Centraliser et suivre les achats de 53 établissements, à 1 seul endroit

image taquipneu

Industrie

Automobile

Localisation

53 établissements en France

Taille d’entreprise

250 à 500 employés

À propos de Taquipneu

Taquipneu est une entreprise familiale créée dans les années 1930 en pleine croissance, franchisée Euromaster depuis 2017 et membre du réseau Michelin. Fort de plus de 60 ans d’expérience, le groupe compte actuellement 53 centres au service des particuliers et des professionnels : pneus, climatisation, vidange, freins, amortisseurs, parallélisme, échappement…

Ils proposent également un ensemble de services pneumatiques spécialement dédiés aux professionnels industriels : transporteurs, génie civil, agriculteurs, manutention… De l’assistance dépannage à la gestion de flottes, Taquipneu accompagne au quotidien les professionnels pour leur rendre la route plus sûre.

 

Le Groupe TAQUIPNEU en quelques chiffres :

  • Création en 1930.
  • 53 agences sur 8 départements dans le sud-ouest de la France.
  • 400 collaborateurs dont 90% sur des postes techniques.
  • 130 véhicules d’intervention.
  • 340 000 pneumatiques de tout type commercialisés par an.
  • Un stock permanent de 45 000 pneumatiques.
  • 20 000 clients. 

Avant Weproc

Les achats des 53 établissements de Taquipneu étaient suivis avec des fichiers Excel, en fonction des fournisseurs.

Avant l’utilisation de Weproc, les achats chez Taquipneu étaient effectués en s’adaptant aux fournisseurs. Certains fournisseurs permettaient de passer des commandes en ligne, tandis que d’autres avaient des lignes de produits avec des tarifs convenus par le biais d’un fichier Excel créé, imprimé et envoyé au fournisseur en fonction de ses exigences. Cependant, cette méthode est rapidement devenue compliquée, avec de nombreux échanges de courriels, de téléphone et de fichiers Excel dispersés un peu partout.

Les employés avaient tendance à oublier de traiter certaines demandes d’achat car elles arrivaient de tous les côtés sans vraie visibilité. Les questions telles que “avons-nous bien passé la commande ?” ou “avons-nous bien reçu la commande ?” étaient souvent soulevées..

Avec seulement deux personnes dans le service achats, il était difficile de savoir si la deuxième acheteuse avait bien passé la commande et quelles commandes avaient été passées, réceptionnées ou encore en attente de confirmation. Il était donc crucial de structurer les achats en utilisant un outil de suivi qui permettait de créer et tracer les commandes.

Le challenge

Leur méthode de suivi des commandes était devenue trop complexe à employer : ce mode d’achat manuel était devenu très long et peu fiable.

L’équipe Taquipneu devait s’adapter aux différents fournisseurs avec lesquels ils travaillaient : plusieurs méthodes étaient utilisées, avec plusieurs supports différents. Cela a rapidement compliqué les échanges avec de nombreux mails, appels et fichiers Excel éparpillés un peu partout. Il arrivait que des demandes passent à travers les mailles du filet.

 

Il était donc crucial de structurer les achats avec un logiciel de gestion des achats permettant de créer et tracer les commandes, avec une solution de suivi pour s’assurer que tout était bien fait et que les commandes étaient passées de manière simple et rapide.

Centraliser toutes les commandes

Les acheteurs avaient du mal à structurer les commandes auprès de fournisseurs sans catalogue, créant une grande quantité de fichiers Excel, de mails et de conversations téléphoniques. Cela a entraîné une perte de temps, une confusion et des erreurs dans le traitement des commandes, ainsi qu’une difficulté à suivre les commandes.

Suivre les livraisons et réceptions des commandes

Il n’y avait pas de suivi en temps réel sur la livraison de leurs commandes. Ils n’étaient avertis des anomalies que lorsqu’il y avait un problème, ce qui signifiait qu’ils ne pouvaient pas suivre la progression de leurs commandes en temps réel.

citation

“Plus il y avait de commandes, plus il était difficile de suivre : est-ce que la commande a bien été passée, est-ce qu’elle a bien été livrée et réceptionnée ? Le suivi sur un fichier Excel n’était plus possible.”

Alice Girard, Responsable Achats de Taquipneu

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Pourquoi Taquipneu a choisi Weproc

Taquipneu a opté pour Weproc pour répondre à ses besoins spécifiques sur toute la partie de gestion des commandes.

À la recherche d’une solution simple et efficace, Taquipneu souhaitait une mise en place rapide et un outil qui était facile à prendre en main. Weproc réunit tout ces critères pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Implémentation simple et évolutive

Weproc offrait une implémentation facile à mettre en place et à faire évoluer, sans nécessiter de compétences techniques particulières.

Gestion des bons de commande

Weproc offrait la possibilité de générer des bons de commande qui pouvaient être générés automatiquement, envoyés directement par mail au fournisseurs, et tracés, permettant ainsi une meilleure gestion des achats.

Souplesse d'utilisation et budget raisonnable

La solution est souple et s’adapte parfaitement à ce que recherchait Taquipneu, tout en restant abordable en termes de coûts.

Simplicité sans modules inutiles

Contrairement à d’autres solutions, Weproc n’était pas alourdie par des fonctionnalités inutiles, ce qui la rendait plus facile à utiliser et plus efficace pour suivre l’activité de l’entreprise.

Suivi de l'activité

Weproc permet à Taquipneu de mieux suivre leur activité, de savoir ce qu’ils achètent et dépensent auprès de qui, tout en restant focalisé sur leur travail et ne laissant personne en cours de route.

citation

“On recherchait une solution simple à mettre en place, et facile à utiliser. Weproc réunit ces 2 critères.”

Alice Girard, Responsable Achats de Taquipneu

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Les résultats

Taquipneu gagne maintenant du temps sur sa gestion et suivi des commandes en temps réel et peut personnaliser ses processus de passation de commande selon ses besoins.

Gain de temps

L’un des avantages les plus importants de Weproc pour Taquipneu est un gain de temps considérable. L’entreprise peut désormais gérer ses processus de commande en quelques clics seulement, sans avoir à passer des heures à traiter des commandes manuellement. De plus, la plateforme permet également d’automatiser le suivi des commandes, ce qui permet de réduire les délais de traitement.

Traçabilité des commandes

Un autre avantage de Weproc est la traçabilité des commandes en temps réel. Taquipneu peut suivre l’état de ses commandes en temps réel et recevoir des notifications à chaque étape du processus, et ainsi réagir rapidement en cas de problèmes.

Ouvert et adaptable

Weproc est également une plateforme ouverte et adaptable, qui permet à Taquipneu de personnaliser ses processus de commande selon ses besoins spécifiques. Taquipneu peut créer des processus de commande personnalisés pour chaque fournisseur, ce qui permet de répondre aux besoins uniques de chacun. 

Lorsqu'une organisation se développe, il est primordial que ses outils puissent s'adapter à ses besoins. En déployant Weproc au sein de Taquipneu, l'entreprise a instauré des procédures bien définies et rationalisées. Une meilleure gestion des dépenses a conduit à une amélioration globale de l'efficacité de l'entreprise.

Le Logiciel Achats Weproc facilite votre gestion

Weproc automatise la gestion des Achats en entreprise et fluidifie vos échanges au sein d’une solution collaborative et ergonomique.

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