Weproc: die vollständige und intuitive Einkaufssoftware für ETI
Vereinheitlichen Sie Ihre multiunternehmensübergreifenden Einkaufsprozesse: geregelte Genehmigungsabläufe, Budgets nach Unternehmen und Kostenzentrum, kontrollierte Verträge und Kataloge, dreifache Abstimmung – integriert in Ihr ERP.
- Fortgeschrittene Genehmigungsworkflows (Schwellenwerte, Rollen, Tochtergesellschaften, CapEx/OpEx, SoD)
- Budgets: vorgegeben, gebunden, verbraucht – Konsolidierung mehrerer Unternehmen
- Lieferanten & Verträge: KYC/Zertifikate, Rahmenpreise, Kataloge, Fristen
- Rechnungen: Anti-Doppelgänger, Dreifachübereinstimmung, Factur-X-Vorabprüfungen, Prüfspur
Warum eine Beschaffungssoftware für mittelständische Unternehmen im Jahr 2025
Auf Ebene von mehreren Unternehmen, mehreren Standorten und mehreren Währungen vervielfachen sich die Kaufanfragen zwischen Management und Tochtergesellschaften; Die Budgets werden nach Unternehmen, Kostenstellen und Projekten unterteilt. Genehmigungsworkflows häufen sich (CapEx/OpEx, Delegationen, Ersatz) und Framework-Verträge existieren neben verschiedenen Katalogen. Ohne Governance besteht das Risiko von Umgehung, unkonventionellem Kaufverhalten, nicht zwangsversicherten Verpflichtungen und Rechnungen ohne POs, mit langsamer finanzieller Konsolidierung und fragiler Compliance.
Mit Weproc richten Sie Tochtergesellschaften und Abteilungen auf einen einzigen und geregelten Einkaufsprozess aus: geführte Anfragen, mehrstufige Workflows nach Schwellenwerten/Rollen/Tochtergesellschaften (SoD, Delegationen), konsolidierte Budgets und aufgeschlüsselt nach Kostenstellen, Verträge & Kataloge (Stempel), nachverfolgte Einnahmen (Abweichungen, Nichtkonformitäten) und eine dreifache Abstimmung bis zur Rechnung. Alle sind mit Ihrem ERP/SSO verbunden , mit Audit-Trails und Factur-X-Pre-Checks. Sie gewinnen Geschwindigkeit in großem Maßstab und stärken gleichzeitig die interne Kontrolle und Compliance.
Typische Brotpunkte (ETI)
Heterogene Werkzeuge nach Tochtergesellschaft/BU, isolierte Daten
Keine konsolidierte Ansicht nach Unternehmen / Kostenstelle / kaufenden Familienmitgliedern
Unregierte Workflows: Ausnahmen, Workarounds, kein klares SoD
Vertragsleckage und Eigenwilliger Kauf (nicht-vertragliche Preise)
CapEx/OpEx : Off-Budget, vorab festgelegte Verpflichtungen, die nicht erfasst werden
Multi-Warehouse-Quittungen mit wenig Rückverfolgbarkeit: ungeklärte Unstimmigkeiten, lange Streitigkeiten
Rechnungen ohne PO oder doppelte, 3-Wege-Nicht-Systematik
Compliance: fehlende KYC/Zertifikate , schwierige Prüfung, Factur-X muss vorbereitet werden
Komplexe ERP/SSO-Integrationen, Wiedereingänge und variable Datenqualität
Wichtige Beschaffungsverfahren für ETI!
Weproc ist eine All-in-One-E-Beschaffungssoftware, die jeden Schritt des Procure-to-Pay digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zur Rechnungsabstimmung automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über Ihre mittelgroßen Ausgaben.
ANTRÄGE & GENEHMIGUNGEN
Mehrunternehmerische Governance, schnellere Entscheidungen
In einem mittelständischen Unternehmen kommen Anfragen von mehreren Tochtergesellschaften / Standorten / Währungen. Weproc, eine Einkaufssoftware für mittelständische Unternehmen, standardisiert die Kaufanfrage (Entität, Kostenstelle, Projekt, CapEx/OpEx) und leitet automatisch an die richtigen Genehmigungspersonen entsprechend Schwellenwerten, Rollen, Tochtergesellschaft, Kategorie mit Aufgabentrennung (SoD), Delegationen und Ersatzpersonen. Validierungen erfolgen mit einem Klick (Web und Mobil), Erinnerungen/Eskalationen vermeiden Engpässe, und der Audit-Trail verstärkt die interne Kontrolle.
BESTELLUNGEN (OP) & VERTRÄGE/KATALOGE
Vertragseinhaltung und kontrollierte Budgetbindung
Verwandeln Sie Angebote und Auswahlen in einheitliche Bestellungen (POs) aus Stempelkatalogen und Rahmenvereinbarungen (ausgehandelte Preise, Obergrenzen, Wirksamkeitsdaten, Währungen). Weproc kontrolliert das vorab festgelegte/zugesagte Budget, sobald die Anfrage gestellt wird, zwingt die genannten Lieferanten und erstellt die vertraglichen Bedingungen. Ideal für Organisationen mit mehreren Standorten oder mehreren Unternehmen, bei denen Vertragseinhaltung und Schnelligkeit der Ausführung entscheidend sind.
3-WEGE-RECHNUNG UND ABSTIMMUNG
Faire Zahlungen, schnellere Abschlüsse, Factur-X-Einhaltung
Im großen Maßstab muss PA zuverlässig sein. Weproc automatisiert die 3-Wege-Übereinstimmung (Bestellung ↔, Empfang ↔, Rechnung), blockiert Anomalien (Preis/Stückzahl, Duplikate, Abweichungen) und löst Genehmigungen per Ausnahme aus. Exporte in Ihr ERP/Buchhaltung, Factur-X-Vorabprüfungen, Audit-Protokolle und vollständige Rückverfolgbarkeit, um hochvolumige Multi-Entity mit vollendem Gefühl zu integrieren.
Die Merkmale, die Weproc ausmachen Der Verbündete der ETI!
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für ETI
Denkst du darüber nach, deine Einkäufe zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen mittelständischer Unternehmen , die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ist Weproc für ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Unternehmen und Standorten geeignet?
Ja. Weproc verwaltet juristische Personen, Standorte und Währungen : Regeln nach Tochtergesellschaften, Kostenstellen, Projekten und Kategorien. Einkaufsrichtlinien werden nach Unternehmen (Schwellenwerte, Rollen, Ausnahmen) aufgeschlüsselt und auf Gruppenebene für eine funktionsübergreifende Vision (Ausgaben, Verpflichtungen, Compliance) konsolidiert .
Wie lange dauert es, in einem mittelständischen Unternehmen operativ zu sein?
Wir beginnen oft mit einem Pilotumfang (1–2 Tochtergesellschaften, einige Einkaufsfamilien): Konfiguration von Unternehmen/Kostenstellen, Lieferanten- und Vertragsimport, Genehmigungsworkflows und dann ERP/Buchhaltungsverbindung. Die Erweiterung erfolgt in Wellen (Standorte, Bibliotheken, Länder) mit einem geregelten Bereitstellungsmodell.
Kann man klein anfangen und dann expandieren?
Ja. Beginne mit Anfragen & Genehmigungen + PO und füge dann hinzu Empfänge, Dreier-Match, Budgets, Punch-out-Kataloge, SRM (KYC/Attestations), Analysen und zusätzliche Integrationen. Alles ist modular.
Wie funktionieren Genehmigungs-Workflows für den mittleren Markt?
Du modellierst eine mehrstufige Matrix : Schwellenwerte, Rollen, Tochtergesellschaft, Kategorie, CapEx/OpEx. Weproc setzt die Aufgabentrennung (SoD) durch, verwaltet Delegationen und Überschreibungen, sendet Erinnerungen/Eskalationen und führt eine zeitgestempelte Audit-Spur. Validierungen erfolgen mit einem Klick (Web & Mobilgeräte).
Können wir Budgets nach Unternehmen/Kostenstellen/Projekten kontrollieren und konsolidieren?
Ja. Vorab festgelegte/zugesagte/verbrauchte/verbleibende Budgets nach Organisation, Standort, Kostenstelle oder Projekt mit Warnungen. Gruppenkonsolidierte Ansicht und Exporte in BI zur Kontrolle (Varianz, Landung, Prozesseinhaltung).
PO & Kataloge: Wie vermeidet man "unkonventionelle Käufe"?
Weproc verwendet Rahmenverträge und Kataloge (intern oder Punch-out) mit ausgehandelten Preisen, Obergrenzen und Inkrafttvangsdaten. Die Bestellungen sind standardisiert und die genannten Lieferanten werden gezwungen. Das Ergebnis: hohe Vertragskonformität, weniger Off-of-Process und pünktliche Bestellkäufe.
Lieferantengovernance: KYC, Zertifikate, Risiken?
SRM-Repository: Lieferantenblätter, KYC/Zertifikate (Gültigkeit, Ablaufwarnungen), Verträge & Anhänge, Leistung (Qualität, Fristen, Streitigkeiten), Aktionspläne. Möglichkeit eines Portals zum Aktualisieren und Einreichen von Angeboten.
Handy, Sprachen und Währungen?
Web- und Mobile-Schnittstelle für mobile, mehrsprachige und mehrwährungsbasierte Validierung (Kurse, Rundungen, Steuern) auf Tochter- und Länderebene. Dokumente (POs, Rechnungen) folgen der Sprache und Aktualität der Gesellschaft.
Wie gehst du mit Empfang und Unstimmigkeiten um (Multi-Warehouse)?
Teil-/vollständige Annahme im Zusammenhang mit dem PO, Quantitäts-/Qualitätskontrollen, Management von Nichtkonformitäten (BL, Fotos, Kommentare), Benachrichtigungen an den Antragsteller und den Lieferanten. Die Abweichungen speisen die 3-Wege- und Ihre Lieferantenindikatoren (OTD, Qualität, Streitigkeiten).
Was ist die 3-Wege-Fusion und welche Vorteile hat ein mittelständisches Unternehmen?
Das 3-Wege-System vergleicht Bestellbeleg-Rechnungen ↔ ↔, um Anomalien automatisch zu blockieren (Preis/Menge, Duplikate, Vertragsabbruch). Konforme Fälle gehen direkt zur Zahlung, Ausnahmen folgen einem Genehmigungsprozess. Vorteile: Faire Zahlungen, schnellere Abschlüsse, weniger Streitigkeiten.
Sind Sie bereit für elektronische Rechnungsstellung (Factur-X) und E-Reporting?
Weproc strukturiert den Upstream-Beschaffungsprozess (PO, Empfang, Genehmigungen) und bietet Factur-X-Pre-Checks (Felder, Teile, Konsistenzen) an. Die Buchhaltungs-/ERP-Integration ist entsprechend deinem Umfang gestaltet; E-Reporting wird über konforme Exporte und erforderliche Felder erwartet.
Welche Integrationen sind verfügbar (ERP, Buchhaltung, SSO, BI)?
Verbindungen zu gängigen ERP/Buchhaltung ( z. B. SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Cegid, NetSuite …), SSO (SAML/OIDC), BI /DATA WAREHOUSE-Exporten und REST-APIs für Ihre spezifischen Flows. Die Abbildungen (Diagramme, Journale, analytische Achsen) sind im Framing definiert.
Wie wird Sicherheit und Compliance (ETI) verwaltet?
Verschlüsselte Daten, feingradige Aufgaben und Berechtigungen, umfassende Audit-Trails, SoD, Backups und Best Practices der DSGVO. Zugriffsnachverfolgbarkeit, kontrollierte Aufbewahrung, mögliches EU-Hosting und Überwachung von Integrationen (Webhooks, APIs).
Wie funktioniert es auf ETI-Ebene (Volumen, Nutzer)?
Die Plattform unterstützt hohe Volumina (Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten) und große Teams pro Unternehmen/BU. Indikatoren für Zykluszeit, Prozessadhäsion und Verfügbarkeit werden überwacht; SLAs können nach Ihren Bedürfnissen gestaltet werden.
Wie hoch sind die Kosten für ein mittelständisches Unternehmen?
Die Preisgestaltung hängt vom Umfang (Module, Nutzer, Tochtergesellschaften, Integrationen) und Volumen ab. Das Ziel: ein klarer ROI (Zeit gespart, Fehler vermieden, Compliance). Das Beste ist, während einer Demo deinen Kontext zu bewerten.
Support & Change Management
Wir bieten Onboarding, rollenbasierte Schulungen (Einkäufer, Manager, Finanzen), Bereitstellungskits für Tochtergesellschaften, Importunterstützung (Lieferanten, Verträge, Kataloge) und fortlaufenden Support an. Ein Gruppenkernmodell kann eingerichtet werden, um die Governance zu gewährleisten.