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Unser Vertriebsteam wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Demonstration zu planen und ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Szenario vorzubereiten.

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Bereiten Sie Ihre Demonstration optimal vor

Damit die Demonstration so konkret und entscheidend wie möglich ist, teilen Sie uns Ihre geschäftlichen Prioritäten sowie technischen Rahmenbedingungen mit und laden Sie sowohl Entscheider als auch operative Verantwortliche ein. Das Bereitstellen realer Beispiele (Rechnungen, Bestellungen, ERP-Exporte) maximiert die Aussagekraft der Sitzung.

Vor der Demonstration: Zu übermittelnde Informationen

Ziel: Dem Weproc-Team ermöglichen, angepasste Szenarien vorzubereiten.

Zu digitalisierende Prozesse (Priorität 1–3): Z. B. Anforderung → Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Buchhaltungsintegration; 2-Wege-/3-Wege-Abgleich; Lieferanten-Onboarding; Katalogverwaltung.
Konkrete Szenarien zur Reproduktion: 1–3 Praxisfälle (Häufigkeit, Beträge, Ausnahmen).
Vorhandene Tools: ERP (Name/Version), E-Invoicing-Lösung / EDI, Revisionssicheres Archiv, OCR, Katalog — Angabe zu verfügbaren Sandbox-/API-Umgebungen.
Volumen & KPIs: Rechnungen/Monat, Bestellungen/Monat, Anzahl der Lieferanten, durchschnittliche Durchlaufzeit, Kosten pro Rechnung, Backlog.
Entscheider & Budget: Wer trifft die endgültige Entscheidung (Name/Titel), Budgetrahmen, Entscheidungszeitraum.
Dateien zum Teilen: 1–3 Rechnungen (PDF/UBL), 1–3 Bestellungen, ERP-Exporte (CSV/XLSX). Bei Bedarf bitte anonymisieren.

Wen Sie einladen sollten & deren Rollen

Ziel: Die richtigen Kompetenzen bündeln, um den Mehrwert zu bestätigen und technische Fragen zu klären.

Einkaufsleiter / Process Owner — Fachlicher Leiter, validiert die Anwendungsfälle.
Buchhaltung / Finanzen — Prüft den Empfang, die Abgleiche und die Buchhaltungsintegration.
IT-Leiter / Technischer Ansprechpartner — Prüft Integrationen (API, Sicherheit, Zugriff).
Sponsor / Entscheider (CFO, GF, Einkaufsdirektor) — Segnet die Auswahl und das Budget ab.
Operative Nutzer — Zeigen tägliche Aufgaben und aktuelle Problemstellen (Pain Points) auf.
Für jeden Teilnehmer: Name / Rolle / E-Mail / Entscheider J/N.
Tipp: Starten Sie die Sitzung mit der Nennung von 2–3 konkreten Zielen, die validiert werden sollen.

Am Tag X: Praktische Checkliste

Ziel: Die Demonstration strukturieren, um die Effizienz zu maximieren.

Empfohlene Dauer: Planen Sie die Zeit fest ein und halten Sie Zeit für Q&A bereit.
Empfohlener Ablauf:
1. Einleitung (Vorstellungsrunde + 3 Ziele)
2. Kurzer Überblick (Kapazität und geschäftlicher Nutzen)
3. Konkrete Szenarien (Standardprozess + 1–2 Ausnahmen)
4. Integrations-Demo (ERP / API / Import)
5. Technische Fragen (Sicherheit, Archivierung, SLA)
6. Nächste Schritte (Workshop, POC, Kalkulation)
Technische Prüfung: Berechtigungen zur Bildschirmfreigabe, Beispieldateien bereitstellen, IT-Ansprechpartner anwesend.
Best Practices: Priorisieren Sie Fälle mit hoher Auswirkung, stellen Sie reale Daten bereit (auch anonymisiert), halten Sie eine technische Person für Rückfragen bereit.

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