Weproc: die einfache und intuitive Einkaufssoftware für TPE
Zentralisieren Sie Ihre Bestellungen, verwalten Sie Ihre Lieferanten einfach und optimieren Sie Ihre Ausgaben
Warum eine Beschaffungssoftware für kleine Unternehmen im Jahr 2025
Wenn das Team klein ist, zählt jede Stunde. Käufe erfolgen oft per E-Mail oder Chat, Validierungen gehen verloren, Rechnungen kommen ohne Bestellungen an. Das Ergebnis: verschwendete Zeit, unkontrollierte Ausgaben, wenig Rückverfolgbarkeit.
Mit Weproc bringen Sie alle auf einen einfachen, visuellen Prozess zusammen. Sie behalten die Flexibilität eines kleinen Unternehmens und gewinnen dabei die Kontrolle.
Typische Brotpunkte
Excel, das in großen Mengen geteilte Ordner übersättigt
Keine konsolidierte Übersicht über Ausgaben und Budgets
Genehmigen Sie unterwegs (WhatsApp, E-Mail)
Wir zahlen Rechnungen, die nicht validiert sind oder außerhalb des Budgets liegen
Wir verschwenden Zeit damit, Lieferanten und Manager daran zu erinnern
Wichtige Beschaffungsverfahren für TPE!
Weproc ist eine All-in-One-E-Beschaffungssoftware , die jeden Schritt des Procure-to-Pay digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zur Rechnungsabstimmung automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben Ihres VSE.
BEFEHLE
Standardisiert eure Einkäufe, auch ohne einen festen Käufer
Bei VSEs beginnen viele Käufe mit einer E-Mail oder einem Notangebot. Weproc wandelt diesen Ablauf in ein klares Verfahren um: einfaches Formular oder Katalog, Validierungsregeln nach Betrag/Projekt, Erstellung der Bestellung und Budgetüberwachung. Das Ergebnis: weniger Hin- und Rückfahrten, keine Vergesslichkeit, vollständige Rückverfolgbarkeit durch den Lieferanten – und Bestellungen, die pünktlich verschickt wurden, ohne Tabellenkalkulationen.
REZEPTION
Kontrolliere Lieferungen ohne Tabelle
Nach Erhalt muss das kleine Unternehmen schnell handeln: die Mengen überprüfen, eine Unstimmigkeit melden, eine BL oder ein Foto anhängen. Weproc bietet eine einfache Checkliste , die mit der Bestellung verknüpft ist: teilweise oder vollständige Bestätigung, dokumentierte Abweichungen und gemeinsame Vorgeschichte . Jede Quittung liefert Ihren Lieferantenindikatoren und bereitet die Rechnungsabstimmung automatisch vor – ohne Kopieren und Einfügen.
RECHNUNGSSTELLUNG
Standardisiert eure Einkäufe, auch ohne einen festen Käufer
Keine Rechnungen mehr außerhalb des Prozesses. Weproc stimmt jede Rechnung mit der Bestellung und dem Kassenbon ab (2/3-Wege-Abgleich), erkennt Duplikate, wendet deine Genehmigungsregeln an und exportiert dann in deine Buchhaltung. Für einen VSE ist es die Garantie, den richtigen Betrag zu zahlen, den Abschluss zu beschleunigen und die elektronische Rechnung mit guter Sicherheit vorzubereiten.
Die Merkmale, die Weproc ausmachen Der Verbündete der TPE!
SRM
La gestion fournisseurs qui propulse votre supply chain
Centralisez toutes vos fiches fournisseurs dans un espace unique pour gagner en visibilité et en conformité ; pilotez la performance grâce à des indicateurs temps réel et des rapports détaillés. Un portail collaboratif simplifie les échanges : suivi des commandes, factures et documents administratifs, le tout sans e-mails dispersés. Un coffre-fort numérique sécurisé héberge attestations, contrats et certifications pour un audit sans stress, tandis que des tableaux de bord prédictifs détectent les risques en amont.
Cerise sur le gâteau : Weproc se connecte nativement à vos ERP et logiciels comptables pour une data toujours à jour. Résultat : relations fournisseurs renforcées, coûts maîtrisés et chaîne d’approvisionnement résiliente.
CATALOGUES
Commandez malin, payez le juste prix
Regroupez tous vos articles, services et pièces détachées dans un catalogue intelligent et entièrement numérique. Les listes de prix des fournisseurs se synchronisent automatiquement : ainsi, chaque commande s’appuie sur le tarif le plus récent et validé. Grâce à une vue globale segmentée (catégorie, famille d’achat, fournisseur), vous identifiez instantanément les postes de dépense à optimiser et évitez les doublons.
Du besoin à la saisie du bon de commande, tout le workflow est fluide ; vous sécurisez vos marges, fiabilisez l’approvisionnement et libérez vos équipes des ressaisies chronophages.
BUDGETS
Pilotez vos dépenses au centime près
Créez, suivez et révisez vos budgets en quelques clics ; Weproc consolide toutes vos données achats pour une vision temps réel des engagements. Allouez plusieurs enveloppes à une même commande, transférez des montants entre départements ou projets et ajustez-les en cours d’exercice pour garder le cap sur vos objectifs financiers. Des tableaux de bord interactifs et des alertes automatiques signalent les dépassements avant qu’ils ne surviennent, tandis qu’un workflow de validation intégré sécurise chaque dépense. Pensé pour les PME ambitieuses, le module Budgets offre à votre contrôleur de gestion un cockpit fiable pour contrôler les coûts et accélérer la croissance.
WORKFLOWS
Standardisez vos validations, sécurisez vos engagements
Standardisez vos validations en un clin d’œil : Weproc modélise votre matrice d’approbation (montant, catégorie, projet, fournisseur, centre de coûts) et oriente automatiquement chaque demande vers le bon décideur. Configurez des niveaux d’approbation séquentiels ou parallèles, des règles de délégation (remplaçants, congés), des seuils et exceptions (urgence, contrat-cadre). Les managers valident en 1 clic sur web ou mobile ; des relances intelligentes et escalades réduisent les temps morts. Un journal d’audit complet assure traçabilité et conformité, tandis que des tableaux de bord mettent en évidence goulots d’étranglement et temps de cycle pour optimiser vos processus. Directement connecté aux modules Demandes, Commandes, Factures et Budgets, le workflow déclenche contrôles et alertes au bon moment. Résultat : décisions plus rapides, engagements maîtrisés, contrôle interne renforcé.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für TPE
Denkst du darüber nach, deine Einkäufe zu digitalisieren? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen von VSEs , die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ja. Das Tool ist für kleine Teams konzipiert: geführte Anfragen, einfache Genehmigungsregeln, direkte Sichtbarkeit für den Manager.
Das Onboarding geht schnell. Nach einer kurzen Einrichtung und Schulung können Ihre ersten Anfragen und Genehmigungen sehr schnell beginnen.
Ja, Sie können ihnen den rechten Zugang geben, um die Dokumente einzusehen und die notwendigen Dokumente abzurufen.
Weproc bietet Exporte und Integrationen mit gängigen Tools an. Wir prüfen Ihre Bedürfnisse während des Demos.
Ja. Du kannst mit Anfragen + Buchungen anfangen und dann den Teil mit Bestellungen, Quittungen und Rechnungen hinzufügen.
Preisgestaltung für kleine Teams. Der beste Weg ist, während einer Demo den Perimeter zusammen zu sehen.
Weproc hilft Ihnen, Ihren Einkaufsprozess zu strukturieren und sich auf E-Rechnungspflichten vorzubereiten. Wir sprechen während der Demo darüber.