Software acquisti per l'istruzione privata: semplificate i vostri ordini
La digitalizzazione degli ordini fornitori diventa una potente leva di performance, capace di creare valore aggiunto per gli istituti di istruzione privata.
E-procurement: trasformate i vostri acquisti in una leva strategica
Che dirigiate una scuola primaria, una secondaria o un organismo di formazione superiore, la digitalizzazione degli acquisti trasforma un centro di costo opaco in una vera leva strategica.
Adottando una soluzione di e-procurement dedicata, unificate richieste, approvazioni di budget e fatturazione in un workflow fluido, conforme allo standard Factur-X 2026. Ridurrete fino al 40% i tempi di gestione, metterete in sicurezza i contratti con i fornitori e monitorerete i budget in tempo reale grazie a indicatori precisi.
Questo approccio collaborativo avvicina i team amministrativi e pedagogici, rende affidabile la relazione con i fornitori e libera risorse finanziarie da reinvestire nel successo dei vostri studenti.
Questi locali si fidano di noi!
Cosa aspetti?
Progettata, sviluppata e ospitata in Francia, la nostra soluzione vi garantisce un controllo totale e sicuro dei vostri dati di acquisto.
I nostri esperti interni ti rispondono in diretta dalle 8 alle 20 per un supporto immediato e personalizzato, tutti i giorni.
Weproc si collega a tutti gli strumenti aziendali esistenti per semplificare i processi senza alcuna interruzione.
Monitorate i vostri ordini fornitori in un batter d'occhio
Gestite ogni ordine d’acquisto, dal materiale di cancelleria ai pasti della mensa, da un unico portale dedicato. Grazie al nostro e-procurement per l’istruzione privata:
- Ordine d'acquisto modificabile in 2 minuti: modelli precompilati (materiale didattico, libri di testo, ristorazione) e firme digitali integrate.
- Avvisi di eccedenza: notifiche automatiche se un acquisto rischia di superare il budget stanziato o le sovvenzioni regionali.
- Statistica chiave: gli istituti equipaggiati riscontrano, in media, un -35% nei tempi di gestione e un -18% di spese impreviste sulle forniture.
Convalidate le ricezioni e proteggete i vostri budget didattici
Con il modulo Ricezioni di Weproc, i vostri team amministrativi registrano in pochi clic le quantità realmente consegnate, segnalano eventuali discrepanze e indicano il motivo del reso per il fornitore. Tutte le informazioni sono centralizzate nella stessa dashboard, permettendovi di seguire l’avanzamento degli ordini di libri, forniture o servizi, riducendo le controversie e rendendo affidabili le previsioni di budget.
- Ricezione semplificata: modulo guidato per indicare le quantità conformi/non conformi e aggiungere il motivo del reso in un clic.
- Anticipazione dei rischi: storico delle non conformità e avvisi sugli ordini in ritardo per negoziare con maggiore serenità con i fornitori.
- Monitoraggio trasparente: ogni istituto visualizza in tempo reale lo stato dei propri ordini, dal buono d'ordine iniziale fino alla fatturazione finale.
Riconciliate le fatture: proteggete i vostri budget didattici
Centralizzate ogni fattura fornitore – libri di testo, servizi mensa o materiale informatico – e fatela corrispondere automaticamente all’ordine d’acquisto e alla relativa ricezione. In un clic, verificate le discrepanze, giustificate le anomalie e inviate la fattura approvata al servizio contabile (Sage, sistemi gestionali scolastici, ecc.). Risultato: fino all’80% di tempo risparmiato nella gestione e una perfetta tracciabilità per i vostri enti gestori, nel rispetto dello standard Factur-X 2026.
- Riconciliazione immediata PO / Ricezione / Fattura: rilevamento e segnalazione di discrepanze prezzo-quantità prima dell'approvazione.
- Monitoraggio del budget per istituto: ogni fattura imputata alle voci "Didattica", "Mensa" o "Edilizia" per non superare mai i tetti di spesa.
- Spese sotto controllo: solo le fatture conformi passano in contabilità, limitando pagamenti indebiti e controversie con i fornitori.
Modules Weproc incontournables pour les établissement scolaire !
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CATALOGUES
Commandez malin, payez le juste prix
Regroupez tous vos articles, services et pièces détachées dans un catalogue intelligent et entièrement numérique. Les listes de prix des fournisseurs se synchronisent automatiquement : ainsi, chaque commande s’appuie sur le tarif le plus récent et validé. Grâce à une vue globale segmentée (catégorie, famille d’achat, fournisseur), vous identifiez instantanément les postes de dépense à optimiser et évitez les doublons.
Du besoin à la saisie du bon de commande, tout le workflow est fluide ; vous sécurisez vos marges, fiabilisez l’approvisionnement et libérez vos équipes des ressaisies chronophages.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
