¿Buscas una opinión de cliente Weproc concreta, documentada y al margen de las páginas comerciales? Seafrigo, uno de los líderes mundiales de la logística y el transporte a temperatura controlada, ha aceptado contar en vídeo la digitalización completa de su gestión de compras: del papel y los archivos de Excel a un proceso Procure-to-Pay unificado.
En este testimonio de 8 minutos, los equipos de compras, contabilidad y operaciones de Seafrigo describen sin filtros su situación antes de Weproc, los criterios que inclinaron la balanza, el desarrollo de la implantación y los beneficios que constatan en el día a día.
Su experiencia resumida en tres ideas, elegidas por ellos mismos: visibilidad del proceso, control del gasto, racionalización de la tramitación.
⏱️ Lo esencial en 2 minutos
- La empresa: Seafrigo, logística y transporte a temperatura controlada, presente en 5 continentes y en 25 países.
- El detonante: crecimiento del grupo mediante adquisiciones, volúmenes de compra al alza y un proceso que seguía gestionándose en papel y con archivos de Excel.
- El criterio de elección n.º 1: una solución personalizable, capaz de adaptarse a una organización de grupo con varias sociedades y varias actividades.
- La implantación: sencilla de poner en marcha, con una herramienta que los equipos dominaron «muy rápidamente».
- Los beneficios: visibilidad de principio a fin, de la solicitud de compra al pago, ahorro de tiempo en el registro de facturas y ni una sola solicitud de compra olvidada.
El testimonio en vídeo de Seafrigo sobre Weproc
Los capítulos del vídeo
- 0:00 — Lo que gustó de Weproc
- 0:18 — Seafrigo, especialista en la cadena de frío
- 0:47 — Por qué agilizar el proceso de compras
- 1:06 — Antes de Weproc: papel, Excel y recordatorios
- 3:00 — Por qué Seafrigo eligió Weproc
- 3:40 — La implantación y la adopción
- 4:31 — La conexión con el software contable
- 5:00 — Weproc en el día a día
- 5:52 — El beneficio n.º 1: la visibilidad
- 6:26 — La capacidad de respuesta del soporte de Weproc
- 7:09 — Unas compras ahora más estratégicas
- 8:19 — Tres palabras para resumir Weproc
¿Quién es Seafrigo?
Seafrigo en pocas palabras
5
continentes cubiertos
25
países con presencia
Grupo
varias sociedades, varias actividades
Seafrigo es uno de los líderes mundiales de la logística y el transporte a temperatura controlada. Lo que diferencia al grupo de un operador logístico convencional es su especialización en la gestión de la cadena de frío: los productos transportados son en su mayoría perecederos, lo que exige un control riguroso de las temperaturas en cada eslabón.
A esta exigencia operativa se suma una organización de grupo compleja: varias sociedades, varias actividades y sedes repartidas por cinco continentes. Un marco que condiciona directamente la forma en que deben estructurarse las compras, y las restricciones que un software de gestión de compras debe ser capaz de asumir.
«Seafrigo está presente en los 5 continentes, en 25 países: eso nos permite responder a las expectativas de nuestros clientes en cualquier parte del mundo.»
— Extracto del testimonio de Seafrigo
Antes de Weproc: papel, Excel y la carrera tras las validaciones
La necesidad de agilizar el proceso de compras no surgió de golpe. Se fue imponiendo poco a poco, impulsada por el crecimiento: nuevas sociedades se incorporaron al grupo, el volumen de compras por tramitar aumentó y hubo que dotarse de herramientas para responder con eficacia a la evolución de las necesidades.
Un circuito de validación íntegramente en papel
Antes de Weproc, validar una solicitud de compra y después la factura correspondiente era una auténtica carrera de obstáculos. El circuito descrito en el testimonio habla por sí solo:
1. Imprimir y rellenar una hoja
Cada necesidad se formalizaba en un documento en papel, rellenado a mano.
2. Ir detrás de los responsables
Las aprobaciones necesarias se conseguían en persona, yendo a ver a cada validador.
3. Devolver la hoja al departamento de compras
El departamento de compras retomaba el expediente para hacer el pedido a los proveedores.
4. Volver a empezar con la factura
La validación de las facturas recaía íntegramente en el departamento de compras, con el mismo circuito manual.
Carpetas, casilleros y escaneos que salen mal
En contabilidad, el funcionamiento era similar. Las facturas se registraban y luego se escaneaban mediante un sistema de etiquetas y códigos de barras, se clasificaban en carpetas según los validadores —departamento de compras, dirección— y después se repartían en casilleros y se llevaban en mano a las personas correspondientes.
Dos consecuencias directas, citadas en el vídeo. En primer lugar, retrasos en la validación: cuando un escaneo sale mal, nadie se da cuenta, y un responsable nunca llega a recibir la factura que debía aprobar. En segundo lugar, la imposibilidad práctica de controlar: en una ficha de existencias de 300 líneas, averiguar si existe o no la factura correspondiente resulta sencillamente imposible.
«Era realmente todo papel. Había bastante retraso en las validaciones… A veces el escaneo sale mal: nosotros pensábamos que todo iba bien y, al final, no, un responsable todavía no ha recibido la factura.»
— Extracto del testimonio de Seafrigo
Formularios de Excel enviados por correo electrónico
En la parte de compras, la gestión se materializaba en formularios de Excel para las solicitudes de compra y los pedidos, que se enviaban por correo electrónico a los proveedores. El seguimiento de los pedidos, por su parte, se introducía a mano en hojas de Excel.
Un sistema descrito como «muy laborioso», expuesto al riesgo de errores de introducción manual y que no permitía tramitar de forma óptima las distintas solicitudes de compra. Con dos puntos ciegos clásicos de fondo: las compras fuera de proceso —más frecuentes y difíciles de identificar— y la ausencia de una herramienta que centralizara los datos, es decir, una visibilidad reducida sobre el gasto.
Por qué Seafrigo eligió Weproc
El primer criterio citado en el testimonio no deja lugar a dudas: la personalización. Una organización de grupo con distintas sociedades y distintas actividades obliga a que sea el software el que se adapte, y no al revés.
Las tres razones para elegir Weproc
Una solución personalizable
Adaptada a las necesidades específicas del grupo, en particular a su organización con varias sociedades y varias actividades.
Una comunicación sencilla
Desde los primeros contactos, la necesidad se entendió con rapidez, algo que en Seafrigo califican de «tranquilizador».
Una respuesta rápida sobre la implantación
Se cumplieron las expectativas en materia de calendario y puesta en marcha.
«Tenemos una organización de grupo con distintas sociedades y distintas actividades, así que el software también tenía que adaptarse a nuestra organización compleja, y así ha sido.»
Una implantación sencilla y una adopción rápida
La implantación «fue bien» y resultó «bastante sencilla de poner en marcha». En el testimonio aparecen dos elementos que lo explican.
El primero tiene que ver con la propia herramienta: intuitiva, con un acceso específico por usuario, de modo que cada cual ve solo lo que le concierne. Los equipos afirman haber «conseguido dominar la herramienta muy rápidamente, porque es realmente fácil de usar».
El segundo tiene que ver con el acompañamiento: los equipos de Weproc se desplazaron a las instalaciones para explicar el funcionamiento, una iniciativa considerada «muy útil, y muy rápida después».
Una integración nativa con el sistema de información existente
Weproc se utiliza en modo SaaS y está conectado con el software contable de Seafrigo. Los datos se transfieren a diario de un programa a otro, lo que garantiza la continuidad del proceso sin tener que volver a introducirlos. En cuanto a la seguridad de los datos y el control de accesos, el sistema cumple los requisitos del grupo.
Es un punto que a menudo se subestima al elegir una herramienta de compras: sin un conector con el ERP o el software contable, la digitalización se detiene en el pedido y deja las cuentas a pagar funcionando como antes.
Los beneficios constatados en el día a día
Beneficio n.º 1: la visibilidad de principio a fin
Es el beneficio que Seafrigo cita en primer lugar. Weproc ofrece una visibilidad sobre el proceso de compra que el grupo no tenía antes, una visibilidad compartida por todos los usuarios, desde la solicitud de compra hasta el pago de la factura de proveedor.
En la práctica, la primera pantalla que se consulta por la mañana recoge todas las solicitudes en curso: todo lo que se ha pedido pero aún no se ha convertido en pedido. La función más utilizada es el seguimiento de los estados del pedido: desde el registro de la solicitud hasta la validación y, después, la recepción, con la información de la fecha de entrega y el albarán que acompaña a la recepción.
«El beneficio número uno de Weproc para Seafrigo es la visibilidad: nos ofrece una visibilidad sobre el proceso de compra que antes no teníamos, desde la solicitud de compra hasta el pago de la factura.»
— Extracto del testimonio de Seafrigo
Beneficio n.º 2: un ahorro de tiempo «enorme» en las facturas
«La mayor ganancia va a ser el tiempo. De eso no hay ninguna duda.» En el registro de facturas, el funcionamiento descrito es directo: se arrastra la factura, se lee automáticamente y solo quedan por hacer algunas modificaciones si la imputación no es correcta desde el punto de vista contable. Después, la factura pasa a contabilidad.
El tiempo liberado se reinvierte de forma explícita: «un ahorro de tiempo enorme para dedicarse a otras tareas que son más interesantes».
Beneficio n.º 3: ni una solicitud de compra olvidada
Quizá sea el cambio de mayor calado. Desde la puesta en marcha de Weproc ya no quedan solicitudes de compra sin tramitar: desde el momento en que una solicitud entra en el software, se tramita obligatoriamente. Antes, con los intercambios por correo electrónico, una solicitud podía «quedarse por el camino».
El resultado se describe como fiabilidad del proceso, una noción que va más allá de la mera ganancia de productividad y afecta a la calidad del servicio prestado a los equipos operativos.
Beneficio n.º 4: solicitudes completas a la primera
Weproc reúne toda la información que el responsable necesita para validar la solicitud de compra y que los compradores necesitan para pedir los artículos adecuados a los proveedores adecuados. Para una necesidad particular, es posible adjuntar un enlace web, una foto o cualquier otro documento directamente en la solicitud.
El efecto práctico: ya no hace falta volver varias veces sobre un expediente porque falta información. El responsable recibe una notificación, abre la solicitud, dispone de todo lo necesario para validarla o no, y Weproc informa al solicitante de la decisión.
Beneficio n.º 5: unas compras más estratégicas
Más allá de lo operativo, Weproc ha hecho evolucionar la gestión de compras hacia una dirección más global. El grupo dispone hoy de una visibilidad completa sobre sus gastos, con una segmentación precisa. Esa segmentación permite priorizar las acciones de optimización del gasto a nivel estratégico, en función de los volúmenes de compra de cada segmento identificado.
Es el paso típico de una función de compras en modo ejecución a una función de compras en modo decisión, el mismo movimiento que se observa en otros clientes, como en el caso de éxito de Apivia Courtage.
Beneficio n.º 6: la colaboración entre departamentos
Weproc ha facilitado la comunicación con los demás departamentos. La imagen clara de la cadena, desde la solicitud de compra hasta la facturación, permite dirigirse a la persona adecuada sin perder tiempo averiguando «quién, cómo y cuándo».
El historial completo también se cita como un uso cotidiano: encontrar un pedido anterior cuya referencia ya no se recuerda pasa a ser inmediato.
¿Y el soporte de Weproc?
Es un punto que pocos testimonios abordan de frente. En Seafrigo, el contacto se hace por correo electrónico y la respuesta llega «bastante clara, paso a paso». El servicio de soporte se describe como «bastante ágil: en una hora tenemos todo lo que hace falta».
«El servicio de soporte es bastante ágil: en una hora tenemos todo lo que hace falta.»
— Extracto del testimonio de Seafrigo
La opinión final de Seafrigo sobre Weproc
Cuando se les pregunta qué consejos darían a sus colegas contables, los equipos de Seafrigo responden que Weproc es «moderno» y «responde a muchas necesidades actuales», y lo suscriben al 100 %.
La fórmula que quizá resume mejor esta experiencia cabe en una frase: «No me imagino en absoluto volver atrás hoy.»
Tres palabras para resumir Weproc, según Seafrigo
Visibilidad
del proceso
Control
del gasto
Racionalización
de la tramitación
Lo que esta experiencia dice de un proyecto de compras logrado
El caso de Seafrigo pone de relieve cuatro constantes que se repiten en la mayoría de los proyectos de digitalización de compras que llegan a buen puerto.
| Constante | Lo que muestra el caso de Seafrigo |
|---|---|
| La adaptabilidad prima sobre la riqueza funcional | Una organización con varias sociedades exige una configuración a medida. Es el primer criterio que cita Seafrigo. |
| La facilidad de uso condiciona la adopción | Una herramienta que se domina «muy rápidamente» no necesita imponerse: se utiliza. |
| La integración contable cierra el círculo | Sin la transferencia diaria al software contable, el ahorro de tiempo en las facturas no existe. |
| La visibilidad precede al ahorro | Es la segmentación del gasto la que hace posible priorizar las acciones de optimización. |
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