Einkaufssoftware für das private Bildungswesen: Vereinfachen Sie Ihre Bestellungen
Die Digitalisierung der Lieferantenbestellungen wird zu einem starken Leistungshebel und schafft Mehrwert für private Bildungseinrichtungen.
E-Procurement: Verwandeln Sie Ihren Einkauf in einen strategischen Hebel
Ob Sie eine Grundschule, eine weiterführende Schule oder eine Hochschule leiten: Die Digitalisierung des Einkaufs verwandelt eine intransparente Kostenstelle in einen echten strategischen Hebel.
Durch die Einführung einer speziellen E-Procurement-Lösung vereinheitlichen Sie Anfragen, Budgetfreigaben und Rechnungsstellung in einem flüssigen Workflow, der dem Factur-X-Standard 2026 entspricht. Sie reduzieren die Bearbeitungszeiten um bis zu 40 %, sichern Ihre Lieferantenverträge ab und steuern Ihre Budgets in Echtzeit dank präziser Kennzahlen.
Dieser kollaborative Ansatz bringt Verwaltungs- und Lehrteams näher zusammen, macht Lieferantenbeziehungen zuverlässiger und setzt finanzielle Ressourcen frei, die Sie in den Erfolg Ihrer Lernenden reinvestieren können.
Diese Einrichtungen vertrauen uns!
Worauf warten Sie noch?
Unsere in Frankreich konzipierte, entwickelte und gehostete Lösung garantiert Ihnen eine vollständige und sichere Kontrolle über Ihre Einkaufsdaten.
Unsere hauseigenen Experten antworten Ihnen jeden Tag live von 8 bis 20 Uhr für sofortige und persönliche Unterstützung.
Weproc verbindet sich mit all Ihren bestehenden Business-Tools, um Ihre Prozesse ohne Unterbrechung zu rationalisieren.
Steuern Sie Ihre Lieferantenbestellungen im Handumdrehen
Verwalten Sie jede Bestellung, von der Kreide bis zum Kantinenessen, über ein einziges Portal. Dank unseres E-Procurements für das private Bildungswesen profitieren Sie von:
- Bestellung erstellt in 2 Minuten: Ausfüllfertige Vorlagen (Lehrmaterial, Schulbücher, Catering) und integrierte digitale Signaturen.
- Budget-Warnungen: Automatische Benachrichtigungen, wenn ein Kauf das Budget oder regionale Zuschüsse zu überschreiten droht.
- Wichtige Statistik: Ausgestattete Einrichtungen verzeichnen im Durchschnitt 35 % weniger Bearbeitungszeit und 18 % weniger ungeplante Ausgaben für Schulmaterial.
Validieren Sie Wareneingänge und sichern Sie Ihre pädagogischen Budgets
Mit dem Wareneingangsmodul von Weproc erfassen Ihre Verwaltungsteams mit wenigen Klicks die tatsächlich gelieferten Mengen, melden Abweichungen und geben bei Bedarf einen Rücksendegrund an den Lieferanten an. Alle Informationen werden im selben Dashboard zentralisiert, sodass Sie den Fortschritt von Bestellungen (Bücher, Material oder Dienstleistungen) verfolgen, Streitigkeiten reduzieren und Ihre Budgetprognosen absichern können.
- Vereinfachter Empfang: Geführtes Formular zur Angabe konformer/nicht konformer Mengen und Hinzufügen eines Rücksendegrundes mit einem Klick.
- Risikovorsorge: Historie von Unstimmigkeiten und Warnungen bei verspäteten Bestellungen für souveränere Verhandlungen mit Lieferanten.
- Transparente Nachverfolgung: Jede Einrichtung sieht in Echtzeit den Status ihrer Bestellungen, von der ursprünglichen Bestellung bis zur finalen Rechnung.
Rechnungsabgleich: Sichern Sie Ihre Bildungsbudgets ab
Zentralisieren Sie jede Lieferantenrechnung – Schulbücher, Kantinendienstleistungen oder IT-Ausstattung – und gleichen Sie diese automatisch mit der Bestellung und dem zugehörigen Wareneingang ab. Mit einem Klick prüfen Sie Abweichungen, begründen Anomalien und senden die konforme Rechnung an die Buchhaltung. Ergebnis: Bis zu 80 % Zeitersparnis bei der Bearbeitung und perfekte Rückverfolgbarkeit unter Einhaltung des Factur-X-Standards 2026.
- Sofortiger 3-Wege-Abgleich (Bestellung / Wareneingang / Rechnung): Erkennung und Meldung von Preis-Mengen-Abweichungen vor der Validierung.
- Budgetverfolgung pro Einrichtung: Jede Rechnung wird den Posten „Pädagogik“, „Kantine“ oder „Gebäude“ zugewiesen, um Ihre Budgets niemals zu überschreiten.
- Kontrollierte Ausgaben: Nur konforme Rechnungen gehen in die Buchhaltung, was Fehlzahlungen und Lieferantenstreitigkeiten minimiert.
Unverzichtbare Weproc-Module für Bildungseinrichtungen!
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CATALOGUES
Commandez malin, payez le juste prix
Regroupez tous vos articles, services et pièces détachées dans un catalogue intelligent et entièrement numérique. Les listes de prix des fournisseurs se synchronisent automatiquement : ainsi, chaque commande s’appuie sur le tarif le plus récent et validé. Grâce à une vue globale segmentée (catégorie, famille d’achat, fournisseur), vous identifiez instantanément les postes de dépense à optimiser et évitez les doublons.
Du besoin à la saisie du bon de commande, tout le workflow est fluide ; vous sécurisez vos marges, fiabilisez l’approvisionnement et libérez vos équipes des ressaisies chronophages.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
