Software de compras pensado para asociaciones
ONG, federaciones y asociaciones gestoras: optimicen sus gastos, desde el voluntario en campo hasta el informe financiero.
¿Por qué es importante estructurar las compras de su asociación ahora?
En una asociación, la rigurosidad es clave: debe rendir cuentas a financiadores públicos o privados y, al mismo tiempo, coordinar equipos híbridos de empleados y voluntarios. Excel y los correos electrónicos ya no son suficientes frente a las nuevas obligaciones fiscales.
Sus riesgos actuales:
Opacidad presupuestaria: gastos realizados sin autorización previa que pueden poner en peligro el equilibrio financiero de sus proyectos.
Riesgo fiscal y legal: gestionar mal el IVA o tener facturas no conformes puede convertirse en un problema con la reforma de 2026.
Pérdida de tiempo administrativo: Un tesorero o un departamento de contabilidad ahogados en recordatorios de proveedores y en la recuperación de recibos.
Gobernanza compleja: Dificultad para hacer cumplir los circuitos de validación entre la sede, las sucursales locales y los voluntarios.
La solicitud de compra: implique y responsabilice a voluntarios y empleados
Centralizar y gestionar todas las necesidades, desde la sede hasta el terreno
Ya sea en la sede central o en el terreno, cada empleado o voluntario puede expresar una necesidad a través de una interfaz sencilla y accesible. Todas las solicitudes de compra están centralizadas y vinculadas a un presupuesto preciso, para garantizar transparencia y control de los gastos asociativos.
Con Weproc, estructure sus solicitudes de compra:
- Interfaz simplificada para empleados y voluntarios
- Anexo obligatorio a un presupuesto (Misión Humanitaria, Evento Anual, Operación, etc.)
- Eliminación de compras impredecibles
- Añadir comentarios y documentos de apoyo
- Seguimiento en tiempo real de solicitudes en curso
Valida pedidos y presupuestos según tu estado
Mantente al día con tus compromisos financieros y subvenciones
Una vez validada la solicitud, Weproc transforma automáticamente la necesidad en un pedido, vinculado al presupuesto correspondiente (véase el artículo Expresar correctamente una necesidad). Mantienes una visión clara de los compromisos y del resto que debes consumir, mientras aseguras tu financiación pública o privada.
Weproc le permite :
- Comprobar automáticamente la disponibilidad presupuestaria
- supervisar la elegibilidad del gasto para subvenciones
- Define los flujos de trabajo de validación por cantidad o tipo
- Órdenes de seguimiento por proyecto o asignación
- Gestionar sus presupuestos desde un panel de control centralizado
El resultado: una gestión presupuestaria asociativa fiable, cumplida y fácil de gestionar.
¡Estos establecimientos confían en nosotros!
¿Qué está esperando?
Acredite los fondos con la recepción
Garantice sus fondos mediante una trazabilidad total
La recepción de bienes o la prestación de servicios es un paso clave para el cumplimiento financiero de las asociaciones. Weproc facilita la validación del «Service Fait», que es esencial para desbloquear cierta financiación pública.
Principales funcionalidades:
- Validación de la recepción con un solo clic
- Agregar fotos del albarán desde un dispositivo móvil
- Notificación inmediata de anomalías
- Seguimiento de las entregas en tiempo real
Tienes pruebas claras y rastreables listas para auditorías y financiadores.
Prepárese para la Factura Electrónica (PA)
Prepárese para la reforma 2026/2027 con confianza
Weproc concilia automáticamente facturas con pedidos y recibos, eliminando errores de pago y duplicados. La plataforma está diseñada para apoyar a las asociaciones en la transición a la facturación electrónica.
Con Weproc, te beneficias de:
- Conciliación automática de factura / pedido / recepción
- Gestión de facturas electrónicas
- Cumplimiento con la reforma 2026/2027
- Seguimiento de pagos y controles contables
- Gestión de la reforma de bienes obsoletos
Una solución completa para una gestión financiera de la asociación transparente y cumplida.
Weproc aporta el rigor de un grupo grande con
La simplicidad requerida Para tus voluntarios.
Tú aseguras los fondos, nosotros gestionamos la trazabilidad de los flujos.
FAQ - La gestión de compras de una asociación
¿Tienes alguna pregunta? ¡Tenemos las respuestas!
Sí. La herramienta está diseñada para equipos pequeños: solicitudes guiadas, reglas sencillas de aprobación, visibilidad directa para el responsable.
La incorporación es rápida. Tras una breve preparación y formación, tus primeras solicitudes y aprobaciones pueden comenzar muy rápido.
Sí, puedes darles el acceso adecuado para ver los documentos y recuperar los documentos necesarios.
Para optimizar la gestión de compras en un contexto multiservicio, se pueden implementar varias mejores prácticas.
Es esencial definir claramente las necesidades y objetivos de cada departamento, fomentar la colaboración y el intercambio de información entre departamentos, y establecer una cultura de mejora continua. Contar con un sistema centralizado de gestión de compras también permite hacer el seguimiento y el análisis del gasto de cada departamento, facilitando la identificación de oportunidades de optimización.
Precios adaptados a equipos pequeños. ¡La mejor forma es ver vuestro perímetro junto durante una demostración!
Sí, por la recepción de facturas, te preocuparás. Además, si tienes un negocio extra, las normas cambian. Weproc gestiona estos casos especiales para evitar cualquier ajuste.
¿Quieres saber más sobre esta gestión?
¡Descubre cada semana nuestros artículos, seminarios web o plantillas gratuitas para descargar y así mejorar los gastos de tus asociaciones!
