Einkaufsmanagement-Software für Einkäufer
Sind Sie Einkäufer in einem KMU, einem mittelständischen Unternehmen oder einem Großkonzern?
Ihre Kernaufgaben: Verhandlungen mit Lieferanten, Kostenmanagement, Bestellverfolgung und Sicherstellung der Compliance.
Dennoch sind Sie oft mit verstreuten Prozessen, langsamen Freigaben und begrenzter Budgetsichtbarkeit konfrontiert. Mit Weproc digitalisieren Sie alle Phasen Ihres Einkaufs: von der Lieferantenanfrage bis hin zum Wareneingang und der Rechnungsstellung.
Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche, konfigurierbaren Freigabe-Workflows und übersichtlichen Dashboards sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und gewährleisten eine bessere Budgetverwaltung.
Warum eine Einkaufsmanagement-Software für einen Einkäufer
- Produktivitätssteigerung: Kein Jonglieren mehr zwischen Excel, E-Mails und ERP – alles ist in Weproc zentralisiert.
- Rückverfolgbarkeit und Transparenz: Jede Anfrage, jede Freigabe und jeder Lieferant wird historisiert.
- Automatisierung der Workflows: Mahnungen, Validierungen und Budgetwarnungen erfolgen ohne manuelles Eingreifen.
- 360°-Sichtbarkeit: Dashboards über verpflichtete, laufende und budgetierte Ausgaben (Liquiditätsplanung).
- Mandantenfähigkeit / Multistandort: Verfolgen Sie Einkäufe pro Einheit oder Standort ganz einfach, bei Bedarf mit Konsolidierung.
Die wichtigsten Funktionen für einen Einkäufer!
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
Wie Weproc Ihren Alltag
Ein typischer Tag mit Weproc:
Vormittag: Sie erhalten eine Kaufanfrage eines Mitarbeiters für eine Ausrüstung.
Lieferantenanfrage: Sie starten eine RFQ (Preisanfrage) direkt aus Weproc und vergleichen die erhaltenen Angebote.
Freigabe-Workflow: Sie leiten die Auswahl zur Validierung weiter (z. B. an den Geschäftsführer oder das Controlling); automatische Benachrichtigungen werden versendet.
Bestellung & Wareneingang: Nach der Freigabe wird die Bestellung in Weproc generiert und die Lieferung verfolgt.
Rechnungsstellung: Nach Erhalt der Lieferantenrechnung erfolgt der automatische Abgleich mit Bestellung und Lieferschein.
Dashboard: Sie visualisieren die getätigten Ausgaben, vergleichen sie mit der Planung und identifizieren potenzielle Einsparungen für das Quartal.