Digitalice sus facturas de proveedores
Simplifique la gestión de sus facturas de proveedores centralizando su recepción, automatizando las aprobaciones y reduciendo los errores derivados del tratamiento manual. Weproc le ayuda a agilizar su proceso de facturación, desde el control hasta la pre-contabilidad.
- Reducir los plazos de tratamiento
- Evitar errores y duplicados
- Automatizar los flujos de aprobación
- Mejorar la conciliación OC/Recepción/Factura
- Reforzar su visibilidad presupuestaria y su cumplimiento
¿Por qué digitalizar sus facturas de proveedores?
Un proceso aún demasiado manual, costoso y arriesgado
En muchas empresas, el tratamiento de las facturas de proveedores sigue dependiendo de correos electrónicos, PDFs almacenados en cualquier sitio, recordatorios manuales y aprobaciones dispersas.
Este funcionamiento genera errores, duplicados, retrasos en los pagos y una falta de visibilidad sobre los compromisos financieros.
La digitalización permite eliminar estos puntos de fricción automatizando el flujo de recepción, control, aprobación e integración contable de las facturas.
Los límites del tratamiento manual
Sin digitalización, los equipos de compras y finanzas se enfrentan a numerosos obstáculos:
Facturas perdidas en los buzones de correo
Capturas manuales repetitivas (fuente de errores)
Falta de trazabilidad sobre las aprobaciones
Riesgo de duplicados o facturas fraudulentas
Retrasos de pago no previstos
Ausencia de vínculo automático con las órdenes de compra o las recepciones
Tensión entre departamentos (compras, finanzas, operativos)
Resultado: un tratamiento lento, costoso y complejo de gestionar.
Obligaciones y expectativas en evolución
Las empresas deben responder ahora a exigencias más estrictas:
cumplimiento documental,
transparencia del ciclo de vida de la factura,
plazos de pago controlados,
auditabilidad del proceso,
preparación para la generalización de la factura electrónica.
Digitalizar las facturas de proveedores ya no es un «extra»: es un requisito previo para garantizar un proceso fiable y conforme.
Una palanca directa de rendimiento y control financiero
Al digitalizar sus facturas de proveedores, gana inmediatamente en:
rapidez de tratamiento,
calidad de los controles (2-way / 3-way match),
visibilidad sobre los compromisos en tiempo real,
colaboración entre compras y finanzas,
cumplimiento y trazabilidad.
🎯 Objetivo: hacer que su proceso de facturación sea más fluido, más fiable y totalmente controlado.
Un proceso frágil que expone a la empresa a riesgos diarios
El tratamiento manual de las facturas de proveedores suele percibirse como «sencillo» o «gestionable», pero en realidad oculta numerosos riesgos organizativos, financieros y reglamentarios.
Sin automatización, cada factura se convierte en una fuente potencial de error, retraso u olvido.
Las capturas manuales (importes, IVA, referencias, fechas) generan una tasa de error muy elevada.
A esto se suma la frecuencia de los duplicados: facturas reenviadas, enviadas a varios contactos, copiadas en diferentes carpetas…
Consecuencias:
pagos erróneos,
pérdidas financieras,
litigios con proveedores,
dificultad para conciliar con los pedidos.
Las aprobaciones por correo electrónico, conversaciones informales o documentos internos generan una falta total de visibilidad sobre:
quién ha aprobado,
cuándo,
por qué importe,
con qué nivel de autorización.
Consecuencias:
proceso lento y opaco,
aprobación fuera de marco,
imposibilidad de reconstruir un historial fiable en caso de auditoría.
Un tratamiento manual aumenta el riesgo de:
facturas olvidadas,
retrasos,
superación de vencimientos,
penalizaciones legales por demora,
deterioro de la relación con los proveedores.
Impacto: pérdida de credibilidad y sobrecostes evitables.
Sin controles automatizados, es difícil identificar:
las facturas fraudulentas,
las incoherencias de importe,
los pedidos inexistentes,
las facturas enviadas a la persona equivocada.
El riesgo de pagar una factura no válida aumenta drásticamente.
Con facturas almacenadas en bandejas de entrada, carpetas locales o adjuntos, es imposible tener una visión de:
el importe comprometido,
las facturas pendientes,
los retrasos de aprobación,
la tesorería necesaria.
Consecuencia: gestión presupuestaria deteriorada y toma de decisiones a ciegas.
El tiempo dedicado a:
enviar recordatorios a los responsables,
buscar facturas,
verificar manualmente los importes,
capturar y volver a capturar los datos,
conciliar a mano OC/Recepción/Factura,
… es considerable.
Los costes ocultos se disparan.
Cada factura se convierte en una fricción operativa, un punto de bloqueo y un riesgo financiero.
La digitalización del proceso de facturación ya no es una mejora: es una necesidad para asegurar, acelerar y fiabilizar la gestión de sus gastos con proveedores.
Diseñada, desarrollada y alojada en Francia, nuestra solución le garantiza un control total y seguro de sus datos de compra.
Power up Weproc with artificial intelligence. Automate your workflows, eliminate manual tasks, and secure every transaction with a single click.
Weproc se conecta a todas sus herramientas comerciales existentes para optimizar sus procesos sin interrupciones.
Our in-house experts provide live support from 8 AM to 6 PM, offering immediate and personalized assistance every day.
una plataforma completa para
automatizar, controlar y fiabilizar
el tratamiento de sus facturas de proveedores
Digitalizar las facturas de proveedores no se limita a transformar un PDF en datos digitales.
Se trata de agilizar todo el proceso: desde la recepción de la factura hasta su integración contable, pasando por el control, la aprobación y la trazabilidad.
Weproc le proporciona una solución unificada para automatizar cada etapa del ciclo de facturación, reducir los errores y reforzar la colaboración entre compras, operativos y finanzas.
Recepción centralizada de las facturas de proveedores
Se acabaron las facturas dispersas en los buzones de correo o almacenadas en carpetas compartidas.
Weproc ofrece un espacio único donde todas las facturas de proveedores se depositan, clasifican e historizan automáticamente.
Beneficios:
ya no hay facturas perdidas ni duplicadas,
visibilidad inmediata sobre las facturas pendientes,
acceso facilitado para todos los actores internos.
Extracción automática de los datos y precontrol (OCR)
Weproc extrae automáticamente la información clave: importes, IVA, fechas, número de factura, proveedor, PO, etc.
Los datos se controlan antes de la integración para evitar incoherencias.
Beneficios:
eliminación de la captura manual,
reducción drástica de los errores,
aceleración del tratamiento.
Conciliación inteligente OC / Recepción / Factura
Weproc analiza automáticamente los datos de la factura y los compara:
con la orden de compra (2-way match),
con el albarán de recepción (3-way match).
Beneficios:
detección inmediata de las discrepancias,
control de calidad reforzado,
aprobación simplificada para los equipos de compras y finanzas.
Flujos de aprobación personalizados y automatizados
Cada factura sigue automáticamente el circuito de aprobación correcto según:
el importe,
la categoría de compra,
el departamento implicado,
la gobernanza interna.
Beneficios:
aprobaciones fluidas,
menos recordatorios y bloqueos,
cumplimiento garantizado con la política de compras.
Pre-contabilidad simplificada e integración contable
Una vez aprobada, la factura queda automáticamente:
categorizada,
distribuida,
asociada a la cuenta contable correcta,
lista para exportarse o integrarse en su software contable.
Beneficios:
reducción del tiempo dedicado por contabilidad,
disminución de los errores de captura,
mejor coherencia entre compras y finanzas.
Historial completo, cumplimiento y auditabilidad
Weproc conserva la totalidad del ciclo de vida de la factura:
documentos,
intercambios,
aprobaciones,
modificaciones,
conciliación,
integración.
Cada acción queda fechada y es trazable.
Beneficios:
auditoría interna/externa facilitada,
cumplimiento legal reforzado,
transparencia total del proceso.
Integraciones y preparación para la factura electrónica
Weproc se integra con sus herramientas existentes y prepara a su empresa para la factura electrónica (Factur-X, reforma 2026/2027).
La solución facilita la recepción y el tratamiento de las e-facturas mediante conectores adaptados.
Beneficios:
continuidad de su proceso existente,
reducción de los riesgos de incumplimiento,
automatización completa del flujo factura → pre-contabilidad.
Al digitalizar su tratamiento de facturas con Weproc, elimina las cargas operativas, gana en visibilidad y asegura el conjunto de sus compromisos financieros.
FAQ – Digitalizar las facturas de proveedores
Preguntas frecuentes
¿Tiene preguntas? ¡Tenemos las respuestas!
La digitalización de las facturas de proveedores permite sustituir un proceso manual, lento y propenso a errores por un flujo automatizado y centralizado.
Reduce las capturas manuales, los duplicados, los retrasos de aprobación y los riesgos de pérdida de documentos.
También es una palanca clave para mejorar la visibilidad sobre los compromisos, asegurar la pre-contabilidad y preparar a la empresa para la generalización de la factura electrónica.
No. La digitalización de las facturas de proveedores se refiere al conjunto del proceso interno de tratamiento de las facturas (recepción, extracción, aprobación, conciliación, pre-contabilidad, archivado), tanto si se reciben en PDF, en papel o en formato estructurado.
La factura electrónica, por su parte, hace referencia al formato y al marco legal (por ejemplo, Factur-X, reforma 2026/2027) y a la forma en que las facturas se intercambian a través de plataformas (PPF, PDP…).
Weproc se posiciona en la digitalización del tratamiento de facturas y se interconecta con las soluciones de factura electrónica para ofrecer un proceso completo.
Con una herramienta como Weproc, puede automatizar:
la recepción y la centralización de las facturas,
la extracción de los datos (importes, IVA, fechas, números, proveedor…),
los controles (conciliación con las órdenes de compra y las recepciones),
los flujos de aprobación (workflows según importes, departamentos, categorías),
la pre-contabilidad y la preparación de los asientos,
el archivado y la trazabilidad.
El objetivo es reducir las manipulaciones manuales y asegurar cada etapa.
Un tratamiento manual expone a la empresa a:
errores de captura y duplicados,
facturas perdidas o no tratadas a tiempo,
retrasos de pago y penalizaciones,
falta de trazabilidad sobre las aprobaciones,
dificultades en caso de auditoría o control,
una gestión presupuestaria incompleta.
La digitalización reduce notablemente estos riesgos al aportar control, historial y visibilidad.
Weproc está diseñado para integrarse con su entorno existente: herramientas de contabilidad, ERP, soluciones de factura electrónica, etc.
Las facturas aprobadas y preparadas en Weproc se pueden transmitir automáticamente a sus sistemas financieros, lo que limita las recapturas y mejora la coherencia de los datos entre compras y finanzas.
Los beneficios se sitúan en varios niveles:
Tiempo: reducción significativa del tiempo dedicado a capturar, reclamar y conciliar las facturas,
Fiabilidad: menos errores, menos litigios, mejor calidad de los datos,
Visibilidad: mejor visión sobre las facturas pendientes, los compromisos y los presupuestos,
Cumplimiento: proceso más trazable, más auditable y mejor preparado para los cambios reglamentarios,
Colaboración: intercambios más fluidos entre compras, operativos y finanzas.
En resumen, la digitalización de las facturas de proveedores con Weproc transforma un proceso pesado en una palanca de rendimiento y control financiero.
Los retos complementarios
