultati dopo un anno
Un controllo del budget fin dall’impegno di spesa
Per Cyril Remblière il cambiamento è netto: l’analisi avviene ormai il più vicino possibile all’impegno di spesa, mentre prima si limitava a una constatazione successiva alla contabilizzazione. Sforamenti e risparmi vengono individuati in tempo reale. Lo storico si costruisce di anno in anno e diventa utilizzabile per le previsioni.
Dati affidabili
L’obiettivo fissato dalla direzione è che tutte le spese passino dalla soluzione. Una spesa imprevista trova il suo posto: viene inserita, giustificata e poi indirizzata verso un circuito di approvazione adeguato al suo importo. Nulla sfugge al quadro, che resta però abbastanza flessibile da assorbire gli imprevisti.
Deleghe di autorità formalizzate
Ogni direttore dispone di diritti e obblighi precisi, tradotti nello strumento. La responsabilizzazione è esplicita a ogni anello della catena di approvazione. Eppure Cyril Remblière tiene a precisarlo: il progetto non è mai stato concepito né presentato come un’iniziativa di cost-killing. Per il Direttore della Gestione Economica i risparmi arriveranno in modo naturale, grazie all’affidabilità dei dati e all’evoluzione dei comportamenti.
Un’integrazione analitica nativa
La struttura analitica di Apivia (natura, reparto, progetto, centro di costo) viene applicata fin dalla fase di impegno. Ogni richiesta d’acquisto è imputata alle dimensioni corrette prima dell’approvazione, il che garantisce la coerenza tra Weproc e l’ERP contabile. Gli scostamenti tra previsto ed effettivo sono disponibili senza rielaborazioni manuali a fine periodo.
Fase 2: fatturazione elettronica e automazione contabile
Avviata a settembre 2025, la fase 2 affronta l’intera catena fornitori: dalla ricezione della fattura elettronica al trasferimento quotidiano delle scritture verso l’ERP, passando per la riconciliazione con l’impegno.
La sfida operativa, spiega Cyril Remblière, è liberare i team contabili dalle attività di inserimento e riconciliazione per riportarli sul controllo di primo e secondo livello, sull’analisi qualitativa e sulla gestione.
Tappe della fase 2
| Tappa | Contenuto |
|---|---|
| Fatturazione elettronica | Ricezione ed elaborazione delle fatture elettroniche, conformità normativa. |
| Riconciliazione contabile | Controllo di coerenza fattura/impegno da parte dei referenti incaricati, a monte della contabilizzazione. |
| Integrazione ERP | Trasferimento quotidiano automatico delle scritture contabili. Eliminazione dei reinserimenti manuali. |
Gli insegnamenti chiave
Il percorso di Apivia Courtage offre diversi insegnamenti utili a qualsiasi PMI o impresa di medie dimensioni impegnata in un’iniziativa analoga.
La digitalizzazione degli acquisti non è un progetto di strumento.
È un progetto di trasformazione della funzione finanza, che rimette in discussione le deleghe, la contabilità analitica e il rapporto con le funzioni di business.
La scelta di un fornitore a misura d’uomo può rivelarsi vincente.
Quando l’organizzazione sta ancora costruendo la propria funzione acquisti, la capacità di adattamento conta più della pura ricchezza funzionale.
L’adozione si conquista con la formazione e con l’utilità percepita.
Uno strumento percepito come un servizio quotidiano viene adottato meglio di uno strumento di controllo.
Il cost-killing non è un punto di partenza credibile.
I risparmi arrivano più tardi, grazie all’affidabilità dei dati e all’evoluzione dei comportamenti.
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