Einkaufs prozess
Die 6 Schlüsselprozesse auf einer einzigen Plattform
Warum Sie Ihre „Einkaufsprozesse“ in einer Software formalisieren sollten?
Ein Einkaufsprozess beschreibt, wer was wann und mit welchen Kontrollen tut – von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung. In einer Procure-to-Pay (P2P)-Umgebung sind diese Schritte miteinander verknüpft und softwaregestützt, um die Compliance zu standardisieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Datenzuverlässigkeit zu erhöhen. P2P verbindet operative Teams, Einkauf, Finanzabteilung und Lieferanten in einem durchgängigen Fluss aus Bestellanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Wareneingängen, Rechnungen und Zahlungen. Das ist das Rückgrat eines modernen E-Procurements: eine digitale, nachvollziehbare und datengesteuerte Verwaltung bei jedem Schritt.
Die 6 Weproc-Prozesse im Überblick
1
Bestellanforderungen
Formalisieren Sie den Bedarf mit wenigen Klicks: Artikel, Dienstleistungen, Mengen, Anhänge und Kostenstellen.
Die konfigurierbaren Freigabe-Workflows wenden Ihre Regeln an (Schwellenwerte, Abteilungen, Warengruppen, Standorte) und gewährleisten die Compliance vor jeder Budgetbindung. Die Anforderung aktualisiert die Budgets in Echtzeit, um jede Überschreitung zu vermeiden.
Das Ergebnis: weniger unkontrollierte Einkäufe (Maverick Buying) und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen.
2
Angebotsanfragen (RFQ)
Starten Sie aus einer Anforderung heraus eine Angebotsanfrage: Lastenheft, Einladungen, Angebotseingang über das Lieferantenportal und ein multikriterieller Vergleich.
Zentralisieren Sie den Austausch und die Dokumente, begründen Sie die Auswahl und fixieren Sie die Konditionen (Preis, Fristen, Garantien).
Die Ergebnisse fließen in Ihre Bestellungen und Dashboards ein. Zeitersparnis, stärkerer Wettbewerb und nachvollziehbare Vergabeentscheidungen.
3
Bestellungen
Erstellen Sie die Bestellung mit einem Klick aus der erfolgreichen Angebotsanfrage oder der freigegebenen Anforderung. Senden Sie sie an den Lieferanten, verfolgen Sie den Status und planen Sie die Wareneingänge.
Weproc bündelt die gesamte Akte (Bestellung, Angebot, Korrespondenz) und benachrichtigt bei Verzögerungen.
Das Ziel: keine doppelte Dateneingabe, kontrollierte Fristen und eine solide Grundlage für den 3-Wege-Abgleich mit der Rechnung, die Integration in die Buchhaltung und die Zahlung.
Wareneingänge
Erfassen Sie die eingegangenen Mengen (konform, Abweichungen, Rücksendungen) und benachrichtigen Sie den Lieferanten. Nichtkonformitäten werden dokumentiert und können die Rechnung bis zur Klärung sperren.
Ein nahtloser Prozess direkt in Weproc: Verfolgen Sie die erhaltenen Mengen sowie die Qualität pro Lieferant und sichern Sie den nachfolgenden P2P-Prozess ab.
4
Rechnungen
OCR-Erfassung, automatische Prüfungen, 3-Wege-Abgleich (Bestellung-Wareneingang-Rechnung) und Zahlungsfreigabe nach Ihren Regeln.
Weproc ist bereit für die E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD/XRechnung) und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der in Deutschland geltenden E-Rechnungspflicht ab 2025.
5
6
Zahlungen
Steuern Sie Fälligkeiten und Status (zur Zahlung fällig, bezahlt, gesperrt). Bei Prüfungen festgestellte Abweichungen verhindern unberechtigte Zahlungen. Die Dashboards helfen der Finanzabteilung, die Liquidität zu planen und Lieferantenverbindlichkeiten einzuhalten. Die native Verknüpfung mit den Rechnungen und der Einkaufshistorie stärkt die Revisionssicherheit und den gesamten P2P-Prozess mit Weproc.
"Ein mittelständisches Unternehmen plant seine MRO-Bedarfe. Die Instandhaltung löst Bestellanforderungen aus, der Einkäufer fragt 3 Lieferanten an, die Freigabe erfolgt per Workflow. Wareneingang in 2 Chargen; eine Charge ist nicht konform → Meldung, Rücksendung, Gutschrift. Die Rechnung wird automatisch abgeglichen."
Vollständiges interaktives Tutorial
von der Bestellanforderung au
bis zur Lieferantenzahlung avec 
Eine personalisierte Demo, um Ihre bestehenden Prozesse zu optimieren?
Die Vorteile des Einkaufsprozesses mit Weproc
FAQ – Der Einkaufsprozess mit Weproc
Sie planen, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Optimierung Ihrer Procure-to-Pay-Prozesse.
Nein. Sie können nur die Prozesse aktivieren, die für Sie relevant sind. Einige Unternehmen belassen beispielsweise die Zahlungsabwicklung in ihrer Buchhaltungssoftware und nutzen Weproc, um den Status zu verfolgen, ohne die Ausführung zu verwalten. Jeder Prozess ist eigenständig und umfasst alle notwendigen Funktionen (z. B. Freigaben, Budgets, Nachvollziehbarkeit). Es steht Ihnen frei, Weproc schrittweise nach Ihren Prioritäten einzuführen.
Nein. Die Weproc-Benutzeroberfläche ist vollständig anpassbar. Wenn Sie nur Bestellanforderungen nutzen, wird auch nur der entsprechende Reiter angezeigt. Das Ergebnis: eine einfache, aufgeräumte und auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnittene Oberfläche. Sie erhalten ein 100 % intuitives Tool ohne überflüssige Menüs, was die Akzeptanz in Ihren Teams fördert.
Das ist ein Vorteil. Wenn Ihre Lieferanten bereits in einem ERP oder einer Buchhaltungslösung verwaltet werden, lässt sich Weproc einfach integrieren. Zwei Optionen:
API zur automatischen Synchronisierung der Datenbank (Neuanlagen, Aktualisierungen, Deaktivierungen).
Manuelle Importe (CSV/Excel), wenn keine kontinuierliche Verbindung erforderlich ist.
So bleiben Ihre Daten in Weproc ohne doppelte Erfassung aktuell. Die ERP-Integration ist darauf ausgelegt, Prozesse zu vereinfachen, nicht zu verkomplizieren.
Ja. Weproc ermöglicht die Verwaltung mehrerer juristischer Einheiten oder operativer Standorte über ein einziges Konto. Sie können spezifische Freigaberegeln (Beträge, Warengruppen, Abteilungen) pro Gesellschaft oder Niederlassung definieren. Die Budgets werden ebenfalls pro Struktur verfolgt, was eine konsolidierte Übersicht und eine präzise Steuerung Ihrer Budgetbindungen gewährleistet.
Weproc integriert nativ die elektronische Rechnungsverarbeitung (z. B. ZUGFeRD/XRechnung) und ist konform mit den gesetzlichen Verpflichtungen in Deutschland:
Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.
Der Versand von E-Rechnungen wird schrittweise bis 2028 für alle Unternehmen zur Pflicht.
Dank des 3-Wege-Abgleichs (Bestellung-Wareneingang-Rechnung) sichern Sie Ihre Zahlungen ab und bleiben gleichzeitig gesetzeskonform.
Mit Weproc können Sie:
Die Freigabezeit für Anforderungen und Rechnungen um 30 bis 70 % reduzieren.
Die Compliance verbessern – dank Workflows und Budgetkontrolle in Echtzeit.
Lieferantenkonflikte minimieren durch die Nachverfolgung von Wareneingängen und den automatischen Abgleich.
Die finanzielle Transparenz erhöhen.
Das Ergebnis: mehr Produktivität, weniger Fehler und eine gestärkte Einkaufs-Governance.
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