Entre los diez primeros corredores mayoristas de seguros de Francia, Apivia Courtage emprendió en 2024 la digitalización de sus procesos de compras. El objetivo: sustituir un funcionamiento basado en el rigor individual por un marco estructurado, trazable y compartido entre las áreas de negocio y las funciones de soporte —finanzas y sistemas de información—, conservando al mismo tiempo un enfoque ágil y orientado al usuario.
El proyecto fue dirigido conjuntamente por la Dirección de Gestión Económica y la Dirección de Sistemas de Información, en torno al software de compras Weproc. Tras un año de uso, la empresa constata un mayor control presupuestario y una adopción fluida por parte de los equipos, e inicia la fase 2, centrada en la facturación electrónica y la automatización contable.
Cyril Remblière, director de Gestión Económica de Apivia Courtage, repasa las etapas clave de esta transformación: los objetivos del proyecto, la elección de Weproc, el despliegue progresivo, los resultados obtenidos al cabo de un año y las perspectivas de la fase 2.
⏱️ Lo esencial en 2 minutos
- Contexto: el crecimiento de la actividad, la necesidad de mayor seguridad y la entrada en vigor de la facturación electrónica en Francia exigen un marco de compras más estructurado.
- Elección: Weproc, seleccionado frente a soluciones más consolidadas por su agilidad, su capacidad de escucha y su vocación de socio.
- Fase 1 (entregada): digitalización del Procure-to-Pay, seguimiento presupuestario a nivel de compromiso de gasto, delegaciones de autoridad integradas en la herramienta.
- Fase 2 (en curso): facturación electrónica, conciliación y contabilización automatizadas mediante interfaces con el ERP contable.
- Resultado: control presupuestario reforzado, datos fiables desde el momento del compromiso de gasto, equipos que han hecho suya la herramienta al cabo de un año.
Apivia Courtage en pocas palabras
175
empleados
60 M€
de facturación
4 sedes
en Francia
Top 10
de la correduría mayorista
| Sector: | Correduría mayorista de seguros |
| Actividades: | Salud, previsión, seguros de daños |
| Ubicaciones: | Tours, Châtellerault, La Reunión |
| Interlocutores: | Cyril Remblière, director de Gestión Económica — Pierre Fruchard, director de Sistemas de Información |
Por qué estructurar la función de compras
Hasta entonces, la función de compras de Apivia Courtage se apoyaba en circuitos manuales: aprobaciones por correo electrónico, pedidos en PDF, seguimientos presupuestarios reconstruidos a posteriori. Este funcionamiento, viable a una escala más modesta, se convertía en un factor de riesgo a medida que crecía la actividad y se multiplicaban las obligaciones normativas; la facturación electrónica, en particular, exige una cadena de proveedores trazable de principio a fin.
La Dirección de Gestión Económica decidió iniciar la digitalización en 2024 con un doble objetivo: recuperar la visibilidad sobre los compromisos de gasto antes de que se conviertan en facturas y construir un marco que los equipos pudieran hacer suyo sin rechazo.
Objetivos iniciales
| Objetivo | Resultado esperado |
|---|---|
| Visibilidad sobre los compromisos | Anticipar los gastos desde el pedido, sin esperar a la factura. |
| Marco presupuestario compartido | Garantizar la coherencia entre los presupuestos aprobados y los gastos reales. |
| Circuitos de aprobación digitalizados | Sustituir los PDF y las firmas manuales por un flujo gestionado en la herramienta. |
| Capitalización anual | Aprovechar el histórico para afinar las previsiones presupuestarias. |
| Gestión en tiempo real | Dotar a la gestión económica de palancas activas de decisión. |
La elección de Weproc
En 2024 se evaluaron dos o tres soluciones, entre ellas ofertas llave en mano de proveedores reconocidos y consolidados. El proceso de selección fue llevado conjuntamente por Cyril Remblière, director de Gestión Económica, y Pierre Fruchard, director de Sistemas de Información.
Según Cyril Remblière, Weproc se impuso por tres motivos:
Por qué Apivia eligió Weproc
Flexibilidad de configuración
Una herramienta adaptable a las delegaciones de autoridad y a la estructura analítica de Apivia, sin imponer un marco rígido.
Calidad de la relación
Equipos comerciales y técnicos percibidos como disponibles y comprometidos a largo plazo.
Un socio de tamaño humano
Un posicionamiento considerado más acorde con una función de compras todavía en construcción en Apivia.
«No buscábamos solo una solución, sino un equipo capaz de avanzar a nuestro lado de forma duradera. La idea de asociación tiene sentido para nosotros.»
— Cyril Remblière, director de Gestión Económica
El despliegue
El proyecto se estructuró en dos fases. La fase 1, ya entregada, cubre el perímetro Procure-to-Pay: solicitud de compra, aprobación, pedido y seguimiento presupuestario. Sustituye los circuitos en PDF e integra las delegaciones de autoridad directamente en la herramienta.
El enfoque adoptado por Apivia fue deliberadamente pedagógico. Se celebraron talleres periódicos con Weproc a lo largo de todo el despliegue, implicando sistemáticamente a los futuros usuarios. El departamento de Control de Gestión veló por la coherencia funcional y la Dirección de Sistemas de Información aseguró la integración en el entorno existente.
Tras un año de uso, la adopción es fluida: sin rechazo ni rodeos significativos. La herramienta responde a una necesidad real sobre el terreno, más allá de la mera exigencia de control.
Los resultados al cabo de un año
Un control presupuestario desde el compromiso de gasto
Para Cyril Remblière, el cambio es claro: el análisis se hace ahora lo más cerca posible del compromiso de gasto, cuando antes se limitaba a una constatación posterior a la contabilización. Las desviaciones y los ahorros se identifican en tiempo real. El histórico se va construyendo de un año a otro y resulta aprovechable para las previsiones.
Datos fiables
El objetivo fijado por la dirección es que la totalidad de los gastos pase por la solución. Un gasto imprevisto tiene su lugar: se registra, se justifica y se dirige a un circuito de aprobación adaptado a su importe. Nada escapa al marco, pero este sigue siendo lo bastante flexible para absorber los imprevistos.
Delegaciones de autoridad formalizadas
Cada director dispone de derechos y obligaciones precisos, plasmados en la herramienta. La responsabilidad es explícita en cada eslabón de la cadena de aprobación. Aun así, Cyril Remblière insiste en precisarlo: el proyecto nunca se concibió ni se presentó como una iniciativa de cost-killing. Para el director de Gestión Económica, los ahorros llegarán de forma natural, impulsados por la fiabilidad de los datos y la evolución de los comportamientos.
Una integración analítica nativa
La estructura analítica de Apivia (naturaleza, departamento, proyecto, centro de costes) se aplica desde la fase de compromiso. Cada solicitud de compra se imputa a los ejes correctos antes de su aprobación, lo que garantiza la coherencia entre Weproc y el ERP contable. Las desviaciones entre lo previsto y lo real están disponibles sin reprocesamiento manual al cierre del periodo.
Fase 2: facturación electrónica y automatización contable
Iniciada en septiembre de 2025, la fase 2 aborda toda la cadena de proveedores: desde la recepción de la factura electrónica hasta la transferencia diaria de los asientos al ERP, pasando por la conciliación con el compromiso.
El reto operativo, explica Cyril Remblière, es liberar a los equipos contables de las tareas de registro y conciliación para que se centren en el control de primer y segundo nivel, el análisis cualitativo y la gestión.
Hitos de la fase 2
| Etapa | Contenido |
|---|---|
| Facturación electrónica | Recepción y tratamiento de las facturas electrónicas, cumplimiento normativo. |
| Conciliación contable | Control de coherencia entre factura y compromiso por parte de los responsables designados, antes de la contabilización. |
| Integración con el ERP | Transferencia diaria automática de los asientos contables. Fin de las dobles introducciones de datos. |
Las lecciones clave
La trayectoria de Apivia Courtage deja varias lecciones útiles para cualquier pyme o empresa de tamaño intermedio que emprenda una iniciativa similar.
La digitalización de las compras no es un proyecto de herramienta.
Es un proyecto de transformación de la función financiera, que replantea las delegaciones, la analítica y la relación con las áreas de negocio.
Elegir un proveedor de tamaño humano puede ser la mejor opción.
Cuando la organización todavía está construyendo su función de compras, la capacidad de adaptación pesa más que la riqueza funcional en bruto.
La adopción se gana con pedagogía y con la utilidad percibida.
Una herramienta percibida como un servicio del día a día se adopta mejor que una herramienta de control.
El cost-killing no es un punto de partida creíble.
Los ahorros llegan más tarde, gracias a la fiabilidad de los datos y a la evolución de los comportamientos.
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