Gestione dei pagamenti fornitori
Preparate, approvate e mettete in sicurezza i vostri pagamenti in totale semplicità.
- Generazione automatica di file SEPA.
- Sincronizzazione bidirezionale con il vostro software contabile.
- Dashboard per monitorare scadenze e tesoreria.
Perché digitalizzare la gestione dei pagamenti fornitori?
Il pagamento al fornitore è l’ultima fase del processo P2P. Ancora troppo spesso si basa su esportazioni manuali, approvazioni frammentate ed errori di inserimento, il che comporta ritardi nei pagamenti, controversie con i fornitori e una mancanza di visibilità sulla tesoreria.
Con Weproc, i vostri pagamenti sono automatizzati, centralizzati e collegati alle vostre fatture approvate. Rispetterete i termini di legge, eviterete errori e manterrete un controllo totale sui vostri flussi finanziari.
Esempio concreto: una media impresa (ETI) gestisce 2.000 pagamenti fornitori al mese. Grazie a Weproc, la generazione dei file SEPA è automatica, gli stati sono sincronizzati con l'ERP e i ritardi sono diminuiti del 65%.
Come funziona la gestione dei pagamenti con Weproc?
Tratti somatici Chiavi Correlati a pagamenti
SRM
Gestione dei fornitori che spinge la tua catena di approvvigionamento
Centralizza tutti i file dei fornitori in un unico spazio per ottenere visibilità e conformità; Guida le prestazioni con metriche in tempo reale e report dettagliati. Un portale collaborativo semplifica gli scambi: tracciamento degli ordini, fatture e documenti amministrativi, il tutto senza email sparse. Un vault digitale sicuro ospita attestazioni, contratti e certificazioni per un audit senza stress, mentre le dashboard predittive rilevano i rischi precocemente.
La ciliegina sulla torta: Weproc si collega nativamente al tuo ERP e al software contabile per dati sempre aggiornati. Il risultato: rafforzamento delle relazioni con i fornitori, costi controllati e una catena di approvvigionamento resiliente.
CONTRATTI
Assicurati ogni offerta e aumenta i tuoi risparmi
Digitalizza tutti i tuoi accordi principali e i contratti con i fornitori in un caveau cloud, accessibile con un solo clic. Weproc monitora per te l’intero ciclo di vita del contratto : avvisi prima del rinnovo tacito, programmi di indicizzazione, monitoraggio del consumo effettivo e calcolo automatico degli sconti di fine anno. Una visione globale, filtrabile per fornitore o famiglia acquirente, rivela i rischi di interruzione e le opportunità di risparmio. Collegato nativamente ai moduli Budgets e SRM, il Contract Manager trasforma la conformità in un vantaggio competitivo e garantisce una fornitura senza intoppi.
FLUSSI DI LAVORO
Standardizza le tue validazioni, assicurati i tuoi impegni
Standardizza le tue approvazioni in un batter d’occhio: Weproc modella la tua matrice di approvazione (importo, categoria, progetto, fornitore, centro costi) e indirizza automaticamente ogni richiesta al decisore giusto. Configurare livelli di approvazione sequenziali o paralleli, regole di delega (sostituzioni, leave), soglie ed eccezioni (emergenza, accordo quadro). I manager validano con un solo clic sul web o sul mobile; I riavvii intelligenti e le escalation riducono i tempi di inattività. Una traccia di audit completa garantisce tracciabilità e conformità, mentre i cruscotti evidenziano i colli di bottiglia e i tempi di ciclo per ottimizzare i processi. Direttamente collegato ai moduli Richieste, Ordini, Fatture e Budget, il flusso di lavoro attiva controlli e avvisi al momento giusto. Il risultato: decisioni più rapide, impegni controllati, controllo interno rafforzato.
STATISTICHE
Gestisci i tuoi acquisti con dashboard intelligenti
Allinea ogni decisione d’acquisto con la realtà: Weproc trasforma i tuoi feed dati in dashboard interattivi e pronti all’uso. Visualizza immediatamente la suddivisione delle spese per fornitore, categoria o progetto e individua le discrepanze prima che pesino sul tuo margine. I dataset sono già stati puliti; esportali con un solo clic su Excel, Power BI o nei tuoi report mensili per risparmiare tempo prezioso. Grazie ai suoi indicatori in tempo reale e agli avvisi proattivi, il modulo Statistiche trasforma una semplice osservazione in un’azione rapida: si proteggono i budget, si rafforzano le negoziazioni e si gestiscono le prestazioni dei fornitori fino al centesimo più vicino.
-50% di tempo dedicato alla preparazione dei pagamenti.
Scopri tutte le nostre funzionalità
Le leve strategiche della la gestione dei pagamenti in 2026
Per fare della gestione dei pagamenti fornitori un asset strategico, quattro leve sono essenziali:
Automatizzare i regolamenti: generate i vostri file SEPA in un clic e trasmetteteli in totale sicurezza alla vostra banca.
Sincronizzare con la contabilità: gli stati (pagato, in attesa, rifiutato) vengono aggiornati automaticamente dal vostro ERP, senza doppi inserimenti.
Controllare la tesoreria: dashboard e avvisi intelligenti vi permettono di anticipare le scadenze e ottimizzare i flussi finanziari.
Garantire la conformità: rispetto dei termini di pagamento di legge, tracciabilità completa delle approvazioni e archiviazione a norma.
Con Weproc, la gestione dei pagamenti va oltre la semplice esecuzione bancaria: diventa un tassello strategico della gestione finanziaria, in linea diretta con fatture approvate, budget e tesoreria.
DOMANDE FREQUENTI– Software acquisti per i pagamenti
State valutando di digitalizzare i vostri acquisti? Qui trovate le risposte alle domande più comuni sulla digitalizzazione dei pagamenti fornitori.
Cos'è la gestione dei pagamenti fornitori in un software acquisti?
È la centralizzazione e l’automazione dei regolamenti derivanti dalle fatture approvate (BAP): selezione delle scadenze, generazione del file SEPA, invio sicuro alla banca e monitoraggio dello stato (pagato, in attesa, rifiutato). Connesso al vostro ERP/contabilità, Weproc elimina i reinserimenti, applica le vostre regole di approvazione e garantisce una tracciabilità completa.
Come funziona la generazione di un file di pagamento SEPA con Weproc?
Dalla lista delle fatture approvate, potete:
-
filtrare per scadenza, fornitore, entità, valuta,
-
applicare i workflow di approvazione (soglie/importi),
-
generare in un clic il file SEPA conforme,
-
Invia il fascicolo alla banca.
Weproc effettua controlli automatici (IBAN presente, duplicati, importo, valuta) e conserva la conferma per l’audit.
Lo stato "pagato" si aggiorna automaticamente dal mio software contabile?
Sì. L’integrazione bidirezionale aggiorna lo stato dei pagamenti (pagato, rifiutato, parziale) direttamente dal vostro ERP / software contabile. Le riconciliazioni si arricchiscono con il riferimento bancario e la data reale di esecuzione, offrendo una visione affidabile degli impegni vs esborsi senza doppi inserimenti.
In che modo Weproc mi aiuta a rispettare i termini di legge e a evitare sanzioni?
-
Dashboard per scadenza (7 giorni prima, oggi, ritardo),
-
Avvisi intelligenti per approvatori e ufficio finance,
-
Blocchi automatici per fatture con controversie (3-way match) per evitare pagamenti indebiti,
-
Cronologia delle azioni con timestamp per giustificare le scadenze in caso di audit.
Il risultato: tasso di pagamento più alto alla scadenza , sanzioni e controversie più basse.
Quali KPI seguire per misurare la performance e il ROI dei pagamenti?
Monitorate in particolare: tasso di pagamenti alla scadenza, DPO (Days Payable Outstanding), costo per pagamento, tasso di rifiuti, volume SEPA vs manuale, sconti ottenuti, sanzioni evitate. Le dashboard e gli avvisi di Weproc vi aiutano ad accelerare i cicli e mettere in sicurezza i flussi.
Si possono gestire più società, sedi e valute nei pagamenti?
Sì. Weproc è multi-società / multi-sede / multi-valuta:
-
conti bancari per entità,
-
regole di approvazione e calendari di pagamento dedicati,
-
viste consolidate di gruppo per la gestione della tesoreria,
-
supporto delle valute con importi originali ed equivalenti consolidati.
Come monitorare le scadenze di pagamento e anticipare la tesoreria?
In Weproc, tutte le fatture approvate e pronte per il pagamento appaiono con la loro data di scadenza. Potete visualizzare a colpo d’occhio i pagamenti futuri (per settimana o mese) e ricevere avvisi per evitare ritardi. Queste informazioni, sincronizzate con la contabilità, offrono una migliore visibilità sulle uscite finanziarie.
Cosa succede se un pagamento non viene eseguito come previsto?
Una volta che il file SEPA è generato e trasmesso, lo stato dei pagamenti viene aggiornato automaticamente tramite l’integrazione con l’ERP. Se un pagamento rimane in attesa o viene rifiutato lato contabilità, l’informazione viene riflessa in Weproc, permettendovi di monitorare la situazione e intervenire se necessario.
Procedure di acquisto complementare al pagamenti
