Gestion des Réceptions
Convalidate, controllate, mettete in sicurezza le vostre ricezioni in totale semplicità.
- Dichiarate le quantità ricevute e le discrepanze.
- Bloccate le fatture in caso di non conformità.
- Alimentate i vostri stock e garantite la riconciliazione a 3 vie.
Perché digitalizzare le vostre ricezioni fornitori?
La ricezione dell’ordine è una fase chiave del processo d’acquisto: rappresenta il punto di controllo tra l’ordine e la fattura.
Senza uno strumento digitale, le conferme di consegna sono disperse (e-mail, documenti cartacei, file Excel), causando controversie, ritardi nei pagamenti e una visibilità limitata sulle scorte.
Con Weproc, ogni ricezione è centralizzata, collegata all’ordine d’acquisto e tracciabile in tempo reale, mettendo in sicurezza l’intera catena P2P.
Esempio concreto: una PMI riceve 1.000 articoli di cancelleria, ma ne mancano 50. La discrepanza viene segnalata in Weproc, la fattura viene bloccata automaticamente e il fornitore viene sollecitato. Risultato: zero pagamenti indebiti.
Come funziona la gestione delle ricezioni con Weproc?
Tratti somatici Chiavi Correlati a ricezioni
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Fino all'80% di controversie sulle fatture in meno grazie al controllo in ricezione.
Scopri tutte le nostre funzionalità
Le leve strategiche della Come funziona la gestione degli ordini in 2026
Per rendere la gestione degli ordini un asset strategico, quattro leve sono imprescindibili:
Lavorare in mobilità: i vostri team possono creare, monitorare e approvare un ordine da computer, tablet o smartphone, in sede o in trasferta.
Rafforzare la collaborazione: le informazioni (stati, consegne, scambi) sono condivise in tempo reale tra buyer, operativi e ufficio finance.
Garantire la conformità: grazie ai workflow configurabili, ogni ordine segue le vostre regole interne e rispetta gli obblighi di legge.
Integrarsi con i vostri strumenti: l’ERP e la contabilità recuperano automaticamente i dati approvati, senza doppi inserimenti.
Con Weproc, la gestione degli ordini non si limita più a un semplice monitoraggio amministrativo: diventa un tassello essenziale della gestione acquisti e finanziaria, in linea diretta con i vostri budget e i vostri fornitori.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per ricezioni
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione delle ricezioni.
Cos'è la gestione delle ricezioni in un software acquisti?
È il processo che consiste nel convalidare, controllare e tracciare le consegne dei vostri ordini fornitori. In Weproc, ogni ricezione è collegata a un ordine d’acquisto e può avere un impatto sulle scorte e sulle fatture.
Cosa succede se una consegna è incompleta o non conforme?
La discrepanza viene registrata in Weproc e la fattura corrispondente viene automaticamente bloccata fino alla regolarizzazione. Ciò evita pagamenti indebiti e facilita la gestione delle controversie.
Si possono gestire più ricezioni per uno stesso ordine?
Sì, è possibile dichiarare tutte le ricezioni necessarie (consegne parziali, residui). Ogni aggiornamento alimenta automaticamente le dashboard e la vostra reportistica.
Posso registrare le mie ricezioni da un tablet o da uno smartphone?
Sì. L’interfaccia di Weproc è 100% responsive, il che permette ai vostri team logistici o operativi di inserire una ricezione direttamente da un magazzino, un cantiere o un ufficio.
In che modo la gestione delle ricezioni migliora la relazione con il fornitore?
Condividendo un monitoraggio trasparente di discrepanze e non conformità, migliorate la comunicazione e incoraggiate i fornitori a rispettare i propri impegni.
a ricezione è integrata nella riconciliazione a 3 vie (3-way match)?
Sì, la gestione delle ricezioni è una fase essenziale della riconciliazione a 3 vie (ordine-ricezione-fattura), garantendo pagamenti giustificati.
Weproc gestisce le ricezioni multi-sede?
Sì, ogni sede può registrare le proprie ricezioni consolidando al contempo i dati a livello di gruppo. Ideale per organizzazioni multi-sede/multi-società.
È possibile valutare i fornitori al momento della ricezione?
Sì. Ogni ricezione può essere accompagnata da una valutazione del fornitore (qualità dei prodotti, rispetto dei tempi, conformità). Questi dati arricchiscono il vostro SRM e facilitano l’analisi delle performance dei fornitori.
Procedure di acquisto complementare al ricezioni
