Weproc: die vollständige und intuitive Einkaufssoftware für SME
Zentralisieren Sie Ihre Bestellungen, verwalten Sie Ihre Multi-Site-Lieferanten und steuern Sie Ihr Budget nach Kostenstellen.
- Dynamische Genehmigungsworkflows (Schwellenwerte, Überschreibungen, Delegationen)
- Budgets: Gebunden, verbraucht, verbleibend – mit automatischen Benachrichtigungen
- Lieferanten & Verträge: ausgehandelte Preise, Kataloge, Compliance
- Rechnungen: Eingebaute doppelte und dreifache Übereinstimmungsprüfungen
Warum Beschaffungssoftware für KMU im Jahr 2025
Wenn die Aktivität zunimmt, vervielfachen sich die Anfragen und die Budgets fragmentieren sich nach Abteilung, Projekt oder Standort. Validierungen erfolgen per E-Mail oder Chat, mehrstufige Workflows werden länger und Lieferantenverträge diversifizieren sich. Das Ergebnis: Verzögerungen, nicht verarbeitete Käufe, schlechte Transparenz bei Verpflichtungen und Rechnungen, die ohne Bestellung ankommen.
Mit Weproc richten Sie das gesamte Unternehmen auf einen einfachen und visuellen Prozess aus: geführte Anfragen, dynamische Genehmigungs-Workflows (Schwellenwerte, Rollen, Delegationen, Multi-Standorte), Budgets nach Kostenzentrum, Kataloge und Verträge, nachverfolgte Belege und eine Dreifachabstimmung zur Rechnung. Du gewinnst an Geschwindigkeit, ohne die Kontrolle zu opfern.
Typische Brotpunkte
Verteilte Werkzeuge und Validierungen (E-Mail, Chat, Tabellenkalkulationen, ERP)
Keine konsolidierte Ansicht nach Kostenstelle / Projekt / Standort
Workflows von Hand : Engpässe, keine Delegation/Überschreibung
Maverick-Einkäufe : Bestellungen außerhalb des Budgets, nicht vertragliche Preise
Schlecht nachgezeichnete Akzeptanzen: ungeklärte Diskrepanzen, Streitigkeiten, die sich hinziehen
Rechnungen ohne PO oder Duplikate, zeitaufwändige manuelle Abstimmung
Wichtige Beschaffungsverfahren für SME!
Weproc ist eine All-in-One-E-Beschaffungssoftware , die jeden Schritt des Procure-to-Pay digitalisiert. Von der Lieferantenauswahl bis zur Rechnungsabstimmung automatisieren unsere sieben integrierten Module Ihre Abläufe, senken Ihre Kosten und bieten Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben Ihres KMU.
ANTRÄGE & GENEHMIGUNGEN
Standardisiert eure Einkäufe, auch ohne einen festen Käufer
Für einen KMU steigt das Volumen der Anfragen schnell zwischen Abteilungen und Standorten. Weproc, eine Einkaufsmanagement-Software für KMU, standardisiert Ihre Kaufanfragen über ein geführtes Formular (Kostenzentrum, Projekt, Standort) und leitet sie automatisch nach Schwellenwerten, Rollen und Kategorien an die richtigen Genehmigungspersonen weiter. Verwalten Sie Delegationen/Ersetzungen, validieren Sie mit einem Klick (Web & Mobil) und verfolgen Sie die Zykluszeiten. Ein vollständiger Audit-Trail stärkt die interne Kontrolle und ermöglicht Ihre Multisite-Dashboards.
BEFEHLE
Vom Angebot zur Bestellung (PO) für KMU
Mit Weproc, Einkaufssoftware für KMU, erstellen Sie konsistente Bestellungen (POs) aus Ihren Lieferantenkatalogen (intern/Punch-out) und Rahmenverträgen (ausgehandelte Preise, Obergrenzen, Inkrafttredungsdaten). Kontrollieren Sie das vom Zeitpunkt der Anfrage festgelegte Budget , legen Sie die genannten Lieferanten durch und verfolgen Sie alle Bedingungen. Das Ergebnis: weniger unkonventionelle Einkäufe, pünktliche Bestellungen und Budgettransparenz nach Abteilung/Projekt/Standort – ideal für Organisationen mit mehreren Standorten.
RECHNUNGSSTELLUNG
Anti-Duplikat- und Factur-X-Konformität (KMU)
Automatisierte Abstimmung von Bestellungen, Empfang und Rechnungen (3-Wege), blockiere Anomalien (Preise, Mengen, Duplikate) und wende Genehmigungsregeln durch Ausnahmen an, die für KMU angepasst sind. Exportiere in deine Buchhaltung/ERP und bereite die elektronische Rechnung (Factur-X) mit guter Sicherheit vor. Sie beschleunigen die Abschlüsse und stellen gleichzeitig sicher, dass die Zahlung im richtigen Betrag und die Rückverfolgbarkeit gemäß den Anforderungen des KMU gewährleistet ist.
Die Merkmale, die Weproc ausmachen Der Verbündete der SME!
SRM
Lieferantenmanagement, das Ihre Lieferkette vorantreibt
Zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenakten an einem einzigen Ort, um Sichtbarkeit und Compliance zu erhalten; Steigern Sie die Leistung mit Echtzeitkennzahlen und detaillierten Berichterstattungen. Ein kollaboratives Portal vereinfacht den Austausch: Bestellverfolgung, Rechnungen und Verwaltungsdokumente, alles ohne verstreute E-Mails. Ein sicherer digitaler Tresor beherbergt Atteste, Verträge und Zertifizierungen für eine stressfreie Prüfung, während prädiktive Dashboards Risiken frühzeitig erkennen.
Das Sahnehäubchen: Weproc verbindet sich nativ mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware für stets aktuelle Daten. Das Ergebnis: gestärkte Lieferantenbeziehungen, kontrollierte Kosten und eine widerstandsfähige Lieferkette.
VERTRÄGE
Sichern Sie sich jedes Geschäft und steigern Sie Ihre Ersparnisse
Digitalisieren Sie alle Ihre Masterverträge und Lieferantenverträge in einem cloudbasierten Tresor, der mit einem Klick zugänglich ist. Weproc überwacht den gesamten Vertragslebenszyklus für Sie: Warnungen vor stillschweigender Verlängerung, Indexierungspläne, Überwachung des tatsächlichen Verbrauchs und automatische Berechnung von Jahresendrabatten. Eine globale Sicht, die nach Lieferanten oder einkaufender Familie filterbar ist, zeigt die Risiken von Disruptionen und die Chancen für Einsparungen. Der Contract Manager ist direkt mit Ihren Budgets und SRM-Modulen verknüpft, verwandelt Compliance in einen Wettbewerbsvorteil und garantiert eine nahtlose Versorgung.
WORKFLOWS
Standardisieren Sie Ihre Validierungen, sichern Sie Ihre Verpflichtungen
Standardisieren Sie Ihre Genehmigungen im Handumdrehen: Weproc modelliert Ihre Genehmigungsmatrix (Betrag, Kategorie, Projekt, Lieferant, Kostenstelle) und leitet jede Anfrage automatisch an den richtigen Entscheidungsträger. Konfigurieren Sie aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsstufen , Delegationsregeln (Vertretungen, Austritt), Schwellenwerte und Ausnahmen (Notfall, Rahmenvereinbarung). Manager validieren mit einem Klick im Web oder Handy; Intelligente Neustarts und Eskalationen reduzieren Ausfallzeiten. Eine umfassende Audit-Spur gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Compliance, während Dashboards Engpässe und Zykluszeiten hervorheben, um Ihre Prozesse zu optimieren. Direkt mit den Modulen für Anfragen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets verbunden, löst der Arbeitsablauf Kontrollen und Warnungen zur richtigen Zeit aus. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, kontrollierte Verpflichtungen, verstärkte interne Kontrolle .
STATISTIKEN
Verwalten Sie Ihre Käufe mit intelligenten Dashboards
Bringen Sie jede Kaufentscheidung mit der Realität in Ordnung: Weproc wandelt Ihre Datenströme in interaktive, einsatzbereite Dashboards um. Sehen Sie sofort die Aufschlüsselung der Ausgaben nach Anbieter, Kategorie oder Projekt und erkennen Sie Abweichungen, bevor sie Ihre Marge belasten. Die Datensätze sind bereits bereinigt; Exportieren Sie sie mit einem Klick in Excel, Power BI oder in Ihre Monatsberichte, um wertvolle Zeit zu sparen. Dank seiner Echtzeitindikatoren und proaktiven Warnungen verwandelt das Statistik-Modul einfache Beobachtung in schnelle Aktion: Sie sichern Ihr Budget, stärken Ihre Verhandlungen und steuern die Leistung der Lieferanten bis auf den kleinsten Cent.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN– Softwareanschaffung für SME
Häufig gestellte Fragen
Denkst du darüber nach, deine Einkäufe zu digitalisieren? Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen von KMU, die ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren möchten.
Ist Weproc für ein KMU ohne festen Käufer geeignet?
Ja. Weproc ist für KMU konzipiert: geführte Kaufanfragen, einfach zu konfigurierende mehrstufige Genehmigungsabläufe und eine Audit-Spur , um jede Entscheidung zu sichern. Das operative Personal erstellt ihre Anfragen, Manager genehmigen mit einem Klick (Web & Mobil) und die Finanzabteilung sorgt für Übersicht über das Budget.
Wie lange dauert es, bis man in einem KMB operativ ist?
Das Standard-Boarding dauert kaum: Einrichtung von Kostenstellen/Projekten/Standorten, Import von Lieferanten und Katalogen, Genehmigungsregeln und Expressschulungen. Die meisten KMU starten Anfragen + Genehmigungen schnell und aktivieren dann Kaufeinnahmen, Quittungen und Rechnungen.
Kann man klein anfangen und dann expandieren?
Ja. Beginne mit Anfragen und Genehmigungen, dann füge Bestellungen, Quittungen, 3-Wege-Abstimmung, Budgets, Kataloge und Integrationen hinzu. Die Konfiguration ist modular: Du aktivierst die Steine im Tempo des Teams.
Wie funktionieren Workflows für SMB-Genehmigungen?
Sie modellieren Ihre Genehmigungsmatrix anhand von Schwellenwerten, Rollen, Kategorien, Kostenstelle und Standort. Weproc leitet jede Anfrage automatisch an die richtigen Gutachter weiter, verwaltet Delegationen/Ersetzungen, Erinnerungen und Eskalationen. Ein zeitgestempeltes Prüfungsprotokoll stellt die Einhaltung sicher.
Können wir die Budgets nach Kostenzentrum/Projekt/Standort kontrollieren?
Ja. Weproc berechnet verpflichtete/verbrauchte/verbleibende Kostenstelle, Projekt oder Standort mit Überlastungswarnungen. Die Kontrolle erfolgt stromaufwärts (zum Zeitpunkt der Anforderung/PO), was Käufe außerhalb des Budgets begrenzt und die Vorhersehbarkeit verbessert.
Was kostet ein KMU?
Die Preisgestaltung hängt vom Umfang ab (aktivierte Module, Anzahl der Nutzer/Lieferanten, Integrationen). Das Ziel ist es, den Preis mit Ihrem ROI (Zeitersparnis, vermiedene Fehler, Compliance) in Einklang zu bringen. Am einfachsten ist es, während einer Demo über deinen Kontext zu sprechen.
PO & Kataloge: Wie vermeidet man "unkonventionelle Käufe"?
Du besteuerst die genannten Lieferanten und rechnest die Vertragspreise über interne Kataloge oder Punch-outs. Bestellungen (POs) werden konsistent generiert und Familienobergrenzen werden respektiert. Das Ergebnis: weniger ausgeschlossene Käufe, Bestellungen pünktlich verschickt.
Wie gehst du mit Empfang und Abweichungen um?
Weproc bietet eine teilweisen/vollständige Annahme in Verbindung mit dem PO, mit Quantitäts- und Qualitätskontrolle, Management von Abweichungen (BL, Fotos, Kommentare) und Benachrichtigungen. Diese Informationen fließen in die Rechnungsabstimmung und Lieferantenindikatoren ein.
Was ist die 3-Wege-Fusion und was sind die Vorteile?
Das 3-Wege-System vergleicht Bestellbeleg-Rechnungen ↔ ↔, um automatisch Anomalien (Preis/Mengen, Duplikate) zu blockieren. Konforme Fälle werden bezahlt, Ausnahmen folgen einem Validierungskreis (Workflow). Das Ergebnis: faire Zahlungen, schnellere Abschlüsse und weniger Streitigkeiten.
Sind Sie bereit für elektronische Rechnungsstellung (Factur-X)?
Weproc hilft Ihnen, den Einkaufsprozess zu strukturieren und die elektronische Rechnung ( Factur-X-Format und Due Diligence) vorzubereiten. Wir folgen dem regulatorischen Kalender und passen Exporte/Börsen an Ihr Buchhaltungsumfeld an.
Welche Integrationen sind verfügbar (ERP, Buchhaltung, SSO)?
Weproc bietet Standard-Exporte, Connectors mit gemeinsamen Buchhaltungs-/ERP-Tools sowie SSO an. Wir validieren Ihre Bedürfnisse (Kontenplan, Journale, Validierungsschema) während der Demo und erstellen die einfachste Integration.
Wie wird Sicherheit und Compliance (KMU) verwaltet?
Verschlüsselte Daten, feingranuläres Management von Rollen und Berechtigungen, umfassende Audit-Trails, Backups und DSGVO-Best Practices. Der Zugang wird nachverfolgt und die Trennung der Aufgaben (Einkauf/Finanzen) wird respektiert.