Einkaufssoftware für Associations
NGOs, Verbände, Trägervereine: Strukturieren Sie Ihre Ausgaben, vom Ehrenamtlichen vor Ort bis hin zum Finanzbericht.
Warum sollten Sie die Einkäufe Ihres Vereins jetzt strukturieren?
In einer Vereinsstruktur ist Genauigkeit doppelt wichtig: Sie müssen gegenüber Ihren Geldgebern (öffentlich/privat) Rechenschaft ablegen und gleichzeitig oft hybride Teams aus Angestellten und Ehrenamtlichen managen. Excel und E-Mails reichen angesichts der neuen steuerlichen Verpflichtungen nicht mehr aus.
Ihre aktuellen Risiken:
Mangelnde Budgettransparenz: Ausgaben werden ohne vorherige Genehmigung getätigt, was das finanzielle Gleichgewicht der Projekte gefährdet.
Steuerliche & rechtliche Risiken: Fehlerhaftes MwSt-Management oder nicht konforme Rechnungen im Hinblick auf die Reform 2026.
Administrativer Zeitverlust: Schatzmeister oder Buchhaltung werden durch Mahnungen von Lieferanten und das Einfordern von Belegen überlastet.
Komplexe Governance: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Freigabeprozessen zwischen Hauptsitz, lokalen Zweigstellen und Ehrenamtlichen.
Die Kaufanfrage: Machen Sie Ihre Ehrenamtlichen und Mitarbeiter eigenverantwortlich
Zentralisieren und steuern Sie alle Bedürfnisse, von der Zentrale bis zum Einsatzort
Ob in der Zentrale oder vor Ort: Jeder Mitarbeiter oder Ehrenamtliche kann seinen Bedarf über eine einfache und zugängliche Benutzeroberfläche melden. Alle Kaufanfragen werden zentral erfasst und einem präzisen Budget zugewiesen, um Transparenz und Kontrolle über die Vereinsausgaben zu gewährleisten.
Mit Weproc strukturieren Sie Ihre Kaufanfragen:
- Vereinfachte Benutzeroberfläche für Mitarbeiter und Ehrenamtliche
- Obligatorische Zuweisung zu einem Budget (humanitärer Einsatz, jährliche Veranstaltung, laufender Betrieb…)
- Unterbindung von unkontrollierten Einkäufen („Wild Buying“)
- Hinzufügen von Kommentaren und Belegen
- Echtzeit-Verfolgung der laufenden Anfragen
Validieren Sie Bestellungen und Budgets gemäß Ihrer Satzung
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre finanziellen Verpflichtungen und Zuschüsse
Sobald die Anfrage validiert ist, wandelt Weproc den Bedarf automatisch in eine Bestellung um, die mit dem entsprechenden Budget verknüpft ist (siehe Artikel: Einen Bedarf korrekt formulieren). Sie behalten eine klare Sicht auf die Verpflichtungen und das Restbudget, während Sie gleichzeitig Ihre öffentlichen oder privaten Finanzierungen absichern.
Weproc ermöglicht es Ihnen:
- die Budgetverfügbarkeit automatisch zu prüfen
- die Förderfähigkeit von Ausgaben für Zuschüsse zu kontrollieren
- Freigabe-Workflows nach Betrag oder Typologie zu definieren
- Bestellungen nach Projekt oder Mission zu verfolgen
- Ihre Budgets über ein zentrales Dashboard zu steuern
Ergebnis: Eine zuverlässige, konforme und einfach zu steuernde Budgetverwaltung für Vereine.
Diese Einrichtungen vertrauen uns!
Worauf warten Sie noch?
Belegen Sie die Mittelverwendung durch den Wareneingang
Sichern Sie Ihre Mittel durch vollständige Rückverfolgbarkeit
Der Erhalt von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen ist ein entscheidender Schritt für die finanzielle Konformität von Vereinen. Weproc erleichtert die Validierung der „erbrachten Leistung“, die für die Freigabe bestimmter öffentlicher Mittel unerlässlich ist.
Schlüsselfunktionen
- Bestätigung des Wareneingangs mit einem Klick
- Hinzufügen von Fotos des Lieferscheins per Mobiltelefon
- Sofortige Meldung von Unstimmigkeiten
- Sofortige Meldung von Unstimmigkeiten
Sie verfügen über einen klaren und rückverfolgbaren Nachweis, der für Audits und Geldgeber bereitsteht.
Seien Sie bereit für die elektronische Rechnung (e-Rechnung)
Bereiten Sie sich gelassen auf die Reform 2026/2027 vor
Weproc stimmt Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Quittungen ab und eliminiert so Zahlungsfehler und Duplikate. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Verbände beim Übergang zur elektronischen Rechnung zu unterstützen.
Mit Weproc profitieren Sie von:
- Automatischer Abgleich von Rechnung / Bestellung / Wareneingang
- Verwaltung elektronischer Rechnungen
- Konformität mit der Reform 2026/2027
- Verfolgung von Zahlungen und Buchhaltungskontrollen
- Management der Reform für veraltete Güter
Eine Komplettlösung für eine transparente und konforme Finanzverwaltung von Vereinen.
Weproc bietet die Strenge eines Großkonzerns mit
der erforderlichen Einfachheit für Ihre Ehrenamtlichen.
Sie sichern die Mittel, wir verwalten die Rückverfolgbarkeit der Flüsse.
FAQ - Das Einkaufsmanagement eines Vereins
Haben Sie Fragen? Wir haben die Antworten!
Ja. Das Tool ist für kleine Teams konzipiert: geführte Anfragen, einfache Genehmigungsregeln, direkte Sichtbarkeit für den Manager.
Das Onboarding geht schnell. Nach einer kurzen Einrichtung und Schulung können Ihre ersten Anfragen und Genehmigungen sehr schnell beginnen.
Ja, Sie können ihnen den rechten Zugang geben, um die Dokumente einzusehen und die notwendigen Dokumente abzurufen.
Um das Einkaufsmanagement in einem Multi-Service-Kontext zu optimieren, können verschiedene Best Practices umgesetzt werden.
Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Ziele jeder Abteilung klar zu definieren, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu fördern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Die Einführung eines zentralisierten Einkaufsmanagementsystems ermöglicht zudem die Überwachung und Analyse der Ausgaben jeder Abteilung, was die Identifizierung von Optimierungspotenzialen erleichtert.
An die Bedürfnisse kleiner Teams angepasste Preise. Am besten besprechen wir Ihren Umfang gemeinsam während einer Demo!
Ja, beim Empfang von Rechnungen werden Sie betroffen sein. Zudem ändern sich die Regeln, falls Sie eine nebengewerbliche Tätigkeit ausüben. Weproc verwaltet diese Sonderfälle für Sie, um steuerliche Nachforderungen zu vermeiden.
Möchten Sie mehr über dieses Management erfahren?
Entdecken Sie jede Woche unsere Artikel, Webinare oder kostenlosen Vorlagen zum Herunterladen, um die Ausgaben Ihrer Vereine zu optimieren!
