Digitalizzi le sue fatture fornitori
Semplifichi la gestione delle fatture fornitori centralizzando la ricezione, automatizzando le approvazioni e riducendo gli errori legati al trattamento manuale. Weproc l'aiuta a rendere fluido il suo processo fatture, dal controllo alla pre-contabilità.
- Ridurre i tempi di elaborazione
- Evitare errori e duplicati
- Automatizzare i flussi di approvazione
- Migliorare la riconciliazione OdA/Bolla/Fattura
- Rafforzare la sua visibilità sul budget e la conformità
Perché digitalizzare le sue fatture fornitori?
Un processo ancora troppo spesso manuale, costoso e rischioso
In molte aziende, il trattamento delle fatture fornitori si basa ancora su email, PDF archiviati in modo disordinato, solleciti manuali e approvazioni disperse.
Questo modo di operare genera errori, duplicati, ritardi di pagamento e una mancanza di visibilità sugli impegni di spesa.
La digitalizzazione permette di eliminare questi punti di attrito automatizzando il flusso di ricezione, controllo, approvazione e integrazione contabile delle fatture.
I limiti del trattamento manuale
Senza digitalizzazione, i team acquisti e finanza affrontano numerosi ostacoli:
Fatture perse nelle caselle email
Inserimenti manuali ripetitivi (fonti di errori)
Mancanza di tracciabilità sulle approvazioni
Rischi di duplicati o di fatture fraudolente
Ritardi di pagamento non anticipati
Assenza di collegamento automatico con gli ordini di acquisto o le ricezioni
Tensioni tra i reparti (acquisti, finanza, operativi)
Risultato: un trattamento lento, costoso e complesso da gestire.
Obblighi e aspettative in evoluzione
Le aziende devono ormai rispondere a requisiti più stringenti:
conformità documentale,
trasparenza del ciclo di vita della fattura,
tempi di pagamento controllati,
auditabilità del processo,
preparazione alla fatturazione elettronica obbligatoria (SdI).
Digitalizzare le fatture fornitori non è più un “plus”, è un prerequisito per garantire un processo affidabile e conforme.
Una leva diretta di performance e controllo finanziario
Digitalizzando le sue fatture fornitori, ottiene subito:
rapidità di elaborazione,
qualità dei controlli (2-way / 3-way match),
visibilità in tempo reale sugli impegni di spesa,
collaborazione tra acquisti e finanza,
conformità e tracciabilità.
🎯 Obiettivo: rendere il suo processo fatture più fluido, più affidabile e pienamente controllato.
Un processo fragile che espone l'azienda a rischi quotidiani
Il trattamento manuale delle fatture fornitori viene spesso percepito come “semplice” o “gestibile”, ma nasconde in realtà numerosi rischi organizzativi, finanziari e normativi.
Senza automazione, ogni fattura diventa una potenziale fonte di errore, ritardo od omissione.
Gli inserimenti manuali (importi, IVA, riferimenti, date) generano un tasso di errore molto elevato.
A questo si aggiungono i duplicati, frequenti: fatture rinviate, inviate a più contatti, copiate in cartelle diverse…
Conseguenze:
pagamenti errati,
perdite finanziarie,
contenziosi con i fornitori,
difficoltà di riconciliazione con gli ordini.
Le approvazioni via email, conversazioni informali o documenti interni creano una totale mancanza di visibilità su:
chi ha approvato,
quando,
per quale importo,
con quale livello di autorizzazione.
Conseguenze:
processo lento e opaco,
approvazioni fuori procedura,
impossibilità di ricostruire uno storico affidabile durante un audit.
Un trattamento manuale aumenta il rischio di:
fatture dimenticate,
ritardi,
superamento delle scadenze,
penali legali per ritardato pagamento,
deterioramento della relazione con il fornitore.
Impatto: perdita di credibilità e costi aggiuntivi evitabili.
Senza controlli automatizzati, è difficile identificare:
le fatture fraudolente,
le incoerenze di importo,
gli ordini inesistenti,
le fatture inviate alla persona sbagliata.
Il rischio di pagare una fattura non valida aumenta drasticamente.
Con fatture archiviate in caselle email, cartelle locali o allegati, è impossibile avere una visione:
dell’importo impegnato,
delle fatture in attesa,
dei ritardi di approvazione,
della liquidità necessaria.
Conseguenza: controllo del budget compromesso e decisioni prese alla cieca.
Il tempo speso per:
sollecitare i manager,
cercare le fatture,
verificare manualmente gli importi,
inserire e reinserire i dati,
riconciliare manualmente OdA/Bolla/Fattura,
… è considerevole.
I costi nascosti esplodono.
Ogni fattura diventa un attrito operativo, un punto di blocco e un rischio finanziario.
La digitalizzazione del processo fatture non è più un miglioramento: è una necessità per mettere in sicurezza, accelerare e rendere affidabile la gestione della spesa con i fornitori.
Progettata, sviluppata e ospitata in Francia, la nostra soluzione vi garantisce un controllo totale e sicuro dei vostri dati di acquisto.
Spingete Weproc al massimo con l’intelligenza artificiale. Automatizzate i vostri flussi, eliminate le attività manuali e mettete in sicurezza ogni transazione in un clic.
Weproc si collega a tutti gli strumenti aziendali esistenti per semplificare i processi senza alcuna interruzione.
I nostri esperti interni vi rispondono in diretta dalle 8:00 alle 18:00 per un supporto immediato e personalizzato, ogni giorno.
una piattaforma completa per
automatizzare, controllare e rendere affidabile
il trattamento delle sue fatture fornitori
Digitalizzare le fatture fornitori non significa solo trasformare un PDF in dati digitali.
Si tratta di rendere fluido l’intero processo: dalla ricezione della fattura fino alla sua integrazione contabile, passando per controllo, approvazione e tracciabilità.
Weproc le fornisce una soluzione unificata per automatizzare ogni fase del ciclo fattura, ridurre gli errori e rafforzare la collaborazione tra acquisti, operativi e finanza.
Ricezione centralizzata delle fatture fornitori
Basta con fatture sparse nelle caselle email o archiviate in cartelle condivise.
Weproc offre uno spazio unico dove tutte le fatture fornitori vengono depositate, classificate e archiviate automaticamente.
Benefici:
nessuna fattura più persa o duplicata,
visibilità immediata sulle fatture in attesa,
accesso facilitato per tutti gli attori interni.
Estrazione automatica dei dati e pre-controllo (OCR)
Weproc estrae automaticamente le informazioni chiave: importi, IVA, date, numero di fattura, fornitore, PO, ecc.
I dati vengono controllati prima dell’integrazione per evitare incoerenze.
Benefici:
eliminazione dell’inserimento manuale,
riduzione drastica degli errori,
accelerazione dell’elaborazione.
Riconciliazione intelligente OdA / Bolla / Fattura
Weproc analizza automaticamente i dati della fattura e li confronta:
con l’ordine di acquisto (2-way match),
con la bolla di ricezione (3-way match).
Benefici:
rilevamento immediato degli scostamenti,
controllo qualità rafforzato,
approvazione semplificata per i team acquisti e finanza.
Workflow di approvazione personalizzati e automatizzati
Ogni fattura segue automaticamente il flusso di approvazione corretto in base a:
importo,
categoria di spesa,
reparto interessato,
governance interna.
Benefici:
approvazioni fluide,
meno solleciti e blocchi,
conformità garantita con la politica acquisti.
Pre-contabilità semplificata e integrazione contabile
Una volta approvata, la fattura viene automaticamente:
categorizzata,
ripartita,
associata al conto contabile corretto,
pronta per essere esportata o integrata nel suo software contabile.
Benefici:
riduzione del tempo dedicato dalla contabilità,
diminuzione degli errori di inserimento,
maggiore coerenza tra acquisti e finanza.
Storico completo, conformità e auditabilità
Weproc conserva l’intero ciclo di vita della fattura:
documenti,
scambi,
approvazioni,
modifiche,
riconciliazione,
integrazione.
Ogni azione è marcata temporalmente e tracciabile.
Benefici:
audit interno/esterno facilitato,
conformità legale rafforzata,
trasparenza totale del processo.
Integrazioni e preparazione alla fatturazione elettronica
Weproc si integra con i suoi strumenti esistenti e prepara la sua azienda alla fatturazione elettronica (SdI, Factur-X).
La soluzione facilita la ricezione e il trattamento delle fatture elettroniche tramite connettori dedicati.
Benefici:
continuità del suo processo esistente,
riduzione dei rischi di non conformità,
automazione completa del flusso fattura → pre-contabilità.
Digitalizzando il trattamento delle fatture con Weproc, elimina le complessità operative, guadagna in visibilità e mette in sicurezza tutti i suoi impegni di spesa.
FAQ – Digitalizzare le fatture fornitori
Domande frequenti
Ha delle domande? Noi abbiamo le risposte!
La digitalizzazione delle fatture fornitori permette di sostituire un processo manuale, lento e soggetto a errori, con un flusso automatizzato e centralizzato.
Riduce gli inserimenti manuali, i duplicati, i ritardi di approvazione e i rischi di smarrimento dei documenti.
È anche una leva chiave per migliorare la visibilità sugli impegni di spesa, mettere in sicurezza la pre-contabilità e preparare l’azienda alla fatturazione elettronica obbligatoria (SdI).
No. La digitalizzazione delle fatture fornitori riguarda l’intero processo interno di trattamento delle fatture (ricezione, estrazione, approvazione, riconciliazione, pre-contabilità, archiviazione), che siano ricevute in PDF, su carta o in formato strutturato.
La fatturazione elettronica, invece, si riferisce al formato e al quadro normativo (in Italia il Sistema di Interscambio – SdI, in Francia Factur-X) e al modo in cui le fatture vengono scambiate tramite piattaforme certificate.
Weproc si posiziona sulla digitalizzazione del trattamento fatture e si interfaccia con le soluzioni di fatturazione elettronica per offrire un processo completo.
Con uno strumento come Weproc, può automatizzare:
la ricezione e la centralizzazione delle fatture,
l’estrazione dei dati (importi, IVA, date, numeri, fornitore…),
i controlli (riconciliazione con gli ordini di acquisto e di ricezione),
i flussi di approvazione (workflow per importi, reparti, categorie),
la pre-contabilità e la preparazione delle scritture,
l’archiviazione e la tracciabilità.
L’obiettivo è ridurre le manipolazioni manuali e mettere in sicurezza ogni fase.
Un trattamento manuale espone l’azienda a:
errori di inserimento e duplicati,
fatture perse o non elaborate in tempo,
ritardi di pagamento e penali,
mancanza di tracciabilità sulle approvazioni,
difficoltà in caso di audit o controllo,
un controllo del budget incompleto.
La digitalizzazione riduce fortemente questi rischi apportando controllo, storico e visibilità.
Weproc è progettato per integrarsi con il suo ambiente esistente: software contabili, ERP, soluzioni di fatturazione elettronica, ecc.
Le fatture approvate e preparate in Weproc possono essere trasmesse automaticamente ai suoi sistemi finanziari, riducendo le riscritture e migliorando la coerenza dei dati tra acquisti e finanza.
I benefici si manifestano su più livelli:
Tempo: riduzione significativa del tempo dedicato a inserire, sollecitare e riconciliare le fatture,
Affidabilità: meno errori, meno contenziosi, migliore qualità del dato,
Visibilità: migliore vista sulle fatture in attesa, sugli impegni e sui budget,
Conformità: processo più tracciabile, più auditabile e meglio preparato all’evoluzione normativa,
Collaborazione: scambi più fluidi tra acquisti, operativi e finanza.
In sintesi, la digitalizzazione delle fatture fornitori con Weproc trasforma un processo oneroso in una leva di performance e controllo finanziario.
Le sfide complementari
