Gestione delle fatture fornitori
Riconciliate, controllate, approvate: le vostre fatture in totale sicurezza.
- OCR e integrazione automatica delle fatture.
- Riconciliazione a 3 vie (3-way match) con ordini e ricezioni.
- Conformità nativa alla riforma della fatturazione elettronica 2026/2027.
Perché digitalizzare la gestione delle fatture fornitori?
La fattura fornitore è la fase finale, ma anche la più critica, del processo di acquisto. Senza una soluzione adeguata, i reparti finanziari subiscono:
Inserimenti manuali che richiedono molto tempo,
Controversie legate a discrepanze di prezzo o quantità,
Rischio di non conformità con la riforma della fatturazione elettronica.
Con Weproc, le vostre fatture sono centralizzate, automatizzate e collegate ai vostri ordini. Guadagnerete in efficienza, sicurezza e conformità normativa.
Esempio concreto: una media impresa (ETI) gestiva manualmente 500 fatture al mese. Con Weproc, l'OCR estrae i dati, il 3-way match controlla automaticamente il 70% delle fatture senza interventi, e solo le fatture con anomalie passano alla revisione manuale.
Come funziona la gestione delle fatture con Weproc?
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SRM
Gestione dei fornitori che spinge la tua catena di approvvigionamento
Centralizza tutti i file dei fornitori in un unico spazio per ottenere visibilità e conformità; Guida le prestazioni con metriche in tempo reale e report dettagliati. Un portale collaborativo semplifica gli scambi: tracciamento degli ordini, fatture e documenti amministrativi, il tutto senza email sparse. Un vault digitale sicuro ospita attestazioni, contratti e certificazioni per un audit senza stress, mentre le dashboard predittive rilevano i rischi precocemente.
La ciliegina sulla torta: Weproc si collega nativamente al tuo ERP e al software contabile per dati sempre aggiornati. Il risultato: rafforzamento delle relazioni con i fornitori, costi controllati e una catena di approvvigionamento resiliente.
CONTRATTI
Assicurati ogni offerta e aumenta i tuoi risparmi
Digitalizza tutti i tuoi accordi principali e i contratti con i fornitori in un caveau cloud, accessibile con un solo clic. Weproc monitora per te l’intero ciclo di vita del contratto : avvisi prima del rinnovo tacito, programmi di indicizzazione, monitoraggio del consumo effettivo e calcolo automatico degli sconti di fine anno. Una visione globale, filtrabile per fornitore o famiglia acquirente, rivela i rischi di interruzione e le opportunità di risparmio. Collegato nativamente ai moduli Budgets e SRM, il Contract Manager trasforma la conformità in un vantaggio competitivo e garantisce una fornitura senza intoppi.
FLUSSI DI LAVORO
Standardizza le tue validazioni, assicurati i tuoi impegni
Standardizza le tue approvazioni in un batter d’occhio: Weproc modella la tua matrice di approvazione (importo, categoria, progetto, fornitore, centro costi) e indirizza automaticamente ogni richiesta al decisore giusto. Configurare livelli di approvazione sequenziali o paralleli, regole di delega (sostituzioni, leave), soglie ed eccezioni (emergenza, accordo quadro). I manager validano con un solo clic sul web o sul mobile; I riavvii intelligenti e le escalation riducono i tempi di inattività. Una traccia di audit completa garantisce tracciabilità e conformità, mentre i cruscotti evidenziano i colli di bottiglia e i tempi di ciclo per ottimizzare i processi. Direttamente collegato ai moduli Richieste, Ordini, Fatture e Budget, il flusso di lavoro attiva controlli e avvisi al momento giusto. Il risultato: decisioni più rapide, impegni controllati, controllo interno rafforzato.
STATISTICHE
Gestisci i tuoi acquisti con dashboard intelligenti
Allinea ogni decisione d’acquisto con la realtà: Weproc trasforma i tuoi feed dati in dashboard interattivi e pronti all’uso. Visualizza immediatamente la suddivisione delle spese per fornitore, categoria o progetto e individua le discrepanze prima che pesino sul tuo margine. I dataset sono già stati puliti; esportali con un solo clic su Excel, Power BI o nei tuoi report mensili per risparmiare tempo prezioso. Grazie ai suoi indicatori in tempo reale e agli avvisi proattivi, il modulo Statistiche trasforma una semplice osservazione in un’azione rapida: si proteggono i budget, si rafforzano le negoziazioni e si gestiscono le prestazioni dei fornitori fino al centesimo più vicino.
Fino all'80% di tempo di gestione in meno rispetto all'inserimento manuale.
Scoprite tutte le funzionalità
Le leve strategiche della la gestione delle fatture in 2026
Per trasformare la gestione delle fatture fornitori in un vantaggio competitivo, quattro leve sono essenziali:
Automatizzare l’inserimento: grazie all’OCR avanzato, i dati chiave delle fatture vengono estratti con una precisione del 98,5%, indipendentemente dal formato (PDF, scansione, Factur-X, EDI…).
Garantire la sicurezza dei pagamenti: la riconciliazione a 3 vie (ordine–ricezione–fattura) blocca automaticamente le fatture contestate e garantisce che vengano pagati solo gli importi approvati.
Assicurare la conformità: Weproc è nativamente conforme alla riforma della fatturazione elettronica 2026, con archiviazione a norma di legge e rispetto del GDPR.
Gestire la tesoreria: dashboard, avvisi e reporting avanzati offrono visibilità in tempo reale sulle scadenze e sugli impegni finanziari.
Con Weproc, la gestione delle fatture non si limita a un semplice controllo amministrativo: diventa una leva di performance finanziaria, connettendo i vostri acquisti alla contabilità e mettendo in sicurezza i vostri flussi P2P.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per le fatture fornitori
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione delle fatture fornitori.
In cosa consiste la gestione delle fatture fornitori in un software acquisti?
È la digitalizzazione dell’intero ciclo della fattura: ricezione/acquisizione → controlli → riconciliazione → approvazione (BAP) → integrazione contabile → archiviazione. Collegata agli ordini e alle ricezioni, elimina i reinserimenti di dati e mette in sicurezza i pagamenti. In Weproc, la fattura diventa un oggetto “riconciliato” (prezzi, quantità, IVA, analitica) con tracciabilità completa per l’audit e la chiusura contabile.
Come funziona l'OCR in Weproc e quali formati di fattura sono supportati?
L’OCR avanzato estrae automaticamente i campi chiave (fornitore, n. fattura, date, righe, IVA, IBAN…) con un tasso di riconoscimento elevato (≈ 98,5%). Le fatture entrano tramite e-mail dedicata, caricamento manuale o integrazione ERP/EDI. Weproc gestisce i formati PDF/scansione e quelli strutturati (Factur-X, UBL, CII, EDI). Meccanismi anti-duplicato e di controllo della coerenza (totali, IVA, valute) rendono i dati affidabili a monte.
Come funziona la riconciliazione "3-way" e la gestione delle eccezioni?
Il motore confronta ordine ↔ ricezione ↔ fattura: se tutto corrisponde, la fattura passa al trattamento STP (senza intervento umano). In caso di discrepanza, Weproc applica tolleranze configurabili, isola l’anomalia (prezzo/quantità/spese) e blocca il pagamento fino alla risoluzione. I casi senza ordine (servizi, abbonamenti) passano al 2-way match con un workflow di approvazione rinforzato. Sono coperti anche: ricezioni parziali, fatture multi-ordine, multi-riga e note di credito.
In che modo Weproc mi aiuta ad essere conforme alla fatturazione elettronica 2026/2027?
Weproc supporta i formati strutturati (es. Factur-X) e l’archiviazione a valore probatorio, con registro di audit e rispetto del GDPR. La soluzione vi accompagna su 4 assi:
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Diagnosi dei flussi attuali,
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Mappatura dei dati e dei formati,
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Configurazione dei workflow/controlli,
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Gestione del cambiamento (formazione + test).
Ti stai quindi preparando all’accettazione obbligatoria (2026) e all’emissione progressiva (GE/ETI 2026, SME/micro 2027).
Quali integrazioni contabili/ERP e quali dati vengono sincronizzati?
Weproc si integra in modo bidirezionale (API/export) con oltre 50 ERP e software contabili. Vengono sincronizzati: anagrafiche fornitori, piani/dimensioni analitiche, centri di costo, budget (PDP), scritture contabili, stati di pagamento e documenti. Risultato: zero doppi inserimenti, scritture pulite e una pre-contabilità pronta per la chiusura.
Come vengono gestite l'approvazione, il controllo interno e la conformità?
L’approvazione si basa su workflow configurabili (soglie, reparti, importi, eccezioni) con segregazione delle funzioni (creazione ≠ approvazione ≠ pagamento). Ogni azione è tracciata temporalmente (registro di audit), i documenti sono archiviati a norma di legge e l’accesso è sicuro (permessi, SSO disponibile). I termini di pagamento di legge sono monitorati tramite avvisi e dashboard.
Gestite casi complessi: note di credito, ricorrenze, multi-entità e multi-valuta?
Sì.
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Note di credito: abbinamento alla fattura originale, saldi parziali o totali.
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Fatture ricorrenti/abbonamenti: modelli predefiniti + controlli periodici.
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Multi-entità / Multi-sede: regole, piani dei conti e budget per entità con visione consolidata.
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Multi-valuta / Multi-IVA: tassi, valute e schemi IVA gestiti per paese, con reporting armonizzato.
Quali KPI seguire per misurare la performance della gestione fatture?
I principali indicatori sono:
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Tasso STP: quota di fatture elaborate automaticamente senza intervento.
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Tempo di gestione: tempo intercorso tra ricezione e approvazione (BAP).
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Tasso di eccezione: fatture bloccate per discrepanze o controversie.
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Costo per fattura: indicatore chiave del ROI.
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Rispetto dei termini di pagamento: per evitare sanzioni e preservare la relazione con i fornitori.
Con Weproc, monitorate questi KPI in tempo reale grazie a dashboard visive e avvisi intelligenti, permettendovi di migliorare la produttività, ottimizzare la tesoreria e oggettivare la performance dei fornitori.
Procedure di acquisto complementare al factures
