Gestion des Réceptions
Convalidate, controllate, mettete in sicurezza le vostre ricezioni in totale semplicità.
- Dichiarate le quantità ricevute e le discrepanze.
- Bloccate le fatture in caso di non conformità.
- Alimentate i vostri stock e garantite la riconciliazione a 3 vie.
Perché digitalizzare le vostre ricezioni fornitori?
La ricevuta dell’ordine è una fase chiave nel processo di acquisto: rappresenta il punto di controllo tra l’ordine e la fattura.
Senza uno strumento digitale, le conferme di consegna sono sparse (email, documenti, file Excel), portando a controversie, pagamenti in ritardo e visibilità limitata delle tue azioni.
Con Weproc, ogni ricevuta è centralizzata, collegata all’ordine d’acquisto e tracciabile in tempo reale, il che garantisce l’intera catena P2P.
Esempio concreto: una PMI riceve 1.000 articoli di cancelleria, ma ne mancano 50. La discrepanza viene segnalata in Weproc, la fattura viene bloccata automaticamente e il fornitore viene sollecitato. Risultato: zero pagamenti indebiti.
Come funziona la gestione delle ricezioni con Weproc?
Tratti somatici Chiavi Correlati a ricezioni
SRM
Gestione dei fornitori che spinge la tua catena di approvvigionamento
Centralizza tutti i file dei fornitori in un unico spazio per ottenere visibilità e conformità; Guida le prestazioni con metriche in tempo reale e report dettagliati. Un portale collaborativo semplifica gli scambi: tracciamento degli ordini, fatture e documenti amministrativi, il tutto senza email sparse. Un vault digitale sicuro ospita attestazioni, contratti e certificazioni per un audit senza stress, mentre le dashboard predittive rilevano i rischi precocemente.
La ciliegina sulla torta: Weproc si collega nativamente al tuo ERP e al software contabile per dati sempre aggiornati. Il risultato: rafforzamento delle relazioni con i fornitori, costi controllati e una catena di approvvigionamento resiliente.
CONTRATTI
Assicurati ogni offerta e aumenta i tuoi risparmi
Digitalizza tutti i tuoi accordi principali e i contratti con i fornitori in un caveau cloud, accessibile con un solo clic. Weproc monitora per te l’intero ciclo di vita del contratto : avvisi prima del rinnovo tacito, programmi di indicizzazione, monitoraggio del consumo effettivo e calcolo automatico degli sconti di fine anno. Una visione globale, filtrabile per fornitore o famiglia acquirente, rivela i rischi di interruzione e le opportunità di risparmio. Collegato nativamente ai moduli Budgets e SRM, il Contract Manager trasforma la conformità in un vantaggio competitivo e garantisce una fornitura senza intoppi.
FLUSSI DI LAVORO
Standardizza le tue validazioni, assicurati i tuoi impegni
Standardizza le tue approvazioni in un batter d’occhio: Weproc modella la tua matrice di approvazione (importo, categoria, progetto, fornitore, centro costi) e indirizza automaticamente ogni richiesta al decisore giusto. Configurare livelli di approvazione sequenziali o paralleli, regole di delega (sostituzioni, leave), soglie ed eccezioni (emergenza, accordo quadro). I manager validano con un solo clic sul web o sul mobile; I riavvii intelligenti e le escalation riducono i tempi di inattività. Una traccia di audit completa garantisce tracciabilità e conformità, mentre i cruscotti evidenziano i colli di bottiglia e i tempi di ciclo per ottimizzare i processi. Direttamente collegato ai moduli Richieste, Ordini, Fatture e Budget, il flusso di lavoro attiva controlli e avvisi al momento giusto. Il risultato: decisioni più rapide, impegni controllati, controllo interno rafforzato.
STATISTICHE
Gestisci i tuoi acquisti con dashboard intelligenti
Allinea ogni decisione d’acquisto con la realtà: Weproc trasforma i tuoi feed dati in dashboard interattivi e pronti all’uso. Visualizza immediatamente la suddivisione delle spese per fornitore, categoria o progetto e individua le discrepanze prima che pesino sul tuo margine. I dataset sono già stati puliti; esportali con un solo clic su Excel, Power BI o nei tuoi report mensili per risparmiare tempo prezioso. Grazie ai suoi indicatori in tempo reale e agli avvisi proattivi, il modulo Statistiche trasforma una semplice osservazione in un’azione rapida: si proteggono i budget, si rafforzano le negoziazioni e si gestiscono le prestazioni dei fornitori fino al centesimo più vicino.
Fino all'80% di controversie sulle fatture in meno grazie al controllo in ricezione.
Scopri tutte le nostre funzionalità
Le leve strategiche della Come funziona la gestione degli ordini in 2026
Per rendere la gestione degli ordini un asset strategico, quattro leve sono imprescindibili:
Lavorare in mobilità: i vostri team possono creare, monitorare e approvare un ordine da computer, tablet o smartphone, in sede o in trasferta.
Rafforzare la collaborazione: le informazioni (stati, consegne, scambi) sono condivise in tempo reale tra buyer, operativi e ufficio finance.
Garantire la conformità: grazie ai workflow configurabili, ogni ordine segue le vostre regole interne e rispetta gli obblighi di legge.
Integrarsi con i vostri strumenti: l’ERP e la contabilità recuperano automaticamente i dati approvati, senza doppi inserimenti.
Con Weproc, la gestione degli ordini non si limita più a un semplice monitoraggio amministrativo: diventa un tassello essenziale della gestione acquisti e finanziaria, in linea diretta con i vostri budget e i vostri fornitori.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per ricezioni
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione delle ricezioni.
Cos'è la gestione delle ricezioni in un software acquisti?
È il processo che consiste nel convalidare, controllare e tracciare le consegne dei vostri ordini fornitori. In Weproc, ogni ricezione è collegata a un ordine d’acquisto e può avere un impatto sulle scorte e sulle fatture.
Cosa succede se una consegna è incompleta o non conforme?
La discrepanza viene registrata in Weproc e la fattura corrispondente viene automaticamente bloccata fino alla regolarizzazione. Ciò evita pagamenti indebiti e facilita la gestione delle controversie.
Si possono gestire più ricezioni per uno stesso ordine?
Sì, è possibile dichiarare tutte le ricezioni necessarie (consegne parziali, residui). Ogni aggiornamento alimenta automaticamente le dashboard e la vostra reportistica.
Posso registrare le mie ricezioni da un tablet o da uno smartphone?
Sì. L’interfaccia di Weproc è 100% responsive, il che permette ai vostri team logistici o operativi di inserire una ricezione direttamente da un magazzino, un cantiere o un ufficio.
In che modo la gestione delle ricezioni migliora la relazione con il fornitore?
Condividendo un monitoraggio trasparente di discrepanze e non conformità, migliorate la comunicazione e incoraggiate i fornitori a rispettare i propri impegni.
a ricezione è integrata nella riconciliazione a 3 vie (3-way match)?
Sì, la gestione delle ricezioni è una fase essenziale della riconciliazione a 3 vie (ordine-ricezione-fattura), garantendo pagamenti giustificati.
Weproc gestisce le ricezioni multi-sede?
Sì, ogni sede può registrare le proprie ricezioni consolidando al contempo i dati a livello di gruppo. Ideale per organizzazioni multi-sede/multi-società.
È possibile valutare i fornitori al momento della ricezione?
Sì. Ogni ricezione può essere accompagnata da una valutazione del fornitore (qualità dei prodotti, rispetto dei tempi, conformità). Questi dati arricchiscono il vostro SRM e facilitano l’analisi delle performance dei fornitori.
Procedure di acquisto complementare al ricezioni
