Flujo de trabajo de validación
¡Elimina las tareas repetitivas para centrarte en aquellas con un alto valor añadido!
- Optimiza tu circuito de validación
- Cumple tus plazos
- Sigue tus procedimientos
Qué Weproc Transformaciones En tu gestión
Un proceso de aprobación fluido y totalmente controlado
Automatiza tus circuitos de validación
Automatiza tus circuitos de validación
Asegura tus compromisos
Asegura tus compromisos
Acelerar la toma de decisiones
Acelerar la toma de decisiones
Los límites de un Validación manual
Las empresas se enfrentan a problemas recurrentes a la hora de supervisar sus contratos: documentos dispersos, falta de visibilidad, plazos olvidados y renovaciones tácitas… Estas dificultades representan un riesgo financiero y organizativo.
Validaciones lentas y propensas a errores
Cuando un circuito de validación depende de correos electrónicos, archivos dispersos o transmisiones informales, aumentan las probabilidades de errores. Las solicitudes se pierden, las aprobaciones llegan tarde y los equipos tienen que compensar con recordatorios que consumen mucho tiempo. Un sistema automatizado elimina esta fricción y garantiza un procesamiento consistente, sin intervenciones repetitivas.
Falta de trazabilidad y dificultades para hacer seguimiento de aprobaciones
Sin una herramienta dedicada, rápidamente se vuelve imposible saber dónde está una solicitud, quién debe validarla o qué acciones se han tomado. Esta falta de visibilidad vuelve a ralentizar a los equipos, alargar los plazos y complicar el arbitraje interno. Una solución centralizada permite a todos hacer un seguimiento con un historial claro y accesible cuando sea necesario.
Pérdida de control y riesgo financiero
Las validaciones no formalizadas a veces conducen a compromisos no autorizados, sobresaltos presupuestarios o incumplimiento de los procedimientos internos. Estos fracasos pusieron a la empresa en riesgo operativo y financiero. Al estructurar los circuitos de validación, Weproc refuerza la seguridad de los compromisos y garantiza el control completo de las autorizaciones.
¿La solución? ¡Define los flujos de trabajo!
Un flujo de trabajo en acción: ¿cómo funciona?
1. Se crea una solicitud: El usuario emite una compra, contrato o solicitud de compromiso.
2. Las reglas se aplican automáticamente: Weproc determina el circuito correcto según las reglas definidas.
3. Se notifica a los aprobadores (definidos en el flujo de trabajo): cada uno valida , rechaza o comenta desde su interfaz.
4. Las acciones se registran: todo se rastrea y archiva automáticamente.
5. La solicitud continúa su ciclo: una vez validada, se convierte en un pedido, contrato o factura según tu proceso.
El corazón del flujo de trabajo — Las características clave
Con Weproc, estructuras todos tus circuitos de aprobación sin complicaciones. El motor de flujo de trabajo analiza automáticamente el tipo de solicitud, la cantidad, el departamento o la institución implicada, y luego activa las aprobaciones correspondientes. Cada paso se vuelve fluido, coherente y totalmente controlado.
Crear flujos de trabajo dinámicos
Define diferentes canales según tus umbrales de compra, familias de productos, centros de costes o proveedores sensibles. El aprobador adecuado siempre recibe la petición correcta, en el momento adecuado.
Automatizar recordatorios y recordatorios
Weproc envía recordatorios automáticamente en caso de inactividad. No es necesario solicitar manualmente a los responsables de la toma de decisiones: las validaciones avanzan por sí solas.
Aplicar excepciones y reglas avanzadas
Añadir aprobadores obligatorios, habilitar rutas alternativas según la naturaleza de la compra o aplicar validación jerárquica para solicitudes sensibles. Tu flujo de trabajo se adapta a cualquier situación.
Beneficiarse de una trazabilidad perfecta
Cada validación, comentario o rechazo se registra. Tienes un historial claro, útil para auditoría interna y control de compromisos.
Análisis de datos de proveedores
Harmoniza tu negocio con nuestra solución integral e intuitiva. Automatiza tareas de bajo valor y controla tus acciones en tiempo real.
Analiza tus circuitos y mejora tu rendimiento interno
Weproc aclara todo lo que implica tus aprobaciones. De un vistazo, puedes identificar los puntos conflictivos, los plazos medios y los equipos más solicitados.
Métricas clave para entender tus procesos
- Tiempos medios de aprobación
- Tiempos de espera por servicio
- Tasas de rechazo o cambio
- Procesos más utilizados
- Carga por aprobador
- Identificaciones de cuello de botella
Con estos datos, puedes mejorar continuamente tu organización y reducir los tiempos de procesamiento.
Construye tus pistas en unos pocos clics
Configura tus flujos de trabajo según tu forma de trabajar
Weproc ofrece un configurador simple y visual para crear tus circuitos de validación. Tanto si tu organización es centralizada como multiinstitucional, puedes definir reglas precisas de forma independiente.
Disparadores disponibles
Cantidad de la solicitud
Tipo de compra (bien, servicio, servicio, stock, etc.)
Centro de proyecto o de costes
Servicio de emisión
Proveedor (estado, criticidad, novedad)
Tipo de documento (Solicitud, pedido, contrato, factura)
Establecimiento implicado
Sobrecarga presupuestaria
Renovación automática o tácita
Tu organización sigue siendo constante incluso cuando crece.
Descubre todas nuestras funciones
Seguridad y cumplimiento
Asegura tus compromisos y asegúrate de cumplir con el cumplimiento interno
Los flujos de trabajo estructurados reducen drásticamente los riesgos: compromisos no validados, sobrecostes presupuestarios, eludir normas internas, etc.
Weproc se asegura de que cada compra se apruebe según las normas adecuadas y que nada se deje al azar.
Cumplimiento mejorado
Trazabilidad certificada
Historial completo de stock
Las normas internas siempre respetadas
Asegurar compromisos financieros
Mejor transparencia para los auditores
Casos de uso reales
Validación de una solicitud de compra:
Define con precisión a los aprobadores en función de la cantidad, el servicio emisor, el tipo de producto o el factor estratégico. La persona adecuada recibe la solicitud al instante.
Validación presupuestaria:
Configura circuitos específicos tan pronto como se alcance un umbral. El gestor de presupuestos es llamado automáticamente en caso de sobrepase o de una línea sensible.
Validación multiinstitucional:
Los aprobadores cambian según el sitio: útil para grupos multisede o organizaciones descentralizadas.
Validación de contratos o renovaciones:
Estandarizar y asegurar las páginas obligatorias: responsable de negocio, departamento legal, departamento de compras. Cada paso está garantizado antes del compromiso.
Características adicionales
Preguntas más frecuentes– Funcionalidad para Automatiza tu proceso
Preguntas frecuentes
¿Tienes alguna pregunta? ¡Tenemos las respuestas!
Un circuito de validación es un proceso estructurado y organizado que te permite controlar y aprobar las solicitudes de compra dentro de una empresa. Este mecanismo promueve una mejor gestión de proveedores, contratos y catálogos de productos o servicios.
El sistema de flujo de trabajo es esencial en la gestión de compras porque ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas internas, evitar gastos innecesarios y optimizar los presupuestos asignados . Además, un circuito de validación bien definido facilita la comunicación entre los distintos interesados y garantiza un seguimiento eficiente de tus archivos, proyectos y asuntos internos.
Para establecer un circuito de validación adaptado a tu empresa, es importante seguir varios pasos.
Primero, identificar a los actores clave implicados en el proceso de compra y definir sus respectivas responsabilidades. Luego, establecer reglas claras de validación según las familias de compra y los umbrales presupuestarios. También recuerda tener en cuenta las particularidades de tu empresa, especialmente si gestionas varios establecimientos. ¡Integra estas reglas en un flujo de trabajo que automatize y agilice el proceso de validación!
Un circuito de validación automatizado tiene varias ventajas para las empresas :
- Ahorra tiempo al reducir el tiempo que tarda en procesar las solicitudes de compra y facilitar la comunicación entre los distintos interesados.
- Garantiza una mejor trazabilidad de expedientes y casos, promoviendo así el seguimiento analítico de los gastos.
- Automatizar el circuito de validación reduce el error humano y el riesgo de incumplimiento, al tiempo que proporciona una visión global de los presupuestos y contratos con los proveedores.
El manejo de excepciones en un circuito de validación es el proceso de identificar y abordar casos especiales que no siguen el proceso estándar de validación.
Para gestionar eficazmente estas excepciones, es esencial contar con procedimientos claros y adecuados, formar a los departamentos de la empresa y garantizar una comunicación fluida entre los distintos interesados. Un sistema de seguimiento analítico de excepciones también ayudará a identificar fallos y ajustar el proceso de validación en consecuencia.
Para garantizar la continuidad del circuito de validación en caso de ausencia o indisponibilidad de un actor clave, es importante proporcionar soluciones alternativas o de delegación. Puedes designar suplentes para asumir las responsabilidades de validación en caso de ausencia del validador principal.
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