Software per la gestione acquisti delle Associazioni
ONG, Federazioni, Enti del Terzo Settore: strutturi le sue spese, dal volontario sul campo fino al rendiconto finanziario.
Perché strutturare ora gli acquisti della sua associazione?
In una struttura associativa, il rigore è doppiamente necessario: deve rendere conto ai suoi finanziatori (pubblici/privati) e allo stesso tempo gestire team spesso ibridi, composti da dipendenti e volontari. Excel e le email non bastano più per far fronte ai nuovi obblighi fiscali.
I suoi rischi attuali:
Mancanza di trasparenza nel budget: Spese sostenute senza approvazione preventiva, che mettono a rischio l’equilibrio finanziario dei progetti.
Rischio fiscale e legale: Una cattiva gestione dell’IVA o fatture non conformi in vista della riforma del 2026.
Perdita di tempo amministrativo: Un tesoriere o un ufficio contabilità sommerso dai solleciti dei fornitori e dal recupero delle pezze giustificative.
Governance complessa: Difficoltà a far rispettare i flussi di approvazione tra la sede centrale, le sedi locali e i volontari.
La richiesta di acquisto: responsabilizzi volontari e dipendenti
Centralizzi e gestisca tutte le necessità, dalla sede centrale al campo
Che si trovi in sede o sul campo, ogni collaboratore o volontario può esprimere una necessità tramite un’interfaccia semplice e accessibile. Tutte le richieste di acquisto sono centralizzate e collegate a un budget specifico, per garantire trasparenza e controllo delle spese associative.
Con Weproc, può strutturare le richieste di acquisto:
- interfaccia semplificata per dipendenti e volontari
- collegamento obbligatorio a un budget (Missione umanitaria, Evento annuale, Funzionamento…)
- eliminazione degli acquisti non autorizzati
- aggiunta di commenti e documenti giustificativi
- monitoraggio in tempo reale delle richieste in corso
Approvi ordini e budget in base al suo statuto
Controlli i suoi impegni di spesa e le sovvenzioni
Una volta approvata la richiesta, Weproc trasforma automaticamente la necessità in un ordine d’acquisto, collegato al budget corrispondente. In questo modo mantiene una visione chiara degli impegni di spesa e del budget residuo, mettendo al sicuro i finanziamenti pubblici o privati.
Weproc le permette di:
- verificare automaticamente la disponibilità di budget
- controllare l’ammissibilità delle spese ai fini delle sovvenzioni
- definire flussi di approvazione per importo o tipologia
- monitorare gli ordini per progetto o missione
- pilotare i suoi budget da una dashboard centralizzata
Risultato: una gestione affidabile del budget associativo, conforme e semplice da pilotare.
Queste organizzazioni si fidano di noi!
Cosa aspetta?
Giustifichi i fondi grazie alla ricezione merci
Metta al sicuro i suoi fondi con una tracciabilità completa
La ricezione dei beni o l’esecuzione delle prestazioni è una fase chiave per la conformità finanziaria delle associazioni. Weproc facilita la validazione del “servizio reso”, indispensabile per sbloccare determinati finanziamenti pubblici.
Funzionalità chiave:
- approvazione della ricezione in un clic
- aggiunta di foto della bolla di consegna da mobile
- segnalazione immediata delle anomalie
- monitoraggio delle consegne in tempo reale
Disporrà di una prova chiara e tracciabile, pronta per gli audit e i finanziatori.
Si prepari per la Fatturazione Elettronica
Anticipi la riforma 2026/2027 in tutta serenità
Weproc riconcilia automaticamente le fatture con gli ordini d’acquisto e le ricezioni, eliminando errori di pagamento e duplicati. La piattaforma è progettata per accompagnare le associazioni nella transizione verso la fatturazione elettronica.
Con Weproc, beneficia di:
- riconciliazione automatica fattura / ordine / ricezione
- gestione delle fatture elettroniche (Factur-X, UBL, CII)
- conformità con la riforma 2026/2027
- monitoraggio dei pagamenti e controlli contabili
- gestione dei beni obsoleti
Una soluzione completa per una gestione finanziaria associativa trasparente e conforme.
Weproc porta il rigore di un grande gruppo con
la semplicità necessaria per i suoi volontari.
Lei mette al sicuro i fondi, noi gestiamo la tracciabilità dei flussi.
FAQ - La gestione degli acquisti per le associazioni
Ha delle domande? Abbiamo le risposte!
Sì. Lo strumento è pensato per team con personale ridotto: richieste guidate, regole di approvazione semplici, visibilità diretta per il responsabile.
L’onboarding è rapido. Dopo una breve configurazione e una sessione di formazione, potrà iniziare subito a creare le prime richieste e approvazioni.
Certo, può dargli un accesso dedicato per consultare i documenti e scaricare le pezze giustificative necessarie.
Weproc si connette ai software di contabilità e ai gestionali ERP tramite API o esportazioni personalizzate, per garantire un flusso di dati coerente e automatizzato.
La nostra piattaforma può adattarsi al suo ecosistema di strumenti esistente, che si tratti di software per la gestione dei soci, strumenti di project management o altro. Contatti il nostro team per discutere delle sue esigenze specifiche di integrazione.
I nostri prezzi sono adatti a team di piccole dimensioni. Il modo migliore per scoprirlo è analizzare insieme le sue necessità durante una demo!
Sì, per la ricezione delle fatture siete tenuti a rispettare la normativa. Inoltre, se svolge un’attività commerciale accessoria, le regole cambiano. Weproc gestisce questi casi specifici per evitarle qualsiasi sanzione.
Vuole saperne di più?
I nostri ultimi articoli per ottimizzare i processi di acquisto e finanza, digitalizzare il Procure-to-Pay e riprendere il controllo della spesa.
