Einkaufskataloge
Greifen Sie auf Ihre Produkte und Dienstleistungen zu – zentral an einem Ort.
- Ein Katalog für Ihre Artikel
- Ein Katalog für Ihre Produkte
- Ein Katalog für Ihre Dienstleistungen
- Zentral für alle Mitarbeiter verfügbar
Die aktuellen Herausforderungen der Einkaufskataloge
Ohne ein dediziertes Tool wird die Verwaltung von Artikeln und Dienstleistungen schnell unüberschaubar.
Die meisten Unternehmen stehen vor folgenden Herausforderungen:
1) Verstreute und veraltete Informationen
Zwischen Tabellen, internen Dateien und E-Mail-Anhängen fällt es den Teams schwer, die richtigen Artikel zu finden. Dubletten häufen sich und die Daten veralten. Das Ergebnis: inkonsistente Bestellungen und ein fehlender Gesamtüberblick.
2) Mangelnde Kontrolle über Preise und Lieferanten
Falsche Preise, veraltete Konditionen, unbemerkte Abweichungen… Ohne einen dynamischen Katalog werden die ausgehandelten Preise nicht eingehalten und die Ausgaben geraten außer Kontrolle.
3) Zu starke Abhängigkeit vom Einkaufsteam
Jede Anfrage erfordert eine Freigabe, eine Prüfung oder eine Auskunft. Das Einkaufsteam verliert wertvolle Zeit damit, interne Anfragen zu beantworten, was den gesamten Prozess verlangsamt.
4) Keine Transparenz bei wiederkehrenden Dienstleistungen
Ohne eine zentrale Datenbasis bestellt jede Abteilung anders. Dies führt zu Preisabweichungen, einer Vielzahl von Lieferanten und einem völligen Mangel an Konsistenz.
5) Eine Standardisierung ist nahezu unmöglich
Wartung, allgemeine Dienstleistungen, Abonnements: Ohne einen strukturierten Katalog ist es schwierig, die tatsächlich genutzten Dienstleistungen, ihre Kosten und ihre Häufigkeit nachzuverfolgen.
Um diese Herausforderungen zu meistern, hat Weproc eine umfassende Lösung entwickelt, die eine Katalogverwaltung beinhaltet.
Wie löst Weproc diese Probleme?
Der intelligente Katalog von Weproc: eine zentrale und zuverlässige Datenbasis für den Einkauf
Weproc zentralisiert Ihre Artikel, Produkte und Dienstleistungen in einem strukturierten Bereich, der einfach zu pflegen und für alle Ihre Mitarbeiter zugänglich ist. Jeder Artikel enthält alle wesentlichen Informationen: ausgehandelte Preise, die letzte Bestellung, den zugehörigen Lieferanten, Warengruppen, Sonderkonditionen und eine vollständige Historie.
Dank Echtzeit-Aktualisierungen und einer gesteuerten Zugriffskontrolle bestellen Ihre Teams autonom und fehlerfrei und halten dabei Ihre internen Richtlinien vollständig ein.
Warengruppen & Untergruppen
Strukturieren Sie Ihren Katalog mit Ihren Warengruppen. Bestellungen werden einfacher, schneller und Ihre Analysen aussagekräftiger.
Preismanagement & Historie
Jeder Artikel zeigt den aktuellen Preis, Preisentwicklungen, die letzte Bestellung und die geltenden Konditionen an. So gewährleisten Sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit.
Das Herzstück des Katalogs: die wichtigsten Funktionen
Produktkatalog
Strukturieren Sie alle physischen Artikel, die Ihr Unternehmen einkauft: IT-Hardware, Verbrauchsmaterialien, Bürobedarf, Ausrüstung, Ersatzteile…
Jedes Produktdatenblatt ist standardisiert, angereichert und mit einem ausgehandelten Preis verknüpft, um konsistente und richtlinienkonforme Bestellungen zu gewährleisten.
Dienstleistungskatalog
Organisieren Sie Ihre wiederkehrenden Dienstleistungen: Reinigung, Wartung, allgemeine Services, IT-Dienstleistungen, technische Einsätze.
Beschreiben Sie Modalitäten, Frequenzen und Konditionen präzise, um die Nachverfolgung und die Automatisierung von Freigaben zu vereinfachen.
Verknüpfter Lieferantenkatalog
Ihre Lieferanten können ihre Preise, Artikel, Dienstleistungen und Konditionen direkt in ihrem eigenen Portal aktualisieren.
So bleiben Ihre Kataloge stets konsistent, zuverlässig und werden automatisch synchronisiert.
Analyse und Verbrauchs-Controlling
Dank der konsolidierten Daten aus Ihren Katalogen erhalten Sie Zugriff auf strategische Kennzahlen: Verbrauchshäufigkeit, Durchschnittspreise, die meistbeauftragten Lieferanten und die kostenintensivsten Warengruppen.
Sie identifizieren Ihre Optimierungspotenziale, verhandeln auf Basis solider Daten neu und steuern Ihre Budgets in Echtzeit.
Konkrete Anwendungsfälle
Eine passende Lösung für jede Organisation.
Unternehmen mit mehreren Standorten
Alle Ihre Standorte greifen auf dieselben Produkte, Konditionen und Lieferanten zu. Sie harmonisieren Ihren Einkauf und reduzieren Abweichungen.
Einzelhandelsketten oder Franchise-Netzwerke
Die Verkaufsstellen behalten ihre Autonomie und bestellen gleichzeitig gemäß den von der Zentrale ausgehandelten Rahmenverträgen.
Standardisieren Sie Ihre Prozesse, reduzieren Sie Maverick Buying und vereinheitlichen Sie Ihre Artikelbasis im gesamten Unternehmen.
Indirekter Einkauf
IT, allgemeine Dienstleistungen, Abonnements, einmalige Leistungen: Sie bekommen endlich die Kontrolle über verstreute und schwer zu verfolgende Ausgaben.
Wie funktionieren die Kataloge?
1. Integrieren Sie Ihre Artikel
Importieren Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen. Weproc klassifiziert sie automatisch.
2. Binden Sie Ihre Lieferanten an
Diese aktualisieren ihre Preise und Dienstleistungen direkt in Ihrem Katalog.
3. Geben Sie die Kataloge für Ihre Mitarbeiter frei
Ihre Mitarbeiter bestellen ausschließlich freigegebene Artikel, wodurch Fehler und Abweichungen reduziert werden.
Weproc ist die einzige Lösung, die alle wesentlichen Informationen Ihres Einkaufsprozesses zusammenführt.
Vor Weproc
Uneinheitliche und inkonsistente Artikeldaten
Veraltete und unkontrollierte Preise
Langwierige und unsichere Bestellprozesse
Ständige Abhängigkeit vom Einkaufsteam
Kein konsolidierter Überblick über Dienstleistungen
Mit Weproc
Strukturierter und harmonisierter Katalog
Einheitliche Artikel, aktuelle Preise
Einfacher und reibungsloser Prozess
Richtlinienkonforme und schnelle Bestellungen
Klare Übersicht über wiederkehrende Einkäufe
Die Vorteile für Ihr Unternehmen:
✔ Erhebliche Zeitersparnis: Preise, Verfügbarkeiten oder der zuständige Lieferant müssen nicht mehr erfragt werden: Alles ist mit einem Klick sichtbar und aktuell.
✔ Vollständige Standardisierung des Einkaufs: Sie eliminieren unkontrollierte Artikel, nicht freigegebene Lieferanten und Maverick Buying.
✔ Bessere Budgetsteuerung: Dank strukturierter Daten analysieren Sie Ihre Ausgaben präzise und planen Ihren Bedarf vorausschauend.
✔ Sicheres Lieferantenmanagement: Informationen sind zentralisiert, Konditionen werden eingehalten und die Daten sind abgestimmt.
Ergänzende Module
Weproc ist modular aufgebaut, um alle Prozessschritte abzudecken: Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, Verträge, Rechnungen & Zahlungen, Budgets, Warengruppen, Lagerbestände… Gestalten Sie Ihren Source-to-Pay-Prozess in Ihrem eigenen Tempo und ohne Komplexität.
FAQ – Funktion zur Verwaltung Ihrer Kataloge
Um einen Produktkatalog effizient zu strukturieren, ist es wichtig, die Artikel in verschiedene Warengruppen einzuteilen, je nach ihrer Art, ihrem Verwendungszweck oder ihrem Geschäftsbereich.
Diese Gliederung erleichtert die Suche, den Vergleich und die Auswahl von Produkten sowie das Management von Lieferantenverträgen. Es ist außerdem entscheidend, die Informationen aktuell zu halten, insbesondere Preise, Beschreibungen und Lieferbedingungen, um die Verwaltung des Einkaufs und der Budgets zu optimieren.
Ein zentraler Produktkatalog bietet mehrere Vorteile, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten.
Er gewährleistet konsistente und einheitliche Informationen über alle Standorte hinweg, erleichtert die Kommunikation und Koordination zwischen den Einkaufsteams und optimiert so das Lieferantenmanagement. Darüber hinaus ermöglicht ein zentraler Katalog eine einfachere Analyse und Nachverfolgung der Einkaufsleistung dank der Kostenstellenzuordnung und konsolidierter Daten.
Um produktbegleitende Dienstleistungen in einen Einkaufskatalog zu integrieren, ist es wichtig, eigene Kategorien zu erstellen, um sie von physischen Artikeln zu unterscheiden. Diese Kategorien können Dienstleistungen nach Typ (Wartung, Schulung, Support etc.) oder nach Fachgebiet (IT, Logistik, Marketing etc.) gruppieren.
Die Dienstleistungen müssen klar definiert sein, mit detaillierten Beschreibungen und spezifischen Bedingungen (Laufzeit, Preise, Umsetzungsmodalitäten), um die Verwaltung des Einkaufs und der Lieferantenverträge zu erleichtern.
Um einen Produktkatalog aktuell zu halten, ist es entscheidend, einen passenden Workflow einzurichten, der die Freigabe und Aktualisierung von Informationen durch Einkaufsverantwortliche und Lieferanten umfasst. Es ist ebenfalls wichtig, regelmäßige Prüfungen durchzuführen, um die Datenkonsistenz, Preisentwicklungen und Produktverfügbarkeit zu kontrollieren. Der Einsatz von Analyse-Tools hilft dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, wie z. B. die Rationalisierung des Produktsortiments, die Aushandlung neuer Verträge oder die Schaffung von Synergien zwischen den Standorten.
Bei der Auswahl von Lieferanten für einen Produktkatalog sind mehrere Kriterien zu berücksichtigen, wie die Qualität und Zuverlässigkeit der Produkte, die angebotenen Preise, die Lieferzeiten, die Zahlungsbedingungen sowie Zertifizierungen und eingehaltene Normen.
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