Gestión de servicios
Estructura y analiza las compras en todos tus departamentos
- Centraliza los requisitos internos
- Agiliza la colaboración
- Estructura las acciones a llevar a cabo
- Hacer un seguimiento de los gastos de cada departamento de forma continua
Los retos actuales de la gestión de servicios
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Falta de visibilidad sobre las necesidades internas
Falta de visibilidad sobre las necesidades internas
Gastos difíciles de controlar
Gastos difíciles de controlar
Procesos no armonizados entre departamentos
Procesos no armonizados entre departamentos
Lo que Weproc aporta como solución:
El corazón de la compartimentación departamento por departamento
Centralizar y estructurar las necesidades de cada departamento
Cada solicitud se asigna correctamente al departamento adecuado, lo que permite una gestión clara de todas las compras internas: TI, RRHH, marketing, servicios generales, producción, etc.
Consulta el desglose de los gastos en tiempo real
Los gastos comprometidos, precomprometidos y consumidos se actualizan automáticamente. Rápidamente identificas los servicios más solicitados y aquellos en riesgo de ser superados.
Da autonomía manteniendo el control
Los directivos pueden gestionar sus necesidades, seguir sus métricas y supervisar a sus equipos mientras cumplen con las normas establecidas por la dirección.
Analizar el rendimiento interno departamento por departamento
Weproc destaca lagunas, tendencias y oportunidades de mejora: negociación, estandarización, optimización de costes.
¿Cómo funciona la gestión basada en departamentos en la herramienta Weproc?
1. Crear o importar tus servicios (RRHH, TI, Marketing, Finanzas, etc.).
2. Miembros asociados, sus roles y ámbitos.
3. Mis servicios formulan sus necesidades directamente en Weproc.
4. Los circuitos de validación y presupuestos apropiados se aplican automáticamente.
5. Los gastos se agrupan por departamento, se analizan y consolidan.
6. Gestionas todo en un único panel de control.
¿Casos de uso concretos del software de compras?
Cada departamento se beneficia de una gestión clara y estructurada de sus compras. TI puede gestionar sus solicitudes de hardware y software, garantizar el cumplimiento, controlar las licencias y asignar costes por usuario. RRHH supervisa las compras relacionadas con la formación de empleados, la incorporación y el equipamiento, con un seguimiento presupuestario por programa. El marketing y la comunicación controlan sus campañas, sus compras recurrentes y la supervisión de los proveedores. Los servicios generales centralizan los suministros, el mantenimiento, el equipamiento y los contratos asociados. Por último, el departamento de operaciones supervisa sus necesidades de campo, sus adquisiciones técnicas y se beneficia de una visibilidad consolidada para gestionar mejor la actividad.
Consulta nuestra página relacionada con las diferentes industrias.
Análisis de gastos por departamento
Una visión precisa e instantánea de los costes internos
Weproc actualiza automáticamente cada gasto según el servicio correspondiente. Identificas los productos más consumidores, tendencias y posibles excesiones.
Análisis de distribución ya listos
- por servicio
- por categoría
- por periodo
- por sitio o proyecto
Todos los datos son utilizables con un solo clic.
Flujos de trabajo dedicados para cada departamento
Configurar circuitos de validación adecuados:
- los tipos de gastos,
- umbrales financieros,
- el departamento emisor,
- procedimientos internos.
Las aprobaciones se vuelven simples, rápidas y consistentes en toda la empresa.
Cumplimiento de los procedimientos internos
Armoniza tus prácticas internas
Una única solución para controlar los gastos de todos los departamentos. Aseguras la aplicación uniforme de las normas internas.
Trazabilidad total
Cada solicitud, validación o acción está fechada, registrada y claramente asignada.
Gestión de gastos por departamento
Cada pedido se actualiza instantáneamente:
- consumo,
- compromisos,
- análisis de distribución,
- Disponibilidad de presupuesto.
¡No más archivos paralelos ni actualizaciones manuales!
Weproc es La única plataforma ¡Lo que te permite centralizar las compras de todos tus servicios!
Complementos
Weproc se despliega en bloques para cubrir todas las etapas: Solicitudes de Compra, Consulta, Contratos, Facturas y Pagos, Familias de Compra, Acciones, etc. Crea tu camino de Source-to-Pay a tu propio ritmo, sin complicaciones.
FAQ - Gestión por departamento sobre software de compra
¿Tienes alguna pregunta? ¡Tenemos las respuestas!
Para estructurar y analizar las compras por departamento dentro de la empresa, es importante contar con un proceso adecuado de seguimiento e informe.
Esto implica categorizar los gastos por departamento, centralizar la información en un sistema de gestión de compras y hacer un seguimiento de los presupuestos asignados a cada departamento.
El uso de herramientas analíticas ayuda a identificar tendencias y oportunidades de optimización, facilitando la toma de decisiones y la asignación de recursos.
Para reunir y coordinar las necesidades de compras de todos los departamentos de la empresa, es esencial mantener una comunicación fluida y un flujo de trabajo eficiente. Esto puede lograrse mediante el uso de herramientas colaborativas, la definición de procedimientos comunes y la creación de grupos de trabajo interdepartamentales. Centralizando las solicitudes de compra y estructurando las acciones a realizar, es posible ganar eficiencia y satisfacer mejor las necesidades de cada departamento.
Para garantizar un seguimiento eficaz de las solicitudes de compra en un contexto multiservicio, es importante adoptar un sistema de gestión de compras como Weproc, que centralize la información y garantice la trazabilidad de las solicitudes.
Los pasos de validación deben adaptarse a las especificidades de cada departamento, asegurando al tiempo una coordinación eficaz entre los distintos actores implicados. Por último, los indicadores de rendimiento adaptados a cada departamento permiten monitorizar la evolución de las compras y optimizar los procesos de forma continua.
Para optimizar la gestión de compras en un contexto multiservicio, se pueden implementar varias mejores prácticas.
Es esencial definir claramente las necesidades y objetivos de cada departamento, fomentar la colaboración y el intercambio de información entre departamentos, y establecer una cultura de mejora continua. Contar con un sistema centralizado de gestión de compras también permite hacer el seguimiento y el análisis del gasto de cada departamento, facilitando la identificación de oportunidades de optimización.
En un contexto multiservicio y/o multiestablecimiento, es importante implementar procesos y herramientas escalables.
Esto implica favorecer soluciones modulares y personalizables como Weproc, capaces de adaptarse a las especificidades de cada negocio y de cada caso de la empresa. Además, una comunicación fluida y mecanismos de coordinación efectivos te permiten anticipar mejor los avances del mercado y reaccionar rápidamente a los nuevos requisitos de los proveedores.
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