Gestione delle fatture fornitori
Riconciliate, controllate, approvate: le vostre fatture in totale sicurezza.
- OCR e integrazione automatica delle fatture.
- Riconciliazione a 3 vie (3-way match) con ordini e ricezioni.
- Conformità nativa alla riforma della fatturazione elettronica 2026/2027.
Perché digitalizzare la gestione delle fatture fornitori?
La fattura fornitore è la fase finale, ma anche la più critica, del processo di acquisto. Senza una soluzione adeguata, i reparti finanziari subiscono:
Inserimenti manuali che richiedono molto tempo,
Controversie legate a discrepanze di prezzo o quantità,
Rischio di non conformità con la riforma della fatturazione elettronica.
Con Weproc, le vostre fatture sono centralizzate, automatizzate e collegate ai vostri ordini. Guadagnerete in efficienza, sicurezza e conformità normativa.
Esempio concreto: una media impresa (ETI) gestiva manualmente 500 fatture al mese. Con Weproc, l'OCR estrae i dati, il 3-way match controlla automaticamente il 70% delle fatture senza interventi, e solo le fatture con anomalie passano alla revisione manuale.
Come funziona la gestione delle fatture con Weproc?
Tratti somatici Chiavi Correlati a fatture
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Fino all'80% di tempo di gestione in meno rispetto all'inserimento manuale.
Scoprite tutte le funzionalità
Le leve strategiche della la gestione delle fatture in 2026
Per trasformare la gestione delle fatture fornitori in un vantaggio competitivo, quattro leve sono essenziali:
Automatizzare l’inserimento: grazie all’OCR avanzato, i dati chiave delle fatture vengono estratti con una precisione del 98,5%, indipendentemente dal formato (PDF, scansione, Factur-X, EDI…).
Garantire la sicurezza dei pagamenti: la riconciliazione a 3 vie (ordine–ricezione–fattura) blocca automaticamente le fatture contestate e garantisce che vengano pagati solo gli importi approvati.
Assicurare la conformità: Weproc è nativamente conforme alla riforma della fatturazione elettronica 2026, con archiviazione a norma di legge e rispetto del GDPR.
Gestire la tesoreria: dashboard, avvisi e reporting avanzati offrono visibilità in tempo reale sulle scadenze e sugli impegni finanziari.
Con Weproc, la gestione delle fatture non si limita a un semplice controllo amministrativo: diventa una leva di performance finanziaria, connettendo i vostri acquisti alla contabilità e mettendo in sicurezza i vostri flussi P2P.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per le fatture fornitori
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione delle fatture fornitori.
In cosa consiste la gestione delle fatture fornitori in un software acquisti?
È la digitalizzazione dell’intero ciclo della fattura: ricezione/acquisizione → controlli → riconciliazione → approvazione (BAP) → integrazione contabile → archiviazione. Collegata agli ordini e alle ricezioni, elimina i reinserimenti di dati e mette in sicurezza i pagamenti. In Weproc, la fattura diventa un oggetto “riconciliato” (prezzi, quantità, IVA, analitica) con tracciabilità completa per l’audit e la chiusura contabile.
Come funziona l'OCR in Weproc e quali formati di fattura sono supportati?
L’OCR avanzato estrae automaticamente i campi chiave (fornitore, n. fattura, date, righe, IVA, IBAN…) con un tasso di riconoscimento elevato (≈ 98,5%). Le fatture entrano tramite e-mail dedicata, caricamento manuale o integrazione ERP/EDI. Weproc gestisce i formati PDF/scansione e quelli strutturati (Factur-X, UBL, CII, EDI). Meccanismi anti-duplicato e di controllo della coerenza (totali, IVA, valute) rendono i dati affidabili a monte.
Come funziona la riconciliazione "3-way" e la gestione delle eccezioni?
Il motore confronta ordine ↔ ricezione ↔ fattura: se tutto corrisponde, la fattura passa al trattamento STP (senza intervento umano). In caso di discrepanza, Weproc applica tolleranze configurabili, isola l’anomalia (prezzo/quantità/spese) e blocca il pagamento fino alla risoluzione. I casi senza ordine (servizi, abbonamenti) passano al 2-way match con un workflow di approvazione rinforzato. Sono coperti anche: ricezioni parziali, fatture multi-ordine, multi-riga e note di credito.
In che modo Weproc mi aiuta ad essere conforme alla fatturazione elettronica 2026/2027?
Weproc supporta i formati strutturati (es. Factur-X) e l’archiviazione a valore probatorio, con registro di audit e rispetto del GDPR. La soluzione vi accompagna su 4 assi:
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Diagnosi dei flussi attuali,
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Mappatura dei dati e dei formati,
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Configurazione dei workflow/controlli,
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Gestione del cambiamento (formazione + test).
In questo modo vi preparate alla ricezione obbligatoria (2026) e all’emissione progressiva (Grandi Imprese/ETI 2026, PMI/Microimprese 2027).
Quali integrazioni contabili/ERP e quali dati vengono sincronizzati?
Weproc si integra in modo bidirezionale (API/export) con oltre 50 ERP e software contabili. Vengono sincronizzati: anagrafiche fornitori, piani/dimensioni analitiche, centri di costo, budget (PDP), scritture contabili, stati di pagamento e documenti. Risultato: zero doppi inserimenti, scritture pulite e una pre-contabilità pronta per la chiusura.
Come vengono gestite l'approvazione, il controllo interno e la conformità?
L’approvazione si basa su workflow configurabili (soglie, reparti, importi, eccezioni) con segregazione delle funzioni (creazione ≠ approvazione ≠ pagamento). Ogni azione è tracciata temporalmente (registro di audit), i documenti sono archiviati a norma di legge e l’accesso è sicuro (permessi, SSO disponibile). I termini di pagamento di legge sono monitorati tramite avvisi e dashboard.
Gestite casi complessi: note di credito, ricorrenze, multi-entità e multi-valuta?
Sì.
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Note di credito: abbinamento alla fattura originale, saldi parziali o totali.
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Fatture ricorrenti/abbonamenti: modelli predefiniti + controlli periodici.
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Multi-entità / Multi-sede: regole, piani dei conti e budget per entità con visione consolidata.
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Multi-valuta / Multi-IVA: tassi, valute e schemi IVA gestiti per paese, con reporting armonizzato.
Quali KPI seguire per misurare la performance della gestione fatture?
I principali indicatori sono:
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Tasso STP: quota di fatture elaborate automaticamente senza intervento.
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Tempo di gestione: tempo intercorso tra ricezione e approvazione (BAP).
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Tasso di eccezione: fatture bloccate per discrepanze o controversie.
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Costo per fattura: indicatore chiave del ROI.
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Rispetto dei termini di pagamento: per evitare sanzioni e preservare la relazione con i fornitori.
Con Weproc, monitorate questi KPI in tempo reale grazie a dashboard visive e avvisi intelligenti, permettendovi di migliorare la produttività, ottimizzare la tesoreria e oggettivare la performance dei fornitori.
Procedure di acquisto complementare al fatture
