Lieferantenanfragen (RFQ)
Ausschreiben, vergleichen, rechtfertigen. Alles an einem Ort.
- Multikriterien-Vergleich (Preis, Fristen, Garantien, ESG/Nachhaltigkeit…).
- Sichere Einladungen & Angebotsabgabe.
- Revisionssichere Akte, bereit für Audits.
Warum sollten Sie Ihre Lieferantenanfragen digitalisieren?
Eine Lieferantenanfrage oder Ausschreibung ist ein kritischer Schritt im Einkaufsprozess. Wenn sie schlecht verwaltet wird (E-Mails, Tabellenkalkulationen, unterschiedliche Angebotsformate), verlängert dies die Durchlaufzeiten und erhöht das Fehlerrisiko. Mit Weproc werden Ihre Anfragen einfach, schnell und rückverfolgbar: Ein einziges Lieferantenportal, um den Bedarf zu formulieren, Angebote zu sammeln, objektiv zu vergleichen und die Auswahl direkt in eine Bestellung umzuwandeln.
Konkretes Beispiel: Die IT-Abteilung fragt 4 Lieferanten für 20 Laptops an. Die Angebote gehen in Weproc ein, der Vergleicher gewichtet Preis/Lieferzeit/Garantie. Entscheidung innerhalb von 24 Stunden, Ersparnis von 11 % gegenüber dem ursprünglichen Budget.
Wie funktioniert eine Anfrage mit Weproc?
Funktionen Funktionen für Lieferantenanfragen
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Konkretes Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten schreibt mindestens 2 Angebote für indirekte Einkäufe über 5.000 € vor. Der Vergleicher und der Workflow garantieren die systematische Anwendung der Einkaufsrichtlinie ohne Reibungsverluste.
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Erfolgsfaktoren einer Lieferantenanfrage einer 2026
Um eine Ausschreibung erfolgreich abzuschließen, sind drei Hebel entscheidend:
Bedarf präzise definieren: Ein genaues Lastenheft vermeidet Abweichungen.
Das richtige Panel auswählen: Die passenden Lieferanten (SRM) einbeziehen und durch die Ausschreibung herausfordern.
Objektiv bewerten: Anwendung einer transparenten und rückverfolgbaren Multikriterien-Matrix.
Objektiv bewerten: Eine transparente und rückverfolgbare Multikriterien-Matrix anwenden.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für Anfragen
Vous envisagez de digitaliser vos achats ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes posées dans le cas de la digitalisation des consultations.
Eine Lieferantenanfrage ist ein Prozess zur Auswahl von Lieferanten, bei dem Angebote und Vorschläge von verschiedenen Dienstleistern eingeholt werden. Diese Anfrage ermöglicht es, die Angebote der Lieferanten zu bewerten und denjenigen auszuwählen, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Weproc ermöglicht es Ihnen, den gesamten Einkaufszyklus zu optimieren, von der Anfrage an den Lieferanten über die Rechnungserstellung bis hin zur Zahlungsphase.
Die Durchführung einer Lieferantenanfrage ermöglicht es Ihnen, die besten Lieferanten für Ihre Bedürfnisse in Bezug auf Qualität, Kosten und Service zu finden.
Zudem können Sie so die Einkaufsbedingungen für Ihre Bestellungen aushandeln und das Management Ihrer Lieferkette bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlung verbessern.
Um die Lieferanten auszuwählen, die Sie zu Ihrer Ausschreibung einladen möchten, müssen Sie Ihre Auswahlkriterien festlegen und die besten potenziellen Lieferanten aus Ihrem Portfolio identifizieren. Diese Kriterien können Erfahrung, Ruf, die Fähigkeit zur Erfüllung des Lastenhefts, Zertifizierungen, Kundenreferenzen, Preise oder die Termintreue sein.
Es ist wichtig, vorab eine Marktanalyse durchzuführen und die relevantesten Lieferanten für Ihr Einkaufsprojekt auszuwählen.
Ja. Die Kaufanfrage füllt die Anfrage vorab aus (Artikel, Mengen, Budget). Sie sparen Zeit und bewahren die Rückverfolgbarkeit.
Die Lieferanten laden ihre Angebote auf einem sicheren Portal hoch. Die Daten werden normalisiert, um einen sofortigen Vergleich zu ermöglichen.
Ja. Definieren Sie Ihre Gewichtungen und lassen Sie Weproc einen objektiven Score berechnen. Das Entscheidungsprotokoll rechtfertigt die Entscheidung.
Um die Angebote Ihrer Lieferanten zu bewerten, müssen Sie mehrere Kriterien wie die Qualität der Produkte/Dienstleistungen, die Kosten, die Liefertermine und die Garantien berücksichtigen. Es ist wichtig, jedes Angebot objektiv zu bewerten, um Ihre Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Es ist wichtig, Ihre Bedürfnisse und Ziele sowie die Auswahlkriterien für die Lieferanten klar zu definieren. Sie sollten zudem ein detailliertes und unternehmensspezifisches Lastenheft erstellen, damit die Lieferanten präzise darauf antworten können. Planen Sie schließlich genügend Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und Bewertung der Angebote ein.
Zu den größten Herausforderungen gehören die klare Definition des Bedarfs, die Auswahl der Lieferanten, die Bewertung der Angebote und die Verhandlung der Vertragsbedingungen. Weproc hilft dabei, diese Hürden zu überwinden, indem es den Prozess vereinfacht und optimiert.
Synchronisation von Lieferanten, Analyseachsen und Budgets; Export der Ergebnisse; Umwandlung in Bestellungen mit dem entsprechenden Genehmigungsweg.
Absolut. Regeln, Schwellenwerte und Lieferantenpanels pro Einheit; Konzernkonsolidierung zur Steuerung der Einkaufsperformance.
Auch bei bestehenden Katalogen ermöglicht die punktuelle Anfrage, Einkäufe außerhalb des Katalogs zu prüfen, Verträge zu erneuern oder den Markt zu testen.
Einkaufsprozesse ergänzend zu den Lieferantenanfragen
