Software di approvvigionamento per Associazioni
ONG, Federazioni, Associazioni di Gestione: strutturate le vostre spese, dai volontari sul campo ai rapporti finanziari.
Perché strutturare ora gli acquisti della tua associazione?
In una struttura associativa, il rigore è doppiamente necessario: devi essere responsabile verso i tuoi finanziatori (pubblici/privati) mentre gestisci spesso team ibridi, tra dipendenti e volontari. Excel e le email non sono più sufficienti di fronte a nuovi obblighi fiscali.
I tuoi rischi attuali:
Opacità di bilancio: Le spese sostenute senza una pre-validazione mettono a rischio il saldo finanziario dei progetti.
Rischio fiscale e legale: Cattiva gestione dell’IVA o fatture non conformi nel periodo precedente alla riforma del 2026.
Perdita di tempo amministrativo: Un tesoriere o un reparto contabile sommersi da promemoria ai fornitori e dal recupero delle ricevute.
Governance complessa: Difficoltà nell’applicazione dei circuiti di validazione tra la sede centrale, le filiali locali e i volontari.
La richiesta di acquisto: dai potere ai tuoi volontari e dipendenti
Centralizzare e gestire tutte le esigenze, dalla sede centrale al campo
Sia in sede centrale che sul campo, ogni dipendente o volontario può esprimere un bisogno attraverso un’interfaccia semplice e accessibile. Tutte le richieste di acquisto sono centralizzate e legate a un budget preciso, per garantire trasparenza e controllo delle spese associative.
Con Weproc, strutturate le richieste di acquisto:
- Interfaccia semplificata per dipendenti e volontari
- Assegnazione obbligatoria a un budget (Missione Umanitaria, Evento Annuale, Operazione, ecc.)
- Eliminazione degli acquisti spontanei
- Aggiunta di commenti e documenti di supporto
- Monitoraggio in tempo reale delle richieste in corso
Valida ordini e budget in base al tuo stato
Tieni sotto controllo i tuoi impegni finanziari e le sovvenzioni
Una volta validata la richiesta, Weproc trasforma automaticamente il bisogno in un ordine, collegato al corrispondente budget (vedi l’articolo Esprimere correttamente un bisogno). Mantieni una visione chiara degli impegni e del resto da consumare, assicurandoti al contempo i tuoi finanziamenti pubblici o privati.
Weproc ti permette di:
- Controlla automaticamente la disponibilità del budget
- monitorare l’idoneità delle spese per i sussidi
- Definisci i flussi di lavoro di validazione in base all’importo o al tipo
- Ordini di traccia per progetto o incarico
- Gestisci i tuoi budget da una dashboard centralizzata
Il risultato: una gestione del budget associativa affidabile, conforme e facile da gestire.
Questi locali si fidano di noi!
Cosa aspetti?
Giustifica i fondi tramite la reception
Proteggi i tuoi fondi con piena tracciabilità
La ricezione di beni o la fornitura di servizi è un passo chiave per la conformità finanziaria delle associazioni. Weproc facilita la validazione del “Service Fait”, essenziale per sbloccare determinati finanziamenti pubblici.
Caratteristiche chiave:
- Validazione della ricevuta con un solo clic
- Aggiungere foto della nota di consegna da un cellulare
- Segnalazione immediata di anomalie
- Tracciamento della consegna in tempo reale
Hai prove chiare e tracciabili, pronte per audit e finanziatori.
Preparati per la Fattura Elettronica (EP)
Prevedi la riforma 2026/2027 con completa tranquillità
Weproc riconcilia automaticamente fatture con ordini e ricevute, eliminando errori di pagamento e duplicati. La piattaforma è progettata per supportare le associazioni nella transizione verso la fatturazione elettronica.
Con Weproc, benefici di:
- Riconciliazione automatica fattura/ordini/ricevuta
- Gestione delle fatture elettroniche
- Conformità alla riforma 2026/2027
- Monitoraggio dei pagamenti e controlli contabili
- Gestione della riforma dei beni obsoleti
Una soluzione completa per una gestione finanziaria dell’associazione trasparente e conforme.
Weproc porta il rigore di un gruppo numeroso con
La semplicità richiesta Per i tuoi volontari.
Tu assicuri i fondi, noi gestiamo la tracciabilità dei flusso.
DOMANDE FREQUENTI- La gestione degli acquisti di un'associazione
Hai domande? Abbiamo le risposte!
Sì. Lo strumento è pensato per piccoli team: richieste guidate, regole di approvazione semplici, visibilità diretta per il manager.
L’onboarding è rapido. Dopo una breve preparazione e formazione, le tue prime richieste e approvazioni possono iniziare molto rapidamente.
Sì, puoi dare loro il giusto accesso per visualizzare i documenti e recuperare quelli necessari.
Per ottimizzare la gestione degli acquisti in un contesto multiservizio, possono essere adottate diverse best practice.
È essenziale definire chiaramente le esigenze e gli obiettivi di ogni dipartimento, favorire la collaborazione e lo scambio di informazioni tra i dipartimenti e stabilire una cultura di miglioramento continuo. Avere un sistema centralizzato di gestione degli acquisti consente anche il monitoraggio e l’analisi delle spese di ogni dipartimento, facilitando l’identificazione delle opportunità di ottimizzazione.
Prezzi personalizzati per piccoli team. Il modo migliore è vedere il perimetro insieme durante una demolizione!
Sì, per la ricezione delle fatture ti preoccuperai. Inoltre, se hai un’attività secondaria, le regole cambiano. Weproc gestisce questi casi speciali per evitare qualsiasi aggiustamento.
Vuoi saperne di più su questa gestione?
Scopri ogni settimana i nostri articoli, webinar o modelli gratuiti da scaricare per aumentare le spese delle tue associazioni!
