Gestión de contratos
Haz un seguimiento, centraliza y comparte fácilmente la información de tus contratos
- Digitaliza tus contratos
- Seguimiento del ciclo de vida de un contrato
- Haz un seguimiento del umbral de consumo de un contrato
- Cumplimiento, historial e indicadores actualizados
Los desafíos actuales de la Gestión de Contratos
Las empresas se enfrentan a problemas recurrentes a la hora de supervisar sus contratos: documentos dispersos, falta de visibilidad, plazos olvidados y renovaciones tácitas… Estas dificultades representan un riesgo financiero y organizativo.
Falta de visibilidad y renovaciones tácitas
Entre PDFs, carpetas compartidas y correos electrónicos, es difícil obtener una visión clara de tus contratos.
El resultado: renegociaciones fallidas, compromisos incontrolados, gastos imprevistos.
👉
Documentos dispersos y renovaciones tácitas
Sin una herramienta dedicada, los documentos se almacenan en varios lugares: disco, correo electrónico, servidores o incluso carpetas físicas.
Es imposible garantizar el cumplimiento, la historización y la trazabilidad.
👉
Seguimiento complejo del ciclo de vida
Registrar fechas de inicio/fin, importes, cláusulas, umbrales de consumo o validaciones requiere una herramienta adecuada.
👉
¿Por qué usar una herramienta dedicada?
Un módulo completo para centralizar, automatizar y gestionar el ciclo de vida del contrato
Software como Weproc sustituye archivos dispersos y seguimientos manuales por una base de datos única, estructurada y fiable conectada a tus flujos de compra. Gracias a una interfaz intuitiva, te beneficias de:
- Una vista de 360° de todos tus contratos
- de documentos centralizados y actualizados
- Alertas automáticas de vencimiento
- Monitorización del consumo en tiempo real
- Un ciclo de vida controlado: creación –> validación –> aplicación –> renovación
La diferencia de Weproc radica en su enfoque modular: cada brick se integra de forma natural con tus otras funcionalidades (Solicitudes de Compra, Convocatorias de Licitación, Gestión de Proveedores, Pedidos, Recepción, Facturación Electrónica) para crear un proceso Source-to-Pay coherente y escalable. Menos tareas manuales, más control y una gestión más sólida y sostenible.
La gestión de contratos se convierte en una palanca estratégica, ya no en una tarea administrativa.
Nuestra solución para vigilar tu gestión
Gestiona tus contratos con tranquilidad
Piloto diario, cumplimiento continuo, decisiones informadas: Weproc te da visibilidad total de tus compromisos contractuales.
Sigues en tiempo real:
- Gastos incurridos
- Plazos y renovaciones
- Niveles de consumo
- Términos y condiciones
- Contratos por proveedor, familia o departamento
Gracias a la centralización y automatización de los recordatorios, ganas control, fiabilidad y capacidad de respuesta.
Ciclo de vida del contrato
Anticipa tus compromisos, evita renovaciones tácitas y controla tus aprobaciones.
Puedes:
- Visualiza todo el ciclo de vida
- Recibe una alerta antes de cada renovación
- Sube tus documentos contractuales en 1 clic
- Automatizar validaciones internas
→ Recuperas el control de tus contratos.
Mejora la visibilidad de tus contratos actuales y anticipa los plazos para reducir los riesgos de tus proveedores.
Anticipa tus compromisos contractuales. Consulta tus plazos y recibe notificaciones con recordatorios para que ya no estés sujeto a renovaciones tácitas.
Costes relacionados con renovaciones no previstas
Visibilidad de los compromisos contractuales
Trazabilidad durante el ciclo de vida
Centralización de contratos
Accede a todos tus contratos desde un único espacio:
Datos de contacto, cláusulas, fechas, índices, importes, documentos, enmiendas…
Cada hoja de contrato está vinculada a tus flujos de compra, lo que garantiza:
Actualización automática
Datos fiables
Una historia completa
Trazabilidad total
Weproc se convierte en tu «biblioteca digital de contadores».
Visualiza todo el ciclo de vida de tus contratos gracias a una interfaz intuitiva y ergonómica con múltiples funciones.
Clasifica y guarda tus contratos en una única interfaz. Mantente alerta ante renovaciones tácitas y controla los riesgos.
Digitalización de contratos
Crea, gestiona y almacena tus contratos en un espacio seguro que cumpla con el RGPD.
Principales funcionalidades:
- Forma simplificada de creación
- Generación automatizada de documentos
- Historial de versiones
- Notificaciones a los firmantes
- Trazabilidad total
- Enlaces a pedidos, recibos y facturas
Crea un contrato con el proveedor a partir de un formulario simplificado y haz que tu documento sea utilizable para las distintas partes.
Digitaliza las condiciones de tus contratos, recuérdalos en tus intercambios y establece una relación de confianza con tus proveedores.
Al integrar tu base de datos de contratos, te beneficias de una visión global de tus proyectos y empresas
Características adicionales
El proceso se despliega en bloques para cubrir todas las etapas: Solicitudes de Compra, Consulta, Pedidos y Recepción, Facturas y Pagos, Presupuestos, Familias de Compra, Stocks, etc. Crea tu camino de Source-to-Pay a tu propio ritmo, sin complicaciones.
El Mejores prácticas para una gestión eficiente de contratos
Nuestros consejos clave para centralizar tus datos, aumentar la eficiencia y fortalecer la colaboración con tus contratistas.
Al consolidar todos tus documentos contractuales en un solo lugar — contratos, enmiendas, archivos adjuntos, historiales y versiones — eliminas archivos dispersos, duplicados y pérdida de información; Tus equipos tienen acceso a una versión fiable y actualizada en segundos, lo que simplifica la monitorización y garantiza la gestión de contratos sin zonas grises.
Un circuito de aprobación bien definido permite validar cada contrato en el momento oportuno, por las personas adecuadas; Cada paso se registra, los responsables reciben notificaciones automáticamente y nada se desvanece — un proceso fluido, coherente y totalmente controlado.
Con alertas programadas en fechas clave — periodos de compromiso, finalización de contrato, renovaciones tácitas — tus equipos son notificados antes de que surja un riesgo; Anticipas renegociaciones, evitas renovaciones no deseadas y mantienes tu control financiero y operativo.
Al vincular tus contratos con pedidos, recibos y facturación, la plataforma calcula automáticamente las cantidades comprometidas y restantes; Tus equipos visualizan, de un vistazo, el consumo real, detectan posibles sobrecostos y aseguran el uso de cada contrato.
Al integrar controles sobre documentos contractuales — información obligatoria, fechas, firmas, cláusulas sensibles — aseguras que cada documento cumpla con tus requisitos internos y regulatorios; Tus equipos trabajan con datos fiables, siempre cumplen con la normativa y reducen riesgos legales.
Preguntas más frecuentes– Funcionalidad para Gestiona tus contratos
La redacción de un contrato con el proveedor debe ser rigurosa para garantizar una colaboración exitosa y evitar problemas legales futuros.
Hay varios elementos clave a considerar, como términos y condiciones generales, compromisos de cada parte, plazos de entrega, precios, condiciones de pago, cláusulas de terminación y responsabilidades legales. No olvides incluir las particularidades de tu empresa, especialmente en el contexto de la gestión multiestablecida, así como disposiciones relativas a los catálogos de productos o servicios esperados y las familias de compras implicadas.
Para hacer un seguimiento y gestionar eficazmente los contratos con proveedores, es esencial centralizar la información y adoptar un sistema adecuado de gestión contractual como Weproc.
Un flujo de trabajo automatizado facilita el seguimiento de archivos y operaciones, garantizando la trazabilidad de las acciones y optimizando la comunicación entre los distintos interesados.
También considera la implementación de indicadores analíticos de rendimiento para evaluar la calidad de los servicios prestados, el cumplimiento de los compromisos contractuales y el impacto en los presupuestos asignados.
Puede ser necesario renegociar y modificar los contratos con proveedores para adaptar los términos del contrato a las necesidades cambiantes del negocio o para mejorar las condiciones del negocio.
Para gestionar estas situaciones, es importante realizar un análisis detallado del rendimiento del proveedor, identificar áreas de mejora y preparar argumentos sólidos para la renegociación.
No dudes en confiar en datos analíticos para justificar tus solicitudes. La comunicación abierta y transparente con el proveedor facilitará las discusiones y promoverá un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
Para garantizar que los contratos con los proveedores cumplan con la normativa y las políticas internas de la empresa, es fundamental contar con procedimientos rigurosos de verificación y control. Un circuito de validación adaptado permitirá validar contratos según los requisitos legales, los estándares de calidad, los compromisos medioambientales y las políticas internas de la empresa.
También se recomienda realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los contratos vigentes y formar a los actores implicados en la gestión contractual sobre las normativas y políticas de la empresa.
Anticipar y gestionar los riesgos contractuales de los proveedores requiere un enfoque proactivo y una estrecha colaboración con los proveedores.
Es importante identificar riesgos potenciales, como las fluctuaciones de precios relacionadas con los costes de producción, para proporcionar margen en los presupuestos de los distintos departamentos.
¿Quieres saber más sobre esta gestión?
¡Descubre cada semana nuestros artículos, seminarios web o plantillas gratuitas para descargar y mejorar la gestión de tus contratos!
