Weproc: el software de compra completo e intuitivo para SME
Centraliza tus pedidos, gestiona tus proveedores multisede y controla tus presupuestos por centro de costes.
- Flujos de trabajo dinámicos de aprobación (umbrales, anulaciones, delegaciones)
- Presupuestos: Comprometidos, Consumidos, Restantes — con Alertas Automáticas
- Proveedores y contratos: precios negociados, catálogos, cumplimiento
- Facturas: duplicados integrados y comprobaciones de coincidencia a tres vías
Por qué software de compras para pymes en 2025
Cuando la actividad se intensifica, las solicitudes se multiplican y los presupuestos se fragmentan por departamento, proyecto o sitio. Las validaciones se realizan por correo electrónico o chat, los flujos de trabajo multinivel se están alargando y los contratos con proveedores se están diversificando. El resultado: retrasos, compras fuera de proceso, poca visibilidad de los compromisos y facturas que llegan sin orden de compra.
Con Weproc, alineas a toda la empresa en un proceso sencillo y visual : solicitudes guiadas, flujos de trabajo dinámicos de aprobación (umbrales, roles, delegaciones, múltiples sedes), presupuestos por centro de costes, catálogos y contratos, recibos rastreados y conciliación a tres vías con la factura. Ganas velocidad sin sacrificar el control.
Puntos típicos de pan
Herramientas y validaciones dispersas (correo electrónico, chat, hojas de cálculo, ERP)
No hay vista consolidada por centro de costes / proyecto / sitio
Flujos de trabajo a mano : cuellos de botella, sin delegación ni anulación
Compras inconformistas : pedidos fuera de presupuesto, precios no contractuales
Aceptaciones mal rastreadas : discrepancias sin resolver, disputas que se alargan
Facturas sin orden de compra ni duplicados, conciliación manual que consume mucho tiempo
Procedimientos clave de contratación para ¡SME!
Weproc es un software de compras electrónicas todo en uno que digitaliza cada paso de la compra a pago. Desde la selección de proveedores hasta la conciliación de facturas, nuestros siete módulos integrados automatizan tus flujos, reducen tus costes y ofrecen visibilidad en tiempo real sobre los gastos de tu pyme.
SOLICITUDES Y APROBACIONES
Estandariza tus compras, incluso sin un comprador dedicado
Para una pyme, el volumen de solicitudes aumenta rápidamente entre departamentos y sedes. Weproc, un software de gestión de compras para pymes, estandariza tus solicitudes de compra mediante un formulario guiado (centro de costes, proyecto, obra) y las dirige automáticamente a los aprobadores adecuados según umbrales, roles y categorías. Gestiona delegaciones/reemplazos, valida en un solo clic (web y móvil) y controla los tiempos de ciclo. Un seguimiento completo de auditoría fortalece el control interno y alimenta tus paneles multisitio.
ÓRDENES
Desde el presupuesto hasta la orden de compra (PO) para pymes
Con Weproc, para comprar software para pymes, genera órdenes de compra (POs) consistentes a partir de tus catálogos de proveedores (interno/fichado) y contratos marco (precios negociados, techos, fechas de efectividad). Controla el presupuesto comprometido desde el momento de la solicitud, impone a los proveedores referenciados y rastrea todas las condiciones. El resultado: menos compras inconformistas, pedidos puntuales y visibilidad presupuestaria por departamento/proyecto/sitio — ideal para organizaciones con múltiples sedes.
FACTURACIÓN
Antiduplicación y cumplimiento de Factur-X (SMB)
Automatizar la conciliación de pedidos-recibo-facturas (3-way), bloquear anomalías (precios, cantidades, duplicados) y aplicar reglas de aprobación por excepción adaptadas a las pymes. Exporta a tu contabilidad/ERP y prepara la factura electrónica (Factur-X) con tranquilidad. Aceleras los cierres asegurando el pago al importe adecuado y la trazabilidad acorde con los requisitos de las pymes.
Las características que hacen Weproc El aliado de la ¡SME!
SRM: gestión de proveedores que impulsa su cadena de suministro
Centralice todos los archivos de sus proveedores en un solo espacio para obtener visibilidad y cumplimiento; Impulse el rendimiento con métricas en tiempo real e informes detallados. Un portal colaborativo simplifica los intercambios: seguimiento de pedidos, facturas y documentos administrativos, todo ello sin correos electrónicos dispersos. Una bóveda digital segura alberga certificaciones, contratos y certificaciones para una auditoría sin estrés, mientras que los paneles predictivos detectan los riesgos a tiempo.
La guinda del pastel: Weproc se conecta de forma nativa a su ERP y software de contabilidad para obtener datos siempre actualizados. El resultado: relaciones fortalecidas con los proveedores, costos controlados y una cadena de suministro resistente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
ESTADÍSTICAS – Gestiona tus compras con cuadros de mando inteligentes
Alinee cada decisión de compra con la realidad: Weproc convierte sus fuentes de datos en paneles interactivos y listos para usar. Vea al instante el desglose de los gastos por proveedor, categoría o proyecto y detecte discrepancias antes de que pesen en su margen. Los conjuntos de datos ya están limpios; expórtalos con un solo clic a Excel, Power BI o en tus informes mensuales para ahorrar un tiempo valioso. Gracias a sus indicadores en tiempo real y alertas proactivas, el módulo de estadísticas transforma la simple observación en una acción rápida: asegura sus presupuestos, fortalece sus negociaciones y gestiona el rendimiento de los proveedores al céntimo más cercano.
Preguntas más frecuentes– Compra de software para SME
Preguntas frecuentes
¿Estás pensando en digitalizar tus compras? Aquí encontrarás respuestas a las preguntas más comunes que hacen las pymes que quieren optimizar su proceso de compra a pago.
¿Es Weproc adecuado para una pyme sin un comprador dedicado?
Sí. Weproc está diseñado para PYMES : solicitudes de compra guiadas, flujos de trabajo de aprobación multinivel fáciles de configurar y un seguimiento de auditoría para asegurar cada decisión. El personal operativo crea sus solicitudes, los responsables aprueban en un solo clic (web y móvil) y finanzas mantiene la visibilidad presupuestaria.
¿Cuánto tiempo se tarda en estar operativo en una pyme?
La incorporación estándar lleva poco tiempo: montar centros de costes/proyectos/sitios, importar proveedores y catálogos, reglas de aprobación y formación exprés. La mayoría de las pymes lanzan solicitudes + aprobaciones rápidamente, luego activan las POs, recibos y facturas.
¿Se puede empezar poco a poco y luego expandir?
Sí. Empieza con solicitudes y aprobaciones, luego añade POs, recibos, conciliación a tres vías, presupuestos, catálogos e integraciones. La configuración es modular : activas los ladrillos al ritmo del equipo.
¿Cómo funcionan los flujos de trabajo de aprobación de las pymes?
Modelas tu matriz de aprobación por umbrales, roles, categorías, centro de costes y ubicación. Weproc dirige automáticamente cada solicitud a los aprobadores adecuados, gestiona delegaciones/reemplazos, recordatorios y escalaciones. Un registro de auditoría con marca temporal garantiza el cumplimiento.
¿Podemos controlar los presupuestos por centro de costes/proyecto/sitio?
Sí. Weproc calcula el comprometido/consumido/restante por centro de costes, proyecto o sitio, con alertas de sobrepaso. El control se produce aguas arriba (en el momento de la solicitud/PO), lo que limita las compras fuera del presupuesto y mejora la previsibilidad.
¿Cuál es el coste para una pyme?
El precio depende del alcance (módulos activados, volumen de usuarios/proveedores, integraciones). El objetivo es alinear el precio con tu ROI (tiempo ahorrado, errores evitados, cumplimiento). La forma más sencilla es hablar de tu contexto durante una demostración.
Orden de compra y catálogos: ¿cómo evitar las "compras inconformistas"?
Gravas a los proveedores referenciados y aplicas los precios del contrato mediante catálogos internos o fichados. Las órdenes de compra (POs) se generan de forma constante y se respetan los límites familiares. El resultado: menos compras fuera de proceso, pedidos enviados a tiempo.
¿Cómo gestionáis la recepción y las desviaciones?
Weproc ofrece aceptación parcial o total vinculada a la orden de compra, con control de cantidad/calidad, gestión de inconformidades (BL, fotos, comentarios) y notificaciones. Esta información se integra en la conciliación de facturas y en los indicadores de proveedores.
¿Qué es la fusión tripartita y cuáles son sus beneficios?
El sistema de tres vías compara la factura de recibo ↔ del pedido ↔ para bloquear automáticamente anomalías (precio/cantidad, duplicados). Los casos conformes se pagan, las excepciones siguen un circuito de validación (flujo de trabajo). El resultado: pagos justos, cierres más rápidos y menos disputas.
¿Estás listo para la facturación electrónica (Factur-X)?
Weproc te ayuda a estructurar el proceso de compra y preparar la factura electrónica (formato Factur-X y debida diligencia). Seguimos el calendario regulatorio y adaptamos las exportaciones/intercambios para tu entorno contable.
¿Qué integraciones están disponibles (ERP, contabilidad, SSO)?
Weproc ofrece exportaciones estándar, conectores con herramientas comunes de contabilidad/ERP, así como SSO. Validamos tus necesidades (plan de cuentas, diarios, esquema de validación) durante la demostración y enmarcamos la integración más sencilla.
¿Cómo se gestiona la seguridad y el cumplimiento normativo (PYME)?
Datos cifrados, gestión detallada de roles y permisos, exhaustiva auditoría, copias de seguridad y mejores prácticas del RGPD. Se rastrea el acceso y se respeta la separación de responsabilidades (compras/finanzas).