Bestellverwaltung (PO)
Vom Angebot bis zur Bestellung – ohne Reibungsverluste.
- Erstellung der Bestellung mit nur einem Klick.
- Statusverfolgung und Planung von Wareneingängen.
- Keine Doppelerfassung, vollständige Rückverfolgbarkeit.
Warum sollten Sie die Verwaltung von Lieferantenbestellungen digitalisieren?
In vielen Unternehmen werden Bestellungen (Purchase Orders, PO) noch per E-Mail oder Excel verwaltet. Dies führt zu Verzögerungen, Fehlern und mangelnder Transparenz.
Mit Weproc wird jede Bestellung aus einer genehmigten Anfrage oder Ausschreibung generiert, an den Lieferantengesendet und in Echtzeit verfolgt.
Das Ergebnis: eine flüssige P2P-Kette und eine gestärkte Governance.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen stattet 60 Arbeitsplätze aus. Weproc bündelt die Anfragen in einer einzigen Bestellung, plant die Lieferungen und warnt bei Verzögerungen. Ergebnis: -70 % Verwaltungskosten.
Wie funktioniert Wie funktioniert die Bestellverwaltung mit Weproc?
Haupt Funktionen für Bestellungen
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
72 % Reduzierung der Bearbeitungskosten bei der Bestellung mit einer geeigneten Software.
Erfolgsfaktoren für Bestellungen einer 2026
Um die Bestellverwaltung abzusichern, sind drei Säulen entscheidend:
Validierte Anfragen zentralisieren:
Die Generierung der Bestellung direkt aus einer genehmigten Anfrage oder Ausschreibung garantiert Compliance und vermeidet Dubletten.
Echtzeit-Verfolgung sicherstellen:
Ein digitales Tool muss den Status der Bestellungen (gesendet, bestätigt, geliefert, teilweise) mit automatischen Warnungen bei Verzug anzeigen.
Vorbuchhaltung vorbereiten:
Jede Bestellung muss mit Wareneingängen und Rechnungen verknüpft sein, um die Kreditorenbuchhaltung ohne Doppelerfassung oder Fehler zu speisen.
Mit Weproc sind diese Best Practices nativ integriert: Ihre Bestellungen werden zum Herzstück eines flüssigen, rückverfolgbaren und konformen P2P-Prozesses, bis hin zur Budgetfreigabe und Buchhaltungsvorbereitung.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für les bons de commandes
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Digitalisierung von Bestellungen.
Die Bestellverwaltung umfasst das Erstellen, Übermitteln und Verfolgen von Bestellungen, die an Lieferanten gesendet werden. In einer Software wie Weproc wird jede Bestellung aus einer validierten Anfrage generiert, was Rückverfolgbarkeit, Budgetkonformität und eine bessere Integration in die Buchhaltung gewährleistet.
Jede Bestellung hat einen klaren Status (ausstehend, bestätigt, Teilwareneingang, abgeschlossen). Automatische Benachrichtigungen informieren bei Verzögerungen. Die vollständige Historie wird gespeichert, um Audits zu erleichtern.
Mit Weproc können Sie:
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Echtzeit-Warnungen bei Verzug erhalten.
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Teillieferungen antizipieren und Lieferanten automatisch mahnen.
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Daten konsolidieren, um die zuverlässigsten Lieferanten zu identifizieren.
Ja. Weproc ist für Multi-Site- und Multi-Entity-Umgebungen konzipiert. Jede Einheit kann eigene Validierungsregeln und Budgets haben. Sie behalten eine konsolidierte Sicht auf Gruppenebene.
Ein digitales Tool wie Weproc ermöglicht:
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Automatisierung der Bestellerstellung.
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Echtzeit-Statusverfolgung.
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Fehlerreduzierung durch Abgleich mit Wareneingängen und Rechnungen. (Funktionsweise des Wareneingangs entdecken)
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Zeitersparnis durch Reduzierung administrativer Aufgaben.
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Bessere Budget-Transparenz mit der Liquiditätsplanung (PDP).
Die manuelle Bestellung umfasst E-Mails, Excel-Dateien und verstreute Freigabeprozesse, was zu Fehlern, Vergessen und Dubletten führt. Die digitale Verwaltung zentralisiert alle Schritte in einem einzigen Tool: Erstellung der Bestellung, Freigabe nach einem konfigurierbaren Workflow, Verfolgung und automatischer Abgleich mit Rechnungen und Wareneingängen. Ergebnis: ein schnellerer, zuverlässigerer und konformer Prozess.
Ja. Weproc bietet ERP- und Buchhaltungsintegrationen (via API oder Export). Jede Bestellung kann mit Ihren analytischen Achsen, Kostenstellen oder Budgets verknüpft werden. Dies erleichtert die Vorbuchhaltung, vermeidet Doppelerfassungen und bereitet den 3-Wege-Abgleich (Bestellung–Wareneingang–Rechnung) vor.
Jede Bestellung in Weproc ist an einen konfigurierbaren Validierungs-Workflow gebunden und wird mit einem vollständigen Audit-Log (Zeitstempel, Genehmigungen, Änderungen) gespeichert.
Diese Rückverfolgbarkeit garantiert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, erleichtert interne Audits und begrenzt das Risiko von Betrug oder Einkäufen außerhalb des Standardprozesses.
Einkaufsprozesse ergänzend zu den Bestellungen
