Verwaltung elektronischer Lieferantenrechnungen (Empfang & Compliance)

Steigen Sie sorgenfrei auf die E-Rechnung um: Empfang, Prüfung, Freigabe und Abgleich Ihrer Lieferantenrechnungen – verbunden mit einer zugelassenen Plattform (PA) über Weproc PA Connect, inklusive offizieller Statusverfolgung und beweissicherer Archivierung.

WeInvoice: Ihr offizielles Gateway zur E-Rechnungspflicht

Vereinfachen Sie Ihre regulatorische Compliance für 2026-2027 mit unserer umfassenden Lösung als zugelassene Plattform (PA).

PA Interface

Steuern Sie Ihre Rechnungsstellung (Ausstellung, Empfang, DGFiP-Status) über eine Self-Service-Webanwendung. Eine einfache Lösung, kostenlos für bis zu 15 Dokumente pro Monat.

PA Connect

Verbinden Sie Ihre ERP-, SaaS- und Buchhaltungstools direkt mit WeInvoice über unsere sichere API. Automatisieren Sie all Ihre Workflows und Ihr E-Reporting als Whitelabel-Lösung. Fordern Sie eine Demo an!

PA Weproc

Das offizielle Gateway wird für unsere Kunden kostenlos freigeschaltet! Profitieren Sie von einem nativen Übergang, ohne zusätzliches Abonnement oder doppelte Dateneingabe.

Praxisbeispiel – KMU mit mehreren Standorten (Baugewerbe): Ihre Lieferanten senden E-Rechnungen (Factur-X/UBL); Weproc empfängt diese über Ihre PA, startet den 3-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) und leitet die Freigabe an den Bauleiter und dann an den CFO weiter. Bei einer Abweichung wird automatisch eine Ausnahmeaufgabe mit dem Lieferanten erstellt. Ergebnis: keine manuelle Dateneingabe, keine verlorenen Rechnungen, pünktliche Zahlungen.

Warum mit dem Empfang von E-Rechnungen beginnen (Pflicht ab 2026)?

Der erste Schritt zur Compliance ist die Fähigkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. September 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen über das PPF oder eine PA (ehemals PDP) akzeptieren. Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt: Großunternehmen & Mittelstand (ETI) im Jahr 2026, KMU/Kleinstunternehmen im Jahr 2027.

Über die reine Pflicht hinaus reduziert der strukturierte Empfang Fehler, beschleunigt die Durchlaufzeiten und bereitet die vorausgefüllte Umsatzsteuervoranmeldung (Übermittlung der Statusdaten) vor.

Praxisbeispiel – Industrieller Mittelstand (ETI): Sie erhalten 2.000 Rechnungen/Monat. Die Umstellung auf den strukturierten Empfang (Factur-X) halbiert den manuellen Erfassungsaufwand und sichert die Umsatzsteuer bei Zahlungseingang durch die Statusmeldungen „Zahlung übermittelt/erhalten“ ab.

Verarbeiten, freigeben und abgleichen reibungslos

Konfigurierbarer Freigabe-Workflow

Definieren Sie Ihre Regeln: Beträge, Warengruppen, Kostenstellen, Budgetgrenzen, sequentielle/parallele Freigaben, Abwesenheitsvertretungen usw. Der Workflow passt sich an Ihre Organisation an (CFO, Einkaufsleiter, operative Teams) und verkürzt die Durchlaufzeiten.

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2-Wege- / 3-Wege-Abgleich

Weproc gleicht Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ab. Abweichungen (Preis, Mengen, USt., Teillieferung) werden gemeldet, kommentiert und nachverfolgt. Ziel: Keine ungeklärten Abweichungen beim Buchhaltungsexport.

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Ausnahmemanagement

Bei Status „zurückgewiesen“ (technisch) oder „abgelehnt“ (fachlich) benachrichtigt Weproc das zuständige Team und leitet die Rechnung zur Korrektur weiter (an interne/externe Bearbeiter). Fehlende Dokumente (z. B. Lieferschein) qualifizieren die Rechnung neu („vervollständigt“) und starten den Workflow erneut.

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Wie Weproc den sicheren Empfang von elektronischer

Weproc PA Connect = Ihre zugelassene Plattform (PA)

Weproc PA Connect ist die staatlich zugelassene PA (ehemals PDP), die Ihre E-Rechnungen und deren regulatorische Daten weiterleitet, empfängt und übermittelt. Ihre offizielle Registrierung „unter Vorbehalt“ ist auf der DGFiP-Liste aufgeführt (Schritt 1 der Zulassung; der Abschluss der Interoperabilitätstests mit dem PPF führt zur endgültigen Zulassung). Dies garantiert Ihnen einen rechtlichen Rahmen, Konformitätsprüfungen und einen Austausch nach nationalem Standard.

Die Aufgaben einer PA – und was Weproc PA Connect für Sie leistet:

Weiterleitung & Empfang von E-Rechnungen zwischen Sendern und Empfängern über die regulatorischen Kanäle.
Konformitätsprüfungen (strukturierte Formate, Pflichtangaben, Regeln) vor der Bereitstellung.
Übermittlung der Steuerdaten (E-Invoicing & E-Reporting) an das öffentliche Rechnungsportal (PPF).
Veröffentlichung & Aktualisierung der Lebenszyklus-Status (verpflichtend/empfohlen/frei).

Vom Empfang bis zur Buchungsintegration: ein durchgängiger Prozess

1. Automatische Adressierung über das Zentralverzeichnis

Sobald ein Lieferant eine E-Rechnung an Ihre SIREN-Nummer sendet, prüft das zentrale Verzeichnis für elektronische Rechnungsstellung Ihre Daten und leitet die Rechnung an Weproc PA Connect (Ihre PA) weiter.

Ergebnis: keine Zustellfehler mehr und eine sofortige Bereitstellung an das richtige Unternehmen/die richtige Niederlassung.

2. Regulatorische Kontrollen & Datenqualität

Weproc PA Connect wendet die Kontrollen des französischen Kernsystems an (Profil EN 16931), prüft das Vorhandensein von Pflichtangaben und akzeptiert die standardisierten Formate:

Factur‑X (PDF/A‑3 + XML CII, deutsch-französisches Format konform zu EN 16931)
UBL und CII (europäische strukturierte Syntaxen)
Diese Formate gewährleisten die Interoperabilität und die Automatisierung der Einkaufs- und Buchhaltungsdaten.

3. Offizielle Lebenszyklus-Status

Jede Rechnung durchläuft einen standardisierten Lebenszyklus. Weproc PA Connect übermittelt und synchronisiert die Statusmeldungen (verpflichtend, empfohlen, frei), z. B.:

eingereicht,
bereitgestellt,
zurückgewiesen (technisch),
abgelehnt (fachlich),
Zahlung übermittelt,
Zahlung erhalten

um eine gemeinsame Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten und die vorausgefüllte USt-Voranmeldung zu unterstützen.

4. Ausnahmemanagement

Bei einer Anomalie (Format, Angaben, Inkonsistenzen) wird die Rechnung mit einem eindeutigen Status blockiert. Die Teams werden benachrichtigt, der Lieferant wird über die Ursache informiert und der Prozess wird nach der Korrektur fortgesetzt – keine „verlorenen“ Rechnungen mehr.

5. Integrierte Freigabe & Abgleich

Sobald eine Rechnung in Weproc bereitgestellt wurde, starten Sie den konfigurierbaren Freigabe-Workflow (Schwellenwerte, Vertretungen, Parallelisierung) und den 2- bzw. 3-Wege-Abgleich (PO-GR-Invoice).

Das Ziel: schnelle Freigaben, weniger Abweichungen, sicherer Buchhaltungsexport.

6. Mandantenfähigkeit & Budgets

Rechnungen werden dem korrekten rechtlichen und budgetären Bereich zugeordnet. Der vorausschauende Ausgabenplan (PDP Weproc) kontrolliert die Budgetbindung und blockiert bei Bedarf die Freigabe bei Überschreitung des Rahmens. Konsolidierte Steuerung auf Konzernebene, an das ERP angepasste Exporte.

Warum der Empfang über eine PA der richtige erste Schritt ist

Garantierter Rechtsrahmen: Rolle und Verantwortlichkeiten einer PA sind von der Verwaltung definiert; Weproc PA Connect erfüllt diese Aufgaben und übermittelt die Daten an das PPF.
Aktuelle Terminologie & Zeitplan: PA (ehemals PDP) + kompatible Lösungen; Verpflichtungen ab September 2026 (Empfang für alle Unternehmen), schrittweise Einführung.
Übermittlung der Steuerdaten (E-Invoicing & E-Reporting) an das öffentliche Rechnungsportal (PPF).
Steuerliche Nachverfolgbarkeit: Gemeinsame und verlässliche Statusmeldungen als Grundlage für die vorausgefüllte USt-Voranmeldung.

Die DGFiP-Liste stellt klar, dass die Registrierung unter Vorbehalt der erste Schritt ist; die technische Validierung (Interoperabilität PPF/PA) schließt die endgültige Zulassung ab – ein von der Verwaltung geplanter Meilenstein.

September 2026

Verpflichtender Empfang elektronischer Rechnungen: alle Unternehmen

Ab dem 1. September 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Konkret bedeutet das: Ihre Lieferanten stellen Rechnungen in einem strukturierten Format (Factur-X/UBL/CII) aus, und die Rechnung wird Ihnen über das Zentralverzeichnis und Ihre zugelassene Plattform bereitgestellt. Mit Weproc PA Connect (Ihrer PA) stellen Sie die Zustellung, die Konformität und die Statusverfolgung (bereitgestellt, abgelehnt, Zahlung übermittelt usw.) sicher und bereiten gleichzeitig die Datenübermittlung an die Behörden vor (E-Reporting, falls erforderlich). Dies ist der erste Schritt des Systems: Sie vermeiden manuelle Eingaben, sichern die Umsatzsteuer ab und standardisieren Ihre Eingangsrechnungsprozesse.

Ausstellung + E-Reporting: Großunternehmen (GE)

Ab dem 1. September 2026 müssen Großunternehmen (≥ 5.000 Mitarbeiter oder Umsatz > 1,5 Mrd. € und Bilanzsumme > 2 Mrd. €) ihre Rechnungen im elektronischen Format ausstellen und die regulatorischen Daten übermitteln (E-Reporting) über eine zugelassene Plattform. Weproc PA Connect steuert die Ausstellung in verschiedenen Formaten, die Adressierung (Verzeichnis), die Veröffentlichung von Statusmeldungen und die Datenübermittlung an das PPF, während es sich in Ihr ERP integriert, um Abgleiche und Kontrollen zu automatisieren. Sie beschleunigen den Rechnungszyklus und gewährleisten gleichzeitig die von der Verwaltung geforderte Authentizität, Integrität und Lesbarkeit.

Ausstellung + E-Reporting: Mittelständische Unternehmen (ETI)

Zum selben Datum stellen auch mittelständische Unternehmen (ETI) (250 bis 4.999 Mitarbeiter und Umsatz ≤ 1,5 Mrd. € oder Bilanzsumme ≤ 2 Mrd. €) auf die elektronische Ausstellung um, mit der Verpflichtung zur Datenübermittlung über eine Plattform. Weproc PA Connect gewährleistet die Konformität Ihrer Formate (Factur-X/UBL/CII), die Verwaltung von Rückweisungen/Neuausstellungen und die Abstimmung mit Ihren Freigabe-Workflows und Budgetregeln in Weproc. Ergebnis: ein „Right-First-Time“-Ausstellungsprozess, ein maximaler Automatisierungsgrad und eine Echtzeit-Steuerung der Statusmeldungen bis zur Zahlung.

September 2027

Ausstellung + E-Reporting: KMU, Kleinst- und Kleinunternehmen

Ab dem 1. September 2027 wird die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auf alle KMU, Kleinst- und Kleinunternehmen ausgeweitet. Da der Empfang bereits seit 2026 verpflichtend ist, liegt die Herausforderung in der strukturierten Ausstellung und der Datenübermittlung (E-Reporting bei Bedarf) ohne Betriebsunterbrechung. Mit Weproc PA Connect (PA) zentralisieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen, adressieren Ihre Kunden korrekt über das nationale Verzeichnis und verfolgen gemeinsame Statusmeldungen, um Streitigkeiten zu reduzieren und Ihre Liquidität zu sichern. Die native Integration in Weproc (Bestellungen, Budgets, Abgleiche) ermöglicht es Ihnen, den Purchase-to-Pay-Zyklus zu industrialisieren und dabei 100 % konform zu bleiben.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung avec

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit Weproc ist mehr als nur die Erfüllung einer Vorschrift: Es ist ein echter Leistungshebel für Ihre Einkaufs-, Finanz- und Buchhaltungsteams.
Dank Weproc PA Connect, Ihrer zugelassenen Plattform (PA), zentralisieren Sie den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen und gewährleisten gleichzeitig die ab September 2026 geforderte Rechtskonformität.

Weniger Fehler und Versäumnisse: Rechnungen werden automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet, ohne Verlust- oder Duplikatrisiko.
Kürzere Bearbeitungszeit: Eine geschätzte Produktivitätssteigerung von 40 % bis 60 % durch den Wegfall manueller Eingaben und Mahnungen.
Automatischer Abgleich und Freigabe: Rechnungen werden mit Bestellungen und Wareneingängen verglichen, was eine schnellere Freigabe und eine bessere Kontrolle von Abweichungen gewährleistet.
Echtzeit-Transparenz über Ihre Ausgaben: Ihre Budgets werden bei jeder Freigabe aktualisiert und Sie werden bei Überschreitungen benachrichtigt.
Garantierte Compliance und Nachverfolgbarkeit: Jede Rechnung durchläuft einen standardisierten Lebenszyklus (eingereicht, bereitgestellt, genehmigt, Zahlung übermittelt, Zahlung erhalten), der volle Prozesstransparenz bietet.

Mit Weproc vereinfachen Sie Ihre täglichen Abläufe und sichern Ihre gesamte Purchase-to-Pay-Kette ab: weniger Fehler, weniger Reibungsverluste, mehr Kontrolle.
Die elektronische Rechnungsstellung wird zu einem echten Effizienzhebel für Ihre Verwaltungs- und Finanzteams.

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FAQ – Elektronische Rechnungsstellung

Häufig gestellte Fragen

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungs-Reform vor?
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zum Empfang, zur Ausstellung und zur Verarbeitung elektronischer Lieferantenrechnungen.

Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der französischen Reform?

Eine elektronische Rechnung ist kein einfaches PDF. Es ist ein strukturiertes Dokument, das maschinenlesbare Daten enthält (z. B. Factur-X, UBL, CII) und der Norm EN 16931 entspricht.
Sie muss über eine zugelassene Plattform (PA) oder das öffentliche Rechnungsportal (PPF) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Dieses strukturierte Format gewährleistet die automatisierte Verarbeitung, die Zuverlässigkeit der Daten und die Nachverfolgbarkeit des Rechnungslebenszyklus.

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?

Die Reform tritt schrittweise ab dem 1. September 2026 in Kraft:

Alle Unternehmen müssen ab diesem Datum E-Rechnungen empfangen können.
Großunternehmen und Mittelständler (ETI) müssen ihre elektronischen Rechnungen ebenfalls ausstellen und ihre Daten übermitteln (E-Reporting).
KMU und Kleinstunternehmen folgen am 1. September 2027 mit der Ausstellungspflicht.
Dieser Zeitplan wird von der DGFiP festgelegt und zielt darauf ab, den gesamten B2B-Rechnungsfluss in Frankreich zu digitalisieren.

Was ist der Unterschied zwischen dem PPF und einer zugelassenen Plattform (PA)?

Das öffentliche Rechnungsportal (PPF) ist die Plattform des Staates.
Zugelassene Plattformen (PA) wie Weproc PA Connect sind private Anbieter, die berechtigt sind, E-Rechnungen konform zum PPF zu erstellen, zu empfangen und zu übermitteln.
Sie bieten erweiterte Funktionen: Konformitätsprüfung, Statusverfolgung, Abgleiche, Freigabe-Workflows und Buchhaltungsintegration, wobei sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Sicherheit des Austauschs gewährleisten.

Welche Hauptformate für elektronische Rechnungen werden akzeptiert?

Die Reform basiert auf drei standardisierten Formaten:

Factur-X: deutsch-französisches Hybridformat (PDF + XML CII).
UBL: europäisches XML-Format, das in vielen ERP-Systemen verwendet wird.
CII: strukturierte Syntax, die dem semantischen Modell EN 16931 entspricht.
Diese Formate ermöglichen das automatische Auslesen durch Verwaltungssoftware und gewährleisten die Interoperabilität zwischen Unternehmen, ERP-Systemen und zugelassenen Plattformen.

Wie stellt Weproc die Konformität Ihrer elektronischen Rechnungen sicher?

Weproc PA Connect ist eine zugelassene Plattform (PA), die den gesamten Prozess verwaltet: Empfang, Ausstellung, Konformitätsprüfung, Verfolgung der Lebenszyklus-Status und Datenübermittlung an die Behörden.
Jede Rechnung durchläuft einen nachverfolgbaren Prozess: eingereicht, bereitgestellt, genehmigt, Zahlung übermittelt, Zahlung erhalten.
Dank des konfigurierbaren Freigabe-Workflows und des automatischen Abgleichs reduzieren Ihre Teams Fehler und Bearbeitungszeiten und bleiben dabei 100 % konform.

Welche konkreten Vorteile bietet die elektronische Rechnung mit Weproc?

Weniger Fehler: Daten werden automatisch importiert, ohne manuelle Eingabe.
Zeitersparnis: Automatisierte Freigabe und Abgleich.
Vollständige Nachverfolgbarkeit: Statusverfolgung und beweissichere Archivierung.
Budgettransparenz: Automatische Aktualisierung des vorausschauenden Ausgabenplans (PDP).
Garantierte Interoperabilität: Anbindung an alle ERP-Systeme und Mandantenfähigkeit.
Die elektronische Rechnungsstellung mit Weproc wird zu einem Hebel für operative Effizienz und finanzielle Steuerung in Echtzeit.