Weproc: il software acquisti completo e intuitivo per le ETI
Unificate i vostri processi d'acquisto multi-società: workflow di approvazione governati, budget per entità e centro di costo, contratti e cataloghi controllati, riconciliazione a 3 vie — il tutto integrato con il vostro ERP.
Perché un software acquisti per le Medie Imprese nel 2026
Su scala multi-società / multi-sede / multi-valuta, le richieste d’acquisto si moltiplicano tra direzioni e filiali; i budget si articolano per entità, centro di costo e progetto; i workflow di approvazione si sovrappongono (CapEx/OpEx, deleghe, sostituzioni) e i contratti quadro coesistono con cataloghi variegati. Senza una governance, il rischio è quello di aggiramenti delle procedure, maverick buying, impegni non registrati e fatture senza ordine (PO), con un consolidamento finanziario lento e una conformità fragile.
Con Weproc, allineate filiali e direzioni su un processo acquisti unico e governato: richieste guidate, workflow multi-livello per soglie/ruoli/filiali (SoD, deleghe), budget consolidati e suddivisi per centro di costo, contratti e cataloghi(punch-out), ricezioni tracciate (discrepanze, non conformità) e riconciliazione a 3 vie fino alla fattura. Il tutto connesso al vostro ERP/SSO con audit trail e pre-controlli Factur-X. Guadagnerete velocità su grande scala rafforzando al contempo il controllo interno e la conformità.
Punti critici tipici (ETI)
Strumenti eterogenei per filiale/BU, dati isolati (silos).
Nessuna vista consolidata per entità / centro di costo / categoria d’acquisto.
Workflow non governati: eccezioni, aggiramenti, mancanza di una chiara SoD (Segregation of Duties).
Contract leakage e maverick buying (prezzi non contrattuali)
CapEx/OpEx: impegni fuori budget, pre-impegni non tracciati.
Ricezioni multi-magazzino poco tracciate: discrepanze non gestite, controversie lunghe.
Fatture senza ordine o duplicate, 3-way match non sistematico.
Conformità: documenti KYC/attestazioni mancanti, audit difficile, Factur-X da preparare.
Integrazioni ERP/SSO complesse, reinserimento dati e qualità dei dati variabile.
Le procedure d'acquisto chiave per i ETI!
Weproc è un software di e-procurement all-in-one che digitalizza ogni fase del Procure-to-Pay. Dalla selezione del fornitore alla riconciliazione della fattura, i nostri sette moduli integrati automatizzano i flussi, riducono i costi e offrono visibilità in tempo reale sulle spese della vostra media impresa (ETI).
RICHIESTE E APPROVAZIONI
Governance multi-società, decisioni più rapide
In una media impresa (ETI), le richieste provengono da diverse filiali / sedi / valute. Weproc, software acquisti per ETI, standardizza la richiesta d’acquisto (entità, centro di costo, progetto, CapEx/OpEx) e la instrada automaticamente verso i corretti approvatori in base a soglie, ruoli, filiale e categoria, garantendo la segregazione delle funzioni (SoD), le deleghe e le sostituzioni. Le approvazioni avvengono in 1 clic (web & mobile), i solleciti/escalation evitano colli di bottiglia e l’audit trail rafforza il controllo interno.
ORDINI (PO) E CONTRATTI/CATALOGHI
Conformità contrattuale e impegno di budget controllato
Trasformate preventivi e selezioni in ordini d’acquisto (PO) uniformi, derivanti da cataloghi punch-out e contratti quadro (prezzi negoziati, massimali, date di efficacia, valute). Weproc controlla il budget pre-impegnato/impegnato sin dalla richiesta, impone l’uso di fornitori qualificati e traccia le condizioni contrattuali. Ideale per organizzazioni multi-sede / multi-società dove la contract compliance e la rapidità di esecuzione sono essenziali.
FATTURAZIONE E RICONCILIAZIONE A 3 VIE
Pagamenti corretti, chiusure più rapide, conformità Factur-X
Su grande scala, l’Account Payable (AP) deve essere affidabile. Weproc automatizza il 3-way match (ordine ↔ ricezione ↔ fattura), blocca le anomalie (prezzi/quantità, duplicati, discrepanze) e attiva le approvazioni per eccezione. Esportazioni verso il vostro ERP/contabilità, pre-controlli Factur-X, registro di audit e tracciabilità completa per gestire volumi elevati multi-entità in totale serenità.
Le funzionalità che rendono Weproc l'alleato delle ETI!
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per ETI
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni poste dalle medie imprese (ETI) che desiderano ottimizzare il loro processo Procure-to-Pay.
Weproc è adatto a una media impresa multi-società e multi-sede?
Sì. Weproc gestisce entità giuridiche, sedi e valute: regole per filiale, centri di costo, progetti e categorie. Le politiche acquisti sono declinate per entità (soglie, ruoli, eccezioni) e consolidate a livello di gruppo per una visione trasversale (spese, impegni, conformità).
Quanto tempo occorre per essere operativi in una media impresa (ETI)?
Si inizia spesso con un perimetro pilota (1–2 filiali, alcune categorie d’acquisto): configurazione entità/centri di costo, import fornitori e contratti, workflow di approvazione, quindi connessione ERP/contabilità. L’estensione avviene per fasi (sedi, BU, paesi) con un modello di implementazione governato.
Si può iniziare con poco ed espandere in seguito?
Sì. Iniziate con richieste e approvazioni + ordini (PO), quindi aggiungete ricezioni, 3-way match,, budget, cataloghi punch-out, SRM (KYC/attestazioni), analytics e integrazioni supplementari. Tutto è modulare.
Come funzionano i workflow di approvazione nelle medie imprese (ETI)?
Modellate una matrice multi-livello: soglie, ruoli, filiale, categoria, CapEx/OpEx. Weproc applica la segregazione delle funzioni (SoD), gestisce deleghe e sostituzioni, invia solleciti/escalation e mantiene un audit trail con marcatura temporale. Le approvazioni avvengono in 1 clic (web & mobile).
Si possono controllare i budget per entità/centro di costo/progetto e consolidarli?
Sì. Budget pre-impegnato / impegnato / consumato / residuo per entità, sede, centro di costo o progetto, con avvisi. Vista consolidata di gruppo ed esportazioni verso BI per il monitoraggio (scostamenti, forecast, aderenza al processo).
Ordini e cataloghi: come evitare il "maverick buying"?
Weproc applica contratti quadro e cataloghi (interni o punch-out) con prezzi negoziati, massimali e date di validità. Gli ordini sono uniformati e l’uso di fornitori qualificati è obbligatorio. Risultato: elevata contract compliance, calo degli acquisti fuori processo e ordini (PO) puntuali.
Governance fornitori: KYC, attestazioni, rischi?
Database SRM: schede fornitori, KYC/attestazioni (validità, avvisi di scadenza), contratti e allegati, performance (qualità, tempi, controversie), piani d’azione. Possibilità di un portale per l’aggiornamento e il deposito di preventivi.
Mobile, lingue e valute?
Interfaccia web & mobile per l’approvazione in mobilità, multi-lingua e multi-valuta (tassi, arrotondamenti, tasse) a livello di filiale/paese. I documenti (PO, fatture) seguono la lingua e la valuta dell’entità.
Come gestite la ricezione e le discrepanze (multi-magazzino)?
Ricezione parziale/totale collegata all’ordine (PO), controlli quantità/qualità, gestione delle non conformità (DDT, foto, commenti), notifiche al richiedente e al fornitore. Le discrepanze alimentano il 3-way match e i vostri indicatori fornitore (OTD, qualità, controversie).
Cos'è la riconciliazione a 3 vie e quali benefici offre a una media impresa (ETI)?
Il 3-way match confronta ordine ↔ ricezione ↔ fattura per bloccare automaticamente le anomalie (prezzi/quantità, duplicati, fuori contratto). I casi conformi passano direttamente al pagamento, le eccezioni seguono un circuito di approvazione. Benefici: pagamenti corretti, chiusure accelerate, meno controversie.
Siete pronti per la fatturazione elettronica (Factur-X) e l'e-reporting?
Weproc struttura il processo acquisti a monte (PO, ricezione, approvazioni) e propone pre-controlli Factur-X (campi, allegati, coerenza). L’integrazione contabile/ERP è definita in base al vostro perimetro; l’e-reporting si anticipa via esportazioni conformi e campi richiesti.
Quali integrazioni sono disponibili (ERP, contabilità, SSO, BI)?
Connessioni con i principali ERP/software contabili (es. SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Cegid, NetSuite…), SSO(SAML/OIDC), esportazioni BI/data warehouse e API REST per i vostri flussi specifici. I mapping (piano dei conti, registri, dimensioni analitiche) sono definiti in fase di analisi.
Come sono gestite la sicurezza e la conformità (ETI)?
Dati crittografati, ruoli e permessi granulari, audit trail esaustivo, SoD, backup e best practice GDPR. Tracciabilità degli accessi, conservazione controllata, hosting UE possibile e supervisione delle integrazioni (webhook, API).
Quali sono le performance su scala ETI (volumi, utenti)?
La piattaforma supporta volumi elevati (richieste, ordini, fatture, fornitori) e team numerosi per entità/BU. Gli indicatori di cycle time, aderenza al processo e disponibilità sono monitorati; possono essere definiti SLA in base alle vostre esigenze.
Qual è il costo per una media impresa (ETI)?
La tariffazione dipende dal perimetro (moduli, utenti, filiali, integrazioni) e dai volumi. L’obiettivo: un ROI chiaro(tempo risparmiato, errori evitati, compliance). Il modo migliore è valutare il vostro contesto durante una demo.
Accompagnamento e gestione del cambiamento
Forniamo onboarding, formazione per ruoli (buyer, manager, finance), kit di implementazione per le filiali, supporto all’importazione dati (fornitori, contratti, cataloghi) e assistenza continua. Può essere definito un core model di gruppo per garantire la governance.