Mandantenfähigkeit
Machen Sie geografische Distanz zur Stärke Ihrer Niederlassungen
- Zentralisieren Sie standortübergreifende Bedarfe
- Vereinheitlichen Sie Ihre internen Prozesse
- Steuern Sie die Aktivitäten Ihrer verschiedenen Standorte gleichzeitig
Die aktuellen Herausforderungen für Unternehmen mit mehreren Standorten
Uneinheitliche Prozesse zwischen den Standorten
Ohne automatische Konsolidierung sind Ausgaben schwer nachzuverfolgen, Budgets werden unübersichtlich und finanzielle Verpflichtungen können ohne Warnung überschritten werden.
Fehlende Gesamtübersicht
Wenn jeder Standort mit eigenen Methoden und Dateien arbeitet, geht die Gesamtübersicht verloren. Den Teams fehlen verlässliche Informationen, um Ausgaben zu analysieren, Entscheidungen zu koordinieren und Bedarfe vorausschauend zu planen.
Fehlende Konsolidierung: Risiko von Budgetüberschreitungen
Unterschiedliche Verfahren, variable Freigaben, nicht abgestimmte Tools… Jeder Standort entwickelt seine eigenen Gewohnheiten, was die Abläufe verlangsamt und das Fehlerrisiko erhöht.
Was bietet Weproc für Ihre Verwaltung?
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Une gouvernance centralisée
Une gouvernance centralisée
Une vision unifiée en temps réel
Une vision unifiée en temps réel
Des processus homogènes et contrôlés
Des processus homogènes et contrôlés
Das Herzstück der Mandantenverwaltung — Die Schlüsselfunktionen
Verwaltung von Gesellschaften & Standorten
Legen Sie Ihre Gesellschaften, Niederlassungen, Agenturen oder Standorte direkt in Weproc an. Jede Entität verfügt über eigene Einstellungen, Budgets, Workflows und Benutzer.
Mehrstufige Rollen & Berechtigungen
Definieren Sie präzise, wer was sehen, freigeben oder verwalten darf. Sensible Daten bleiben geschützt und jeder Benutzer agiert innerhalb seines zugewiesenen Bereichs.
Datentrennung & intelligenter Datenaustausch
Wählen Sie aus, was geteilt werden soll (Kataloge, Lieferanten, Verträge) und was standortspezifisch bleiben muss.
Budgets für mehrere Entitäten
Weisen Sie separate Budgets pro Standort, Tätigkeit oder Abteilung zu. Die Ausgaben werden automatisch verfolgt und Überschreitungen in Echtzeit erkannt.
Angepasste Workflows pro Standort
Jeder Standort kann über einen eigenen Freigabe-Workflow verfügen, der auf seinen internen Regeln, Schwellenwerten oder seiner Organisation basiert.
Automatische Konsolidierung des Einkaufs
Alle Daten werden automatisch an die Zentrale übermittelt: Ausgaben, Verpflichtungen, Lieferanten, Leistung, Historien.
Mandantenverwaltung in der Praxis: Wie funktioniert das?
1. Erstellen Sie Ihre Standorte: Niederlassungen, Agenturen, Filialen, Werkstätten…
2. Weisen Sie Ihre Benutzer zu: Rollen, Berechtigungen, Zuständigkeitsbereiche.
3. Konfigurieren Sie die internen Regeln: Workflows, Budgets, Kataloge.
4. Teilen oder isolieren Sie die Daten: je nach Governance-Strategie.
5. Verfolgen Sie alles in einem konsolidierten Dashboard.
Ein Beispiel?
Eine Unternehmensgruppe mit einem Netzwerk von Filialen oder Franchise-Nehmern kann ihre Prozesse dank Weproc vereinheitlichen. Die Software ermöglicht die Koordination des Einkaufs, die Vereinheitlichung interner Regeln und die Kontrolle über finanzielle Verpflichtungen. Jede Entität behält ihre operative Autonomie und hält sich gleichzeitig an einen gemeinsamen Rahmen. Weproc hilft ihnen, Managementunterschiede zwischen den Standorten zu reduzieren, die Gesamtleistung zu verbessern und die Budgetverfolgung zu erleichtern.
Ihr gesamter Einkauf an einem zentralen Ort
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, kann ein nicht zentralisierter Einkauf zu zusätzlichen Kosten und erheblichem Zeitverlust führen.
Mit Weproc können Sie Ihren gesamten Einkauf einfach an einem Ort zentralisieren: Verfolgen Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit und optimieren Sie die Leistung Ihres Unternehmens.
Rationalisieren Sie Ihre Prozesse
Vereinheitlichen Sie Ihre Methoden und wenden Sie sie auf alle Ihre Standorte an. Profitieren Sie von einer Gesamtübersicht dank einer einzigen Lösung.
Implementieren Sie mit Weproc einen globalen Einkaufsprozess.
Sicherheit, Compliance und Governance
Weproc garantiert die Einhaltung Ihrer internen Regeln: Workflows, Budgets und Freigaben gewährleisten eine automatische Compliance. Jede Aktion wird pro Standort nachverfolgt, was eine echte mandantenübergreifende Übersicht ermöglicht. Obligatorische Genehmigungen sichern finanzielle Verpflichtungen ab und reduzieren Fehler. So stärken Sie Ihre interne Kontrolle und die Zuverlässigkeit jeder einzelnen Entität in einer zentralisierten und sicheren Umgebung.
27% der zusätzlichen Kosten sind auf einen dezentralen Einkauf zurückzuführen
Ergänzende Funktionen
Weproc lässt sich modular einsetzen, um alle Schritte abzudecken: Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, Bestellungen & Wareneingang, Rechnungen & Zahlungen, Budgets, Warengruppen, Lagerbestände… Gestalten Sie Ihren Source-to-Pay-Prozess in Ihrem eigenen Tempo und ohne Komplexität.
FAQ – Funktion zur besseren Verwaltung Ihrer Gesellschaften
Häufig gestellte Fragen
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten!
Das Einkaufsmanagement in einem Unternehmen mit mehreren Standorten birgt spezifische Herausforderungen, wie die Vereinheitlichung der Einkaufsprozesse, die Koordination zwischen den verschiedenen Standorten, die Verhandlung passender Lieferantenverträge und die Zentralisierung von Produkt- und Dienstleistungskatalogen.
Es ist entscheidend, an Ihre Standorte angepasste Freigabe-Workflows zu implementieren, um die Kommunikation und die Verfolgung der verschiedenen Projekte zu erleichtern und gleichzeitig die Nachverfolgbarkeit der Ausgaben und die Einhaltung der Budgets sicherzustellen.
Um Einkaufsprozesse und Lieferantenverträge an Ihren Standorten zu vereinheitlichen, ist es wichtig, gemeinsame Regeln und Verfahren festzulegen. Dies geschieht durch die Implementierung von standardisierten Freigabe-Workflows für Einkaufsfreigaben, die Verhandlung von Rahmenverträgen mit Lieferanten und die Zentralisierung dieser Lieferantenverträge.
Der Einsatz von Analyse-Tools ermöglicht es, die Leistung zu überwachen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, um das Einkaufsmanagement an allen Ihren Standorten zu optimieren.
Um die Konsistenz der Produkt- und Dienstleistungskataloge zwischen den verschiedenen Standorten zu gewährleisten, wird empfohlen, deren Verwaltung mit einer Einkaufssoftware wie Weproc zu zentralisieren.
Dies beinhaltet die Erstellung eines gemeinsamen Referenzsystems, das die Warengruppen, Beschreibungen, Preise und Lieferbedingungen für jeden Lieferanten zusammenfasst. Analyse-Tools ermöglichen es zudem, die Entwicklung der Bedarfe zu verfolgen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren, wie z.B. die Rationalisierung von Produktsortimenten oder die Anpassung der Einkaufsbedingungen.
Mehrere analytische Kennzahlen (KPIs) sind relevant, um das Einkaufsmanagement in einem Umfeld mit mehreren Standorten zu überwachen und zu optimieren. Dazu gehören die Budgetausschöpfungsquote pro Abteilung, das Einkaufsvolumen pro Warengruppe oder auch die Einhaltung der Lieferfristen.
Die Erleichterung der Kommunikation und Koordination zwischen den Standorten im Rahmen des Einkaufsmanagements kann durch mehrere Maßnahmen erreicht werden.
Die Einführung eines angepassten Workflows ermöglicht einen reibungsloseren Informationsaustausch und gewährleistet eine effiziente Nachverfolgung von Vorgängen und Projekten.
Es ist ebenfalls entscheidend, Koordinationsgremien wie Lenkungsausschüsse oder Arbeitsgruppen einzurichten, um sich über Best Practices, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten auszutauschen.
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