Verwaltung von Lieferantenrechnungen
Abgleichen, kontrollieren, validieren: Ihre Rechnungen in voller Sicherheit.
- OCR und automatische Integration von Rechnungen.
- 3-Wege-Abgleich (3-way match) mit Bestellungen und Wareneingängen.
- Native Konformität mit der E-Rechnungsreform 2026/2027.
Warum sollten Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen digitalisieren?
Die Lieferantenrechnung ist der letzte, aber auch kritischste Schritt im Einkaufsprozess. Ohne eine geeignete Lösung leiden Finanzabteilungen unter:
Zeitraubender manueller Datenerfassung,
Streitfällen aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen,
dem Risiko der Nichtkonformität mit der E-Rechnungsreform.
Mit Weproc werden Ihre Rechnungen zentralisiert, automatisiert und mit Ihren Bestellungen verknüpft. Sie gewinnen an Effizienz, Sicherheit und regulatorischer Konformität.
Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen bearbeitete monatlich 500 Rechnungen manuell. Mit Weproc extrahiert die OCR die Daten, der 3-Wege-Abgleich kontrolliert automatisch 70 % der Rechnungen ohne Eingriff, und nur fehlerhafte Rechnungen werden manuell geprüft.
Wie funktioniert Das Rechnungsmanagement mit Weproc?
Haupt Funktionen für Rechnungen
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
Bis zu 80 % weniger Bearbeitungszeit im Vergleich zur manuellen Erfassung.
Die strategischen Hebel des
Die strategischen Hebel Das Rechnungsmanagement einer 2026
Um die Verwaltung von Lieferantenrechnungen in einen Wettbewerbsvorteil zu verwandeln, sind vier Hebel entscheidend:
Erfassung automatisieren: Dank fortschrittlicher OCR werden die Eckdaten Ihrer Rechnungen mit einer Genauigkeit von 98,5 % extrahiert, unabhängig vom Format (PDF, Scan, Factur-X, EDI…).
Zahlungen absichern: Der 3-Wege-Abgleich (Bestellung–Wareneingang–Rechnung) blockiert automatisch fehlerhafte Rechnungen und garantiert, dass nur validierte Beträge gezahlt werden.
Konformität sicherstellen: Weproc ist nativ konform mit der E-Rechnungsreform 2026, inklusive rechtssicherer Archivierung und DSGVO-Konformität.
Liquidität steuern: Dashboards, Warnmeldungen und erweitertes Reporting bieten Ihnen Echtzeit-Sichtbarkeit über Ihre Fälligkeiten und finanziellen Verpflichtungen.
Mit Weproc beschränkt sich das Rechnungsmanagement nicht auf eine einfache administrative Kontrolle: Es wird zu einem Hebel für die finanzielle Performance, indem es Ihren Einkauf mit Ihrer Buchhaltung verbindet und Ihre P2P-Prozesse absichert.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für Lieferantenrechnungen
Planen Sie, Ihren Einkauf zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen.
Was beinhaltet das Rechnungsmanagement in einer Einkaufssoftware?
Es ist die Digitalisierung des gesamten Rechnungszyklus: Empfang/Erfassung → Kontrolle → Abgleich → Validierung (Zahlungsfreigabe) → Buchhaltungsintegration → Archivierung. Durch die Verknüpfung mit Bestellungen und Wareneingängen werden Doppelerfassungen eliminiert und Zahlungen abgesichert.
Wie funktioniert die OCR in Weproc und welche Formate werden unterstützt?
Die OCR extrahiert automatisch Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionen, MwSt., IBAN usw. Weproc verarbeitet PDF/Scan sowie strukturierte Formate (Factur-X, UBL, CII, EDI). Dublettenprüfungen und Plausibilitätskontrollen sichern die Datenqualität ab.
Wie läuft der „3-Way-Match“ und das Ausnahmenmanagement ab?
Das System vergleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung. Wenn alles übereinstimmt, erfolgt die Verarbeitung via STP (Straight-Through Processing). Bei Abweichungen (Preis/Menge) wird die Zahlung blockiert. Auch Fälle ohne Bestellung (Abonnements) werden über spezielle Workflows abgedeckt.
Wie hilft mir Weproc, die Anforderungen an die elektronische Rechnung 2026/2027 zu erfüllen?
Weproc unterstützt strukturierte Formate (z. B. Factur-X) und die rechtssichere Archivierung mit Audit-Log und Einhaltung der DSGVO. Die Lösung begleitet Sie in 4 Bereichen:
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Diagnose der aktuellen Datenströme,
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Mapping von Daten & Formaten,
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Konfiguration der Workflows/Kontrollen,
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Change Management (Training + Tests).
Sie bereiten sich somit auf die verpflichtende Zulassung (2026) und die progressive Emission (GE/ETI 2026, SME/micro 2027) vor.
Welche Buchhaltungs-/ERP-Integrationen gibt es und welche Daten werden synchronisiert?
Weproc lässt sich bidirektional (API/Exporte) mit über 50 ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren. Synchronisiert werden: Lieferantenstammdaten, Analysepläne/-achsen, Kostenstellen, Budgets (PDP), Buchungssätze (einschließlich Rückstellungen), Zahlungsstatus und Belege.
Ergebnis: keine Doppelerfassungen, saubere Buchungen und eine abschlussbereite Vorbuchhaltung.
Wie werden Validierung, interne Kontrolle und Compliance gehandhabt?
Die Validierung basiert auf konfigurierbaren Workflows (Schwellenwerte, Abteilungen, Beträge, Ausnahmen) mit Funktionstrennung (Erstellung ≠ Genehmigung ≠ Zahlung). Jede Aktion erhält einen Zeitstempel (Audit-Log), die Belege werden rechtssicher archiviert und der Zugriff ist geschützt (Berechtigungen, SSO möglich). Gesetzliche Zahlungsfristen werden über Warnmeldungen und Dashboards überwacht.
Werden komplexe Fälle wie Gutschriften oder mehrere Währungen unterstützt?
Ja.
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Gutschriften: Zuordnung zur Originalrechnung, Teil- oder Vollverrechnung.
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Wiederkehrende Rechnungen: Vorlagen für Abonnements mit periodischer Kontrolle.
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Mandantenfähigkeit: Eigene Kontenrahmen und Budgets pro Einheit bei konsolidierter Sicht.
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Multiwährung/MwSt: Verwaltung von Wechselkursen und länderspezifischen MwSt-Logiken.
Welche KPIs sollten verfolgt werden, um die Performance des Rechnungsmanagements zu messen?
Die wichtigsten Indikatoren sind:
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STP-Rate: Anteil der automatisch verarbeiteten Rechnungen.
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Bearbeitungszeit: Zeitspanne zwischen Empfang und Freigabe (Zahlungsfreigabe).
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Ausnahmerate: Anteil der aufgrund von Abweichungen oder Streitfällen blockierten Rechnungen.
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Kosten pro Rechnung: Kennzahl für den ROI.
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Einhaltung von Zahlungsfristen: Um Mahngebühren zu vermeiden und die Lieferantenbeziehungen zu pflegen.
Mit Weproc verfolgen Sie diese KPIs in Echtzeit über visuelle Dashboards und intelligente Warnmeldungen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu steigern, Ihre Liquidität zu optimieren und die Lieferantenperformance objektiv zu bewerten.
Einkaufsprozesse ergänzend zu den Rechnungen
