Asegúrate de un Trazabilidad total y fidedigno de todas tus compras
Centraliza cada documento, validación y acción en el ciclo de compra para asegurar tu proceso, aumentar la transparencia y facilitar auditorías internas y externas
- Haz un seguimiento del historial completo de cada solicitud, pedido, recibo y factura,
- Centraliza todos los documentos de los proveedores,
- Asegúrate de una pista de auditoría fiable y con marca temporal.
¿Por qué la trazabilidad de las compras se ha vuelto esencial?
Una demanda creciente de transparencia y cumplimiento
Las organizaciones hoy deben contabilizar cómo compran, incurren en gastos, seleccionan proveedores y gestionan sus documentos.
Sin trazabilidad, es imposible garantizar:
Cumplimiento de proveedores,
la validez de documentos (contratos, seguros, certificaciones),
cumplimiento de las normas internas,
la capacidad de justificar decisiones durante una auditoría.
La transparencia ya no es una opción: es una obligación.
Compras que generan un gran volumen de información
Cada ciclo de compra implica:
Solicitudes de compra,
validaciones,
órdenes de compra,
Recepciones,
Actualizaciones de proveedores,
facturas,
intercambios internos y externos.
Sin las herramientas adecuadas, esta información se dispersa entre correos electrónicos, archivos compartidos y diversas herramientas, lo que hace casi imposible rastrearla.
Riesgos incrementados en caso de falta de trazabilidad
Cuando no se garantiza la trazabilidad, la empresa está expuesta a:
disputas difíciles de resolver,
inconsistencias entre pedidos, recibos y facturas,
pérdida de documentos sensibles,
Menor visibilidad sobre compromisos,
validaciones injustificadas o no documentadas.
Estas situaciones debilitan la gobernanza y aumentan los riesgos operativos, financieros y legales.
Una necesidad de controlar la historia para gestionarlo mejor
La trazabilidad permite:
para trazar cada acción,
consulta el historial de un proveedor,
Comprender las brechas entre compromiso y consumo,
identificar incidentes recurrentes,
Mejora los procesos de compra.
Un historial claro es esencial para tomar decisiones informadas.
Un tema central para auditorías internas y externas
En caso de una auditoría, es esencial justificar:
que validó qué,
cuando,
con qué documentos,
Según qué reglas,
y con qué posibles desviaciones.
Sin trazabilidad, la auditoría se vuelve larga, compleja y arriesgada para la organización.
🎯 Con trazabilidad completa, tienes prueba de todo tu proceso de compra — desde la necesidad inicial hasta el pago.
Los limitaciones de un ciclo de compra sin trazabilidad
Un proceso de adquisición vulnerable cuando la información está dispersa y no se rastrea
Sin trazabilidad, se vuelve imposible asegurar el ciclo de compra, verificar el cumplimiento de los proveedores o justificar las decisiones tomadas.
Las validaciones, documentos y intercambios no dejan pruebas útiles, lo que debilita a la empresa y ralentiza su operación.
Sin trazabilidad, el ciclo de compra se vuelve opaco, frágil y difícil de auditar
La empresa pierde su visibilidad, eficiencia y seguridad.
🎯 Digitalizar la trazabilidad significa recuperar el control de todo el proceso: documentos, acciones, validaciones e historial.
Lo que aporta Weproc en asuntos Compras por trazabilidad
Trazabilidad continua, centralizada y con marca de tiempo
Weproc registra cada acción, cada validación y cada documento en el ciclo de compra en un solo espacio.
Siempre tienes una visión clara, fiable y completa del proceso, desde el requisito inicial hasta la factura.
1
Historia completa de todas las acciones y validaciones
Cada paso del ciclo de compra se traza automáticamente:
Crea una solicitud de compra
validaciones sucesivas,
emisión de la orden de compra,
Recepción,
presentación de documentos,
Modificaciones, comentarios, actualizaciones,
Informes de progreso.
Todo es:
con marca temporal,
firmado por el usuario,
guardado en el historial de la orden.
Beneficio: Siempre sabes quién hizo qué, cuándo y por qué.
2
Centralización de todos los documentos en el ciclo de compra
Weproc recopila automáticamente:
presupuestos
órdenes de compra,
contratos,
documentos del proveedor,
Recepciones,
facturas,
documentos de respaldo.
Cada documento está vinculado al proveedor adecuado, al pedido correcto y al gasto adecuado.
Beneficio: ya no se pierden archivos en un buzón o carpeta compartida.
3
Trazabilidad mejorada gracias a la coincidencia de BC / BR / facturas
Weproc realiza una conciliación sistemática entre:
La orden de compra,
Recepción,
La factura.
Esta coincidencia crea una cadena de pruebas documentales, asegurando que lo que se pidió coincida con lo entregado y luego facturado.
Beneficio: Reducción de litigios y eliminación de inconsistencias.
4
Trazabilidad del expediente del proveedor y cumplimiento garantizado
Gracias al portal del proveedor y al análisis automático de documentos, tienes un historial completo:
documentos legales (KBIS, seguros, certificaciones),
fechas de caducidad,
Actualizaciones proporcionadas mediante enlaces seguros,
Consultas y respuestas a proveedores,
Contratos, enmiendas, apegos.
Beneficio: un archivo de proveedor siempre actualizado, utilizable en auditoría.
5
Seguimiento en tiempo real del estado a lo largo de todo el ciclo de compra
Weproc muestra permanentemente los estados:
Solicitud en curso,
en validación,
Orden emitida,
Recibida parcial o totalmente,
facturado,
esgrimida.
La ventaja: visibilidad total, sin necesidad de consolidación manual.
6
Una pista de auditoría fiable, accionable y conforme
Gracias a su total trazabilidad, Weproc facilita responder a todas las solicitudes de auditoría:
validación de compromisos,
Cumplimiento de proveedores,
Historial documental,
Seguimiento de gastos,
Pruebas de controles internos.
Beneficio: la auditoría se convierte en una formalidad, no en una restricción.
Weproc construye la columna dorsal documental de tu ciclo de compra
Centralizando los documentos, asegurando validaciones y registrando cada acción, Weproc garantiza una trazabilidad impecable.
🎯 El objetivo: contar con un proceso de compra transparente, controlado y perfectamente auditable.
Cómo construye Weproc Una pista de auditoría ¿Claro y fiable?
Weproc construye una pista de auditoría clara y fiable rastreando automáticamente cada acción, documento y validación del ciclo de compra, desde la expresión de la necesidad hasta la facturación. Cada solicitud de compra crea una primera pista con marca temporal que identifica al solicitante, la necesidad, el importe estimado y los elementos asociados. Las validaciones sucesivas se capturan con precisión: el sistema registra quién valida, cuándo y según qué norma interna, asegurando total transparencia sobre las decisiones tomadas. Una vez aceptada la solicitud, la orden de compra generada constituye una prueba formal de compromiso; Todas las versiones, modificaciones, envíos de proveedores y piezas asociadas se archivan automáticamente. Cuando se reciben productos o servicios, también se integran en el historial confirmaciones, cantidades, comentarios y cualquier discrepancia, asegurando la coherencia documental entre lo que se ha pedido y lo entregado.
Weproc también rastrea la llegada y procesamiento de facturas: recepción o importación, extracción de datos mediante OCR, sugerencias para conciliación con el pedido y el recibo, y luego la validación del vale de pago. Este enfoque garantiza un vínculo claro e indiscutible entre pedido, recibo y factura, facilitando la detección de anomalías. Al mismo tiempo, el archivo del proveedor se construye automáticamente gracias a los documentos transmitidos a través del portal del proveedor (KBIS, certificados, seguros, certificados, contratos, etc.), cada uno de los cuales está con marca de tiempo, clasificado y monitorizado a lo largo del tiempo con la gestión de caducidad. Todas las interacciones — notas, comentarios, respuestas a consultas, actualizaciones — se registran, permitiendo una comprensión detallada de los intercambios y decisiones. Finalmente, todos estos datos se consolidan en una pista de auditoría que puede consultarse en cualquier momento, la cual reúne cronológicamente las validaciones, documentos, estados y eventos clave del proceso de compra. Esta arquitectura garantiza un nivel excepcional de transparencia y cumplimiento, facilitando auditorías internas y externas, reduciendo riesgos de litigios y asegurando una gobernanza de adquisiciones sólida y auditable.
Diseñada, desarrollada y alojada en Francia, nuestra solución le garantiza un control total y seguro de sus datos de compra.
Nuestros expertos internos le responden en vivo de 8 a.m. a 8 p.m. para brindar soporte inmediato y personalizado, todos los días.
Weproc se conecta a todas tus herramientas empresariales existentes para agilizar tus procesos sin ninguna interrupción.
Preguntas frecuentes – todo lo que necesitas saber Trazabilidad de las compras
Preguntas frecuentes
¿Tienes alguna pregunta? ¡Tenemos las respuestas!
La trazabilidad de compras se refiere a la capacidad de rastrear todas las acciones, documentos, validaciones e intercambios relacionados con un ciclo de compra, desde la expresión de la necesidad hasta la facturación. Esto incluye la solicitud de compra, orden de compra, recibo, factura, validaciones, documentos del proveedor y comunicaciones internas o externas. La trazabilidad total garantiza transparencia, cumplimiento y seguridad en los procesos.
Sin un historial fiable, una auditoría se vuelve difícil o imposible. Los auditores deben poder comprobar quién incurrió en un gasto, quién lo validó, cuándo, con qué documentos y según qué normas internas. Una pista de auditoría estructurada como la proporcionada por Weproc permite justificar todo el ciclo de compra y responder rápidamente a las solicitudes de auditores, auditores o organismos de control.
Weproc registra automáticamente cada acción del ciclo de compra: creación de la solicitud, validaciones, emisión de la orden de compra, recibos, importación y procesamiento de facturas, envío de documentos, modificaciones, comentarios, etc. Todo está con marca de tiempo, centralizado y vinculado al usuario que lo realizó. Los documentos (presupuestos, POs, BRs, facturas, contratos) se almacenan en un único espacio, garantizando una continuidad documental perfecta.
Gracias al portal de proveedores, los proveedores pueden enviar fácilmente sus documentos legales (KBIS, seguros, certificados, contratos, etc.). Cada documento tiene marca de tiempo, se archiva y se vincula al proveedor adecuado, con seguimiento de fecha de caducidad. El historial completo de actualizaciones garantiza que el archivo del proveedor esté siempre actualizado y cumpla con los requisitos internos y normativos.
Con Weproc, se documenta cada paso del proceso: lo que se ha pedido, lo que se ha entregado, lo que se ha facturado y las correspondientes validaciones. En caso de discrepancia o disputa, simplemente consulta el historial: documentos vinculados, auditorías de validación, comentarios, recibos, coincidencia de BC/BR/Factura. Esto permite entender inmediatamente el origen de un problema y resolverlo mucho más rápido.
La trazabilidad aumenta la fiabilidad de los datos, la consistencia de procesos y la transparencia interna. Los equipos de compras cuentan con un historial completo para analizar proveedores, las finanzas se benefician de una mejor calidad de los datos para la previsión y el control, y la dirección tiene una visión clara de cómo funciona la compra. La organización mejora en eficiencia, cumplimiento y capacidad de auditoría.
Cuestiones complementarias
