Weproc: die einfache und intuitive Einkaufssoftware für TPE
Zentralisieren Sie Ihre Bestellungen, verwalten Sie Ihre Lieferanten einfach und optimieren Sie Ihre Ausgaben
Warum eine Beschaffungssoftware für kleine Unternehmen im Jahr 2025
Wenn das Team klein ist, zählt jede Stunde. Käufe erfolgen oft per E-Mail oder Chat, Validierungen gehen verloren, Rechnungen kommen ohne Bestellungen an. Das Ergebnis: verschwendete Zeit, unkontrollierte Ausgaben, wenig Rückverfolgbarkeit.
Mit Weproc bringen Sie alle auf einen einfachen, visuellen Prozess zusammen. Sie behalten die Flexibilität eines kleinen Unternehmens und gewinnen dabei die Kontrolle.
Typische Brotpunkte
Excel, das in großen Mengen geteilte Ordner übersättigt
Keine konsolidierte Übersicht über Ausgaben und Budgets
Genehmigen Sie unterwegs (WhatsApp, E-Mail)
Wir zahlen Rechnungen, die nicht validiert sind oder außerhalb des Budgets liegen
Wir verschwenden Zeit damit, Lieferanten und Manager daran zu erinnern
Wichtige Beschaffungsverfahren für TPE!
Weproc ist eine All-in-One-E-Beschaffungssoftware , die jeden Schritt des Procure-to-Pay digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zur Rechnungsabstimmung automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben Ihres VSE.
BEFEHLE
Standardisiert eure Einkäufe, auch ohne einen festen Käufer
Bei VSEs beginnen viele Käufe mit einer E-Mail oder einem Notangebot. Weproc wandelt diesen Ablauf in ein klares Verfahren um: einfaches Formular oder Katalog, Validierungsregeln nach Betrag/Projekt, Erstellung der Bestellung und Budgetüberwachung. Das Ergebnis: weniger Hin- und Rückfahrten, keine Vergesslichkeit, vollständige Rückverfolgbarkeit durch den Lieferanten – und Bestellungen, die pünktlich verschickt wurden, ohne Tabellenkalkulationen.
REZEPTION
Kontrolliere Lieferungen ohne Tabelle
Nach Erhalt muss das kleine Unternehmen schnell handeln: die Mengen überprüfen, eine Unstimmigkeit melden, eine BL oder ein Foto anhängen. Weproc bietet eine einfache Checkliste , die mit der Bestellung verknüpft ist: teilweise oder vollständige Bestätigung, dokumentierte Abweichungen und gemeinsame Vorgeschichte . Jede Quittung liefert Ihren Lieferantenindikatoren und bereitet die Rechnungsabstimmung automatisch vor – ohne Kopieren und Einfügen.
RECHNUNGSSTELLUNG
Standardisiert eure Einkäufe, auch ohne einen festen Käufer
Keine Rechnungen mehr außerhalb des Prozesses. Weproc stimmt jede Rechnung mit der Bestellung und dem Kassenbon ab (2/3-Wege-Abgleich), erkennt Duplikate, wendet deine Genehmigungsregeln an und exportiert dann in deine Buchhaltung. Für einen VSE ist es die Garantie, den richtigen Betrag zu zahlen, den Abschluss zu beschleunigen und die elektronische Rechnung mit guter Sicherheit vorzubereiten.
Die Merkmale, die Weproc ausmachen Der Verbündete der TPE!
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
KATALOGE
Bestellen Sie klug, zahlen Sie den richtigen Preis
Konsolidieren Sie alle Ihre Artikel, Dienstleistungen und Ersatzteile in einem intelligenten, vollständig digitalen Katalog. Die Preislisten der Lieferanten werden automatisch synchronisiert, sodass jede Bestellung auf dem aktuellsten und validierten Preis basiert. Dank einer segmentierten globalen Übersicht (Kategorie, Einkaufsfamilie, Zulieferer) können Sie sofort die zu optimierenden Ausgaben identifizieren und Doppelungen vermeiden.
Vom Bedürfnis bis zur Eingabeder Bestellung ist der gesamte Arbeitsablauf flexibel; Sie sichern sich Ihre Margen, machen das Angebot zuverlässiger und befreien Ihre Teams von zeitaufwändigen Wiedereintritten.
BUDGETS
Managen Sie Ihre Ausgaben bis auf den Cent
Erstellen Sie, verfolgen und überprüfen Sie Ihre Budgets mit wenigen Klicks; Weproc konsolidiert alle Ihre Einkaufsdaten für eine Echtzeit-Übersicht über Ihre Verpflichtungen. Teilen Sie mehrere Umschläge einer einzigen Bestellung zu, übertragen Sie Beträge zwischen Abteilungen oder Projekten und passen Sie sie im Laufe des Jahres an, um Ihren finanziellen Zielen gerecht zu werden. Interaktive Dashboards und automatische Benachrichtigungen warnen Überschreitungen, bevor sie auftreten, während ein integrierter Genehmigungsworkflow jede Ausgabe sichert. Das Budgets-Modul, das für ehrgeizige KMU konzipiert ist, bietet Ihrem Management-Controller ein zuverlässiges Cockpit, um Kosten zu kontrollieren und das Wachstum zu beschleunigen.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für TPE
Denkst du darüber nach, deine Einkäufe zu digitalisieren? Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen von VSEs , die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ja. Das Tool ist für kleine Teams konzipiert: geführte Anfragen, einfache Genehmigungsregeln, direkte Sichtbarkeit für den Manager.
Das Onboarding geht schnell. Nach einer kurzen Einrichtung und Schulung können Ihre ersten Anfragen und Genehmigungen sehr schnell beginnen.
Ja, Sie können ihnen den rechten Zugang geben, um die Dokumente einzusehen und die notwendigen Dokumente abzurufen.
Weproc bietet Exporte und Integrationen mit gängigen Tools an. Wir prüfen Ihre Bedürfnisse während des Demos.
Ja. Du kannst mit Anfragen + Buchungen anfangen und dann den Teil mit Bestellungen, Quittungen und Rechnungen hinzufügen.
Preisgestaltung für kleine Teams. Der beste Weg ist, während einer Demo den Perimeter zusammen zu sehen.
Weproc hilft Ihnen, Ihren Einkaufsprozess zu strukturieren und sich auf E-Rechnungspflichten vorzubereiten. Wir sprechen während der Demo darüber.