Verwaltung von Lieferantenrechnungen
Abgleichen, kontrollieren, validieren: Ihre Rechnungen in voller Sicherheit.
- OCR und automatische Integration von Rechnungen.
- 3-Wege-Abgleich (3-way match) mit Bestellungen und Wareneingängen.
- Native Konformität mit der E-Rechnungsreform 2026/2027.
Warum sollten Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen digitalisieren?
Die Lieferantenrechnung ist der letzte, aber auch kritischste Schritt im Einkaufsprozess. Ohne eine geeignete Lösung leiden Finanzabteilungen unter:
Zeitraubender manueller Datenerfassung,
Streitfällen aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen,
dem Risiko der Nichtkonformität mit der E-Rechnungsreform.
Mit Weproc werden Ihre Rechnungen zentralisiert, automatisiert und mit Ihren Bestellungen verknüpft. Sie gewinnen an Effizienz, Sicherheit und regulatorischer Konformität.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitete monatlich 500 Rechnungen manuell. Mit Weproc extrahiert die OCR die Daten, der 3-Wege-Abgleich kontrolliert automatisch 70 % der Rechnungen ohne Eingriff, und nur fehlerhafte Rechnungen werden manuell geprüft.
Wie funktioniert Das Rechnungsmanagement mit Weproc?
Haupt Funktionen für Rechnungen
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CONTRATS
Sécurisez chaque accord et boostez vos économies
Numérisez l’ensemble de vos accords-cadres et contrats fournisseurs dans un coffre-fort cloud, accessible en un clic. Weproc suit pour vous tout le cycle de vie contractuel : alertes avant reconduction tacite, échéanciers d’indexation, suivi de la consommation réelle et calcul automatique des remises de fin d’année. Une vue globale, filtrable par fournisseur ou famille d’achat, révèle les risques de rupture et les opportunités d’économies. Relié nativement à vos modules Budgets et SRM, le gestionnaire de contrats transforme la conformité en avantage compétitif et garantit un approvisionnement sans faille.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
STATISTIQUES
Pilotez vos achats à l’aide de tableaux de bord intelligents
Alignez chaque décision achat sur la réalité : Weproc convertit vos flux de données en tableaux de bord interactifs et prêts à l’emploi. Visualisez instantanément la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet et détectez les écarts avant qu’ils ne pèsent sur votre marge. Les datasets sont déjà nettoyés ; exportez-les en un clic vers Excel, Power BI ou dans vos rapports mensuels pour gagner un temps précieux. Grâce à ses indicateurs temps réel et ses alertes proactives, le module Statistiques transforme la simple observation en action rapide : vous sécurisez vos budgets, renforcez vos négociations et pilotez la performance fournisseurs au centime près.
Bis zu 80 % weniger Bearbeitungszeit im Vergleich zur manuellen Erfassung.
Die strategischen Hebel des
Die strategischen Hebel Das Rechnungsmanagement einer 2026
Um die Verwaltung von Lieferantenrechnungen in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln, sind vier Hebel entscheidend:
Erfassung automatisieren: Dank fortschrittlicher OCR werden die Eckdaten Ihrer Rechnungen mit einer Genauigkeit von 98,5 % extrahiert, unabhängig vom Format (PDF, Scan, Factur-X, EDI…).
Zahlungen absichern: Der 3-Wege-Abgleich (Bestellung–Wareneingang–Rechnung) blockiert automatisch fehlerhafte Rechnungen und garantiert, dass nur validierte Beträge gezahlt werden.
Konformität sicherstellen: Weproc ist nativ konform mit der E-Rechnungsreform 2026, inklusive rechtssicherer Archivierung und DSGVO-Konformität.
Liquidität steuern: Dashboards, Warnmeldungen und erweitertes Reporting bieten Ihnen Echtzeit-Sichtbarkeit über Ihre Fälligkeiten und finanziellen Verpflichtungen.
Mit Weproc beschränkt sich das Rechnungsmanagement nicht auf eine einfache administrative Kontrolle: Es wird zu einem Hebel für die finanzielle Performance, indem es Ihren Einkauf mit Ihrer Buchhaltung verbindet und Ihre P2P-Prozesse absichert.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für Lieferantenrechnungen
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen.
Was beinhaltet das Rechnungsmanagement in einer Einkaufssoftware?
Es ist die Digitalisierung des gesamten Rechnungszyklus: Empfang/Erfassung → Kontrolle → Abgleich → Validierung (Zahlungsfreigabe) → Buchhaltungsintegration → Archivierung. Durch die Verknüpfung mit Bestellungen und Wareneingängen werden Doppelerfassungen eliminiert und Zahlungen abgesichert.
Wie funktioniert die OCR in Weproc und welche Formate werden unterstützt?
Die OCR extrahiert automatisch Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionen, MwSt., IBAN usw. Weproc verarbeitet PDF/Scan sowie strukturierte Formate (Factur-X, UBL, CII, EDI). Dublettenprüfungen und Plausibilitätskontrollen sichern die Datenqualität ab.
Wie läuft der „3-Way-Match“ und das Ausnahmenmanagement ab?
Das System vergleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung. Wenn alles übereinstimmt, erfolgt die Verarbeitung via STP (Straight-Through Processing). Bei Abweichungen (Preis/Menge) wird die Zahlung blockiert. Auch Fälle ohne Bestellung (Abonnements) werden über spezielle Workflows abgedeckt.
Wie hilft mir Weproc, die Anforderungen an die elektronische Rechnung 2026/2027 zu erfüllen?
Weproc unterstützt strukturierte Formate (z. B. Factur-X) und die rechtssichere Archivierung mit Audit-Log und Einhaltung der DSGVO. Die Lösung begleitet Sie in 4 Bereichen:
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Diagnose der aktuellen Datenströme,
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Mapping von Daten & Formaten,
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Konfiguration der Workflows/Kontrollen,
-
Change Management (Schulung + Tests).
So bereiten Sie sich auf den verpflichtenden Empfang (2026) und die schrittweise Ausstellung (Großunternehmen/ETI 2026, KMU/Kleinstunternehmen 2027) vor.
Welche Buchhaltungs-/ERP-Integrationen gibt es und welche Daten werden synchronisiert?
Weproc lässt sich bidirektional (API/Exporte) mit über 50 ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren. Synchronisiert werden: Lieferantenstammdaten, Analysepläne/-achsen, Kostenstellen, Budgets (PDP), Buchungssätze (einschließlich Rückstellungen), Zahlungsstatus und Belege.
Ergebnis: keine Doppelerfassungen, saubere Buchungen und eine abschlussbereite Vorbuchhaltung.
Wie werden Validierung, interne Kontrolle und Compliance gehandhabt?
Die Validierung basiert auf konfigurierbaren Workflows (Schwellenwerte, Abteilungen, Beträge, Ausnahmen) mit Funktionstrennung (Erstellung ≠ Genehmigung ≠ Zahlung). Jede Aktion erhält einen Zeitstempel (Audit-Log), die Belege werden rechtssicher archiviert und der Zugriff ist geschützt (Berechtigungen, SSO möglich). Gesetzliche Zahlungsfristen werden über Warnmeldungen und Dashboards überwacht.
Werden komplexe Fälle wie Gutschriften oder mehrere Währungen unterstützt?
Ja.
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Gutschriften: Zuordnung zur Originalrechnung, Teil- oder Vollverrechnung.
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Wiederkehrende Rechnungen: Vorlagen für Abonnements mit periodischer Kontrolle.
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Mandantenfähigkeit: Eigene Kontenrahmen und Budgets pro Einheit bei konsolidierter Sicht.
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Multiwährung/MwSt: Verwaltung von Wechselkursen und länderspezifischen MwSt-Logiken.
Welche KPIs sollten verfolgt werden, um die Performance des Rechnungsmanagements zu messen?
Die wichtigsten Indikatoren sind:
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STP-Rate: Anteil der automatisch verarbeiteten Rechnungen.
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Bearbeitungszeit: Zeitspanne zwischen Empfang und Freigabe (Zahlungsfreigabe).
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Ausnahmerate: Anteil der aufgrund von Abweichungen oder Streitfällen blockierten Rechnungen.
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Kosten pro Rechnung: Kennzahl für den ROI.
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Einhaltung von Zahlungsfristen: Um Mahngebühren zu vermeiden und die Lieferantenbeziehungen zu pflegen.
Mit Weproc verfolgen Sie diese KPIs in Echtzeit über visuelle Dashboards und intelligente Warnmeldungen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu steigern, Ihre Liquidität zu optimieren und die Lieferantenperformance objektiv zu bewerten.
Einkaufsprozesse ergänzend zu den Rechnungen
