Matisseo a maintenant la visibilité sur toute sa procédure de gestion des commandes, jusqu'au paiement
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À propos de Matisseo
L’histoire de Matisseo commence en 2006. Au début, la société ne comptait pas beaucoup de têtes. En fait elle n’en comptait qu’une, son créateur : Stéphan Brachet. Au fil du temps, l’équipe s’est agrandie, les livres photos se sont perfectionnés et de nombreux produits ont vu le jour.
Fiers de leurs produits, ils aiment ce qu’ils font et c’est ce qu’ils veulent faire ressentir à travers leur travail, un travail artisanal.
Leurs produits sont imprimés et façonnés à Meylan, située dans la Vallée du Grésivaudan à côté de Grenoble. Cette dernière est appelée Vallée de l’industrie papier et son histoire est liée à l’art et à l’imprimerie.
Aujourd’hui, Matisseo est une entreprise familiale de 16 personnes qui partagent les mêmes valeurs : des valeurs de bienveillance, de partage et de soucis du détail. Elle s’est dotée de matériel à la pointe de la technologie pour offrir des produits d’une qualité exceptionnelle.
Mais la croissance entraîne forcément de nouvelles problématiques : plus de flux de commandes, plus de personnes internes avec des besoins : l’organisation devient vite un problème si la gestion des achats n’est pas cadrée.
Weproc est fier du travail mené par Stéphan et son équipe qui ont mis en place une solution pour renforcer la gestion des commandes de Matisseo. Avec une gestion des flux achats sous leur contrôle, Matisseo peut continuer son expansion et ainsi délivrer ce qu’ils préfèrent : de beaux produits de qualité pour leurs clients.
Avant Weproc
Le suivi des achats de Matisseo se faisait avec un outil créé en interne lors des débuts sur un fichier Excel.
Les besoins étaient remontés de l’atelier, qui étaient ensuite transmis à Yohan qui vérifiait les stocks et remontait le besoin de passer une commande à Bruno, le Directeur Financier.
Premier problème : il suffisait qu’une personne ne soit pas présente et cela retardait le passage des commandes. Ces retards pouvaient augmenter les délais de traitement des commandes auprès des clients de Matisseo.
De plus, le fait d’utiliser un tableur pour suivre les commandes passées ne permettait pas de suivre en temps réel ce qu’il se passait, ni même d’être sûr de la bonne réception du bon de commande du côté du fournisseur. Il se pouvait que des commandes soient passées en double.
Enfin, il était compliqué de suivre les réceptions et de s’assurer que les commandes reçues correspondaient bien aux commandes passées. Le tableur ne permettait pas de vérifier si le fournisseur avait bien envoyé tout ce qui avait été commandé, et au bon prix.
Le challenge
Leur système de gestion des documents était devenu trop lourd à utiliser : ce système d’achat manuel était devenu chronophage et peu fiable.
Avec un flux de commandes en constante augmentation au fil des années, l’équipe de Matisseo s’est vite rendu compte que les feuilles de calcul et les mails n’étaient pas le meilleur moyen de gérer et de suivre les achats et ainsi prendre des décisions d’achat.
L’objectif de Stéphan et de l’équipe de Matisseo était clair : trouver une solution intelligente et simple capable de suivre et de gérer les commandes de l’entreprise de manière efficace afin de gagner du temps sur toute la procédure.
Avoir la visibilité sur les commandes passées
Il fallait trouver une solution qui permette de créer, gérer et suivre toutes les commandes de l’entreprise. La collaboration n’était pas de mise avec un suivi sur fichier Excel. La solution devait faire gagner du temps à toute l’équipe dans le but d’optimiser la procédure d’achat : avoir la possibilité de créer rapidement des commandes en toute autonomie afin de réapprovisionner les stocks de matières premières, dans le but de répondre aux besoins des clients.
Suivre les commandes et les réceptions
La solution devait également permettre de suivre l’avancement des commandes : connaître en temps réel les commandes passées, les commandes en cours de livraison, et les commandes déjà réceptionnées. Avoir la visibilité sur l’avancement des livraisons était un réel challenge afin de prévoir les stocks en arrivée et ainsi répondre aux commandes des clients. Il fallait également être en mesure de connaître précisément les quantités commandées et les rapprocher avec les quantités reçues, afin de suivre au plus près les reliquats attendus et auquel cas, à réclamer auprès des fournisseurs.
Rapprocher les factures reçues avec les commandes passées
Enfin, le rapprochement des factures reçues avec les bons de commandes envoyés aux fournisseurs était un enjeu de taille pour Matisseo. Leur système de suivi des commandes ne laissait pas la possibilité de suivre de manière détaillée les prix pratiqués par leurs fournisseurs, ni même de rapprocher automatiquement les factures reçues avec les commandes passées.
Chaque écart de prix pratiqué par leurs fournisseurs n’étaient pas mesurables à chaque réception de factures.
“Le fournisseur pouvait nous facturer 30% de plus, nous n’avions pas la possibilité de le vérifier automatiquement.”
Stéphan Brachet, Fondateur & Président de Matisseo
Pourquoi Matisseo a choisi Weproc
La mise en place de l’outil leur a permis de modifier leurs processus internes afin d’être plus efficaces.
Matisseo était à la recherche d’un système fiable de gestion des commandes qui pourrait évoluer avec son organisation. Après avoir contacté plusieurs éditeurs, Stéphan a choisi Weproc.
“Nous ne voulions pas un outil trop lourd à mettre en place et complexe à utiliser. Nous avions seulement besoin d’un logiciel qui répondait à nos problématiques. De plus, l’équipe de Weproc a été réactive pour répondre à nos questions et nous a permit de tester l’outil avant de s’engager. Leur service client ainsi que leur réactivité ont fait la différence.”
Une visibilité complète sur toutes les commandes de l’entreprise
Weproc permet maintenant à Matisseo de suivre et de gérer facilement tous les flux de commandes de l’entreprise. Yohan est maintenant autonome quant à la passation des commandes, et peut suivre en temps réel les commandes passées. Il peut également créer automatiquement des bons de commandes et le transmettre automatiquement par mail au fournisseur, alors que ces tâches étaient manuelles avant l’utilisation du logiciel.
Un gain de temps sur le suivi des commandes et des livraisons
Le suivi des commandes est devenu beaucoup plus simple de part le suivi automatique proposé par Weproc. En en coup d’oeil, Yohan peut trouver les commandes qui ont été passées, celles qui sont en cours de livraisons et celles qui sont déjà arrivées.
Le module de gestion des réceptions de Weproc lui permet également de vérifier facilement si les commandes reçues sont conformes aux commandes passée chez ses fournisseurs. Le suivi des quantités reçues lui permet également de suivre et de relancer ses fournisseurs dans le cas où ces derniers doivent renvoyer une partie de ses commandes.
Des gains réalisés sur le temps de traitement et de la vérification des factures reçues
Weproc permet à Matisseo de rapprocher automatiquement toutes les factures reçues de la part de ses fournisseurs. Le module de gestion des factures permet de lire les informations inscrites sur la facture, de les retranscrire et ainsi de rapprocher la facture avec le bon de commande émis via la plateforme.
Il leur est désormais facile de détecter des écarts de prix sur chacune des factures reçues, et ainsi remonter aux fournisseurs qu’il n’ont pas facturés le bon montant.
La mise en place a été simple et rapide. L’équipe Weproc était présente dès le début pour nous accompagner et nous former à l’utilisation du logiciel.”
Stéphan Brachet, Fondateur & Président de Matisseo
